個人で要・不要を判断をしているオフィスは片づかない

会社の片づけ、ファイリングを仕事としています。オフィスミカサの長野ゆかです。

家でも会社でも、実は自分のものを片づけるのが1番簡単です。なぜなら個人で要・不要を判断するから(難しい方も多いんですけどね)さらにオフィスは、他人と価値観や判断基準を共有しつつ、要不要・どこに置くか等を決めていかなければならなず、その過程で、コミュニケーションの問題が発生し、さらにハードルが上がるケースも。とても難しいことだと。経験からそんな風に感じています。

コミュニケーションの問題の一例:記事 片づけが得意な人の禁句集(オフィスバージョン)

だけど「判断基準」と「戻す場所」をルール化しておけば、誰も何も迷わずに全員があっという間に片づけられる。みんながすぐに元の場所に戻すようになり、リバウンドしないんですよ。これ、オフィスの片づけの特色です。

新入社員でも片づけられるために必要なこと

片づかないオフィスにおける根本原因は「ルールがないこと」だと私は考えています。共有の事務用品や書類をしまう場所、コピー用紙の1か月あたりの保管量、そしてこういうモノは処分しようという条件、統一化されたルールがありません。
だから、処分できず、でも置く場所もない。どうしても自分の机回りに置きっぱなしになります。逆に言えば、このルールがあれ「今日入った新入社員でも」片づけることができますよね。

ファイリングシステムを導入いただいた企業様の社員さんも「置く場所がないから、自分が持っていた」「しまう場所ができたから、そこに戻すだけでよくなり、机に書類を置かなくてよくなった」という声をよくいただきます。これまさにルールがあるから、ルールを作ったからこそいただけるお声です。

所属長次第で、部署が散らかったり片づいたりしませんか

片づけにルールなく、個々人に判断を任せている企業の特色として、その職場の所属長の片づけ能力がその部署のスペースに発揮されるということがあげられます。「とりあえず置いておいて」という上司・所属長が長く在籍している部署はモノが溢れます。
一方で、移動してきた所属長が「そんな古いのもう誰も見ないよ、捨てて捨てて」という方だと、その部署は一気に片づいていきます。これ、ルールがあれば、誰が所属長でも同じように片づいているはず。あるある…と思われた場合、ルールなく個人にゆだねられている状況であることは間違いないですね。

ルール具体例の一例:名刺をスキャンしてすぐ処分する企業

以前訪問したある企業様は、名刺の管理についてこんなルールを設けていらっしゃいました。「社員全員、もらった名刺は3日以内にスキャン。全員で共有の場所にデータで保存。すぐ処分」と。
このルールがあるのでこちらの社員さんは、全員名刺が手元に1枚もない。↓のような名刺管理ノウハウなんか一切不要。これも効率的な考え方の1つです。
(もちろんこのような管理方法が合う業種、合わない業種がありますが)

秘書もこの方法で管理 1番簡単な名刺の管理(片付け)方法(再up)

情報共通、書類データ共有の概念

また「共有」という概念のない企業、「共有」といいながら、共有場所に必要な物がない。これも多いですね。

共有が成立しない→捨てたら情報が無くなってしまう→処分できずに抱え込む。

完全な悪循環です。これも運用ルールがあれば要不要を、会社のルールで判断できます。一人でお仕事抱え込みがち=共有ベタ=片づけベタという印象もありますが、これは「個人が仕事を抱え込む・共有する環境を作れていない」ということ。これも会社のルール次第で解決が見いだせると考えています。

まずはご自身の周りから、できることからルールを作っていく

私がコンサルティングに入るときは、言葉の定義を定め、文書管理規定を作るところから、元に戻すタイミング、チェックリスト、とルール作ります。そこまでするから、リバウンドしないんです。だけど、オフィス内部からの運動では、そこまでは難しいですよね。他の係、グループ、他部署、会社全体のルール作りに関わってもきます。

なので、ご自分の関わる最小単位の人数で、実行しやすいルールを作ってください。共有の書類はここに置こう、こういう書類は処分していこう、名刺の管理は全員この形で統一しよう、ここからでOK。できるところから進めていってください。身近な周囲だけでも、うまく動き始めれば、毎日の仕事が非常に快適になるはずです。
さらに実績をかさねれば、そのルールを、係りからグループへ、所属へ、部門へと広げていきやすくなります。

オフィスファイリングもできる範囲で

オフィスファイリングも、会社としての導入は難しいかもしれません。ただ、やはり上記のように、私の元へファイリング講座を受講に来られた方が、ご自身のグループ内だけバーチカルファイリング管理をスタートされました。職場が非常に快適になったという感想を、後日多数いただいています。こちらも、できるところ、身近なところ。自分の周りからスタートしてみてください。

また

1、お勤め先で、片づけが苦手な方の、個々人の片づけサポート(訪問・LINE・メール等の遠隔)
2、オフィス全体の取り組み(研修・コンサル)
3、オフィスの片づけを進めていきたいチームの方へのノウハウの提供サポート(コンサル)

等、様々な形でお手伝いいたしていますので、お気軽にお問合せくださいませ。
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