メール上の返事の仕方、色々ありますね

こんにちは。日本ビジネスメール協会認定講師長野ゆかです。

メールに書いてある「添付ファイルをご確認ください」「打ち合わせは13時からです」「あらためてご連絡いたします」など、相手からのメールのメッセージ。これに対して、返事をする場面って多々あります。
その際の返事の仕方はー「はい」「わかりました」「かしこまりました」「承知いたしました」「了解いたしました」など。もちろん、相手や場面によって使い分けが必要です。

その中でも、特に混乱しやすい「かしこまりました」「承知いたしました」「了解いたしました」について、今回解説いたします。

上司やお客さまには「かしこまりました・承知いたしました」

まず、上司やお客さまに返事をするときは「わかった」という意味の敬語として、存在する「かしこまりました・承知いたしました」を使用するのが、一般的なビジネスマナーです。
「了解いたしました」は、「了解」=「わかった・承認する」という意味の単語に、「いたす」という謙譲語を付け足した表現です。敬語としては、問題ないという認識が一般的です。しかし、「了解」という言葉の、なりたちから「いくら『いたす』をつけても不快に感じる」という方も。
ビジネスマナーが重視されるようなメールのやりとりでは、使用しないほうがよいでしょう。

「かしこまりました」に、違和感がでるとき

非常に親しい間柄の後輩に、仕事を依頼したときに、返信メールに「かしこまりました」と書かれていたら、どのような印象を受けますか。

「正しい敬語が使える、きちんとした印象」を受ける方もいれば、反対に「親しい関係なのに、線引きをされているような印象」を受け、違和感を抱く方もいます。後者のような感覚を持つ方は、少なくありません。主な理由として、「かしこまりました」は、上司やお客さまに対する返事と同じ表現。なので「親しい間柄なのに、一定の距離を置いているようだ」「仕事として割り切った事務的な返事」という印象を受けることがあげられます。

そんな場合に「了解いたしました」が使われているケースが多そうですね。距離が近い間柄ではなく「距離を置くほうが返って不自然な間柄」に利用している印象があります。他にも「その仕事、快く引き受けます。お任せくださいね」という、快諾の印象を与えたい場合にも、利用されている印象があります。

一言添えることで、自分らしい好印象を

では、距離の近しい上司や、お客さまに対してはどう表現すればいいでしょうか。
「かしこまりました・承知いたしました」と返事をすると、上記と同様に堅苦しすぎる印象を与える恐れがあります。しかし、ビジネスマナー上、「了解いたしました」を使うのは避けたい。

そんなときは「かしこまりました+日程調整ありがとうございます」「承知いたしました+ご期待に沿えるよう努力いたします」など「かしこまりました・承知いたしました」の続きに、一言添えてみてください。たったこれだけで、事務的な印象から、やわらかい印象に一変します。

またこの一言に、感謝の気持ちや、積極的な意思表示などを、自然に伝えることができれば、ビジネスパーソンとして「あなたらしい好印象」を与えることもできます。ぜひ上手に使ってくださいね。