会社の片づけ、おまかせください。オフィスミカサ長野ゆかです。

名刺管理に悩んでいるビジネスパーソンは多い。シンプルなアナログ管理方法をおすすめ

名刺フォルダは「かさ張る+運用すると歯抜けになる」 管理がめんどくさいのが欠点

オフィスの片づけに行くと、ほぼ100%で「未処理の名刺」というものがでてきます。管理職の方、営業ん片、中小企業の社長さんの机片づけサポート…薄い束となって、ほぼ100%机の周辺、あちこちからでてきます。「名刺管理術」「名刺整理方法」いろんな呼び名で、いろんな情報が提供されていますね。

名刺フォルダーで管理したり、名刺管理ソフトを使っていたり。みなさん「キチンと管理しよう」という心意気は見えます。だけど
「名刺フォルダーに、追加で入れるスペースがない」「名刺管理ソフトの使い方忘れた」「名刺管理ソフト出すのがめんどくさい」「アドレス帳に読み込むときの入力サポート・確認作業がめんどくさい」というような答えが、返ってきます。
・・・はい、みんなそうだと思います。ということで、今回は、私がおすすめする名刺の管理方法をご紹介いたします。

使うのは、名刺ボックス・名刺整理箱。五十音で仕切る。アナログ管理

「名刺ボックス・名刺整理箱」と呼ばれて、販売されているものです。名刺サイズの箱で、五十音の仕切りがついています。
100均のプラスチックケースを準備してもよいでしょう(名刺と同じサイズの横幅)仕切りは、厚紙や、使わなくなった名刺等に、付箋を貼るだけでも簡単に見出しを作れますよ。量が少ないなら、名刺を注文した時に入っている名刺ケースに立てても十分。

名刺を「立てて・重ねて」管理する

名刺も紙と思えばファイリングと同じ原則。立てて収納しましょう。名刺フォルダーよりも絶対かさ張りません。さらに五十音の場所に、さすだけなので、新しくもらった名刺もすぐに、入れることができます。フォルダ管理のように、いちいち該当のページを開いて、差し込む場所を探して作って…という作業が必要ありません。

時間軸管理 使った名刺は1番前に持ってくる 不要な名刺は後ろにたまる

探し取り出して利用した名刺・いただいた名刺は、その五十音仕切りの一番前に持ってきます。
こうすることで「よく連絡する相手」が仕切りの前の方にたまります。=連絡するときは、前から探すと、すぐに見つけることができる。逆に後ろには、「使わない相手」がたまるため、名刺の整理のタイミング時(平均年1回だそうです)には、1枚1枚悩まなくとも、後ろからある程度の量を適当に「がばっ」と、つかめば、処分対象を一瞬で選択することができます。

名刺を人事異動等で引継ぐ際にも、古い不必要な名刺を取り除いておけば、次の担当者もありがたい。自分でも要るか要らないかわからない名刺を、後任にどばーっと、残していくというヒドイことはもうしなくてすみます。整理収納アドバイザーででいえば「使ったものから一定方向へ収納する」というノウハウで、実は秘書検定でも学ぶ、非常にベーシックなノウハウです。

名刺が多い場合は、ジャンル別で管理する

「名刺を見ても、どんな人だったか全く思い出せない」多くの方と名刺のやりとりをする場合、このようなことも日常茶飯事です。そんな場合は、名刺ボックスを複数準備し、
大分類:ジャンル > 中分類:五十音順 と整理しましょう

例1:取引先・お客さま / その他
例2:IT系・システム系 / 金融関係 / 行政関係

という感じで、ざっくり大分類をBOXで分けた後、中分類で五十音順で管理する方法です。これからの使用頻度や活用したい・接点を相手と持ちたいかどうか、という分け方もありです。

名刺を1枚探す時間は平均3.6分。1週間で探す回数は平均「3.5回」 500万の損失!?

いざ使おうと思ったときに「ない」 結局メールの署名欄から電話番号を探すことの方が多いのではないでしょうか。1週間で、探す回数は3.5回だそうです。また、探す時間が平均3.6分!長すぎ。1週間で「12.6分」、1ヶ月に「50.4分」、1年間に「約10時間」

社員100人なら 1,000時間。 2,500円/時間 なら 年間250万円の損失。
さらに、その1,000時間、本来仕事ができていたと思えば、その差2,000時間、500万の損失。

探す時間もムダ。置いてるスペースもムダ。さらに「名刺片づけなきゃ」と思う思考もムダ。全く意味がないどころか、仕事のストレスの元凶!1日1回も探さない名刺の使い方に、力をさいて「ファイル管理・データ管理」をされているなら、改善の余地がありそうですよね。
家に片づけと同じです。よく使う使用頻度の高いものを、手間暇かけて収納してください。普段使わないものは、ざっくりでも支障ありません

めんどくさくて片づけられない(後まわしになる)=その方法は自分にあっていない

ファイル形式・アプリ形式での管理の問題の1つは、「片づけるのがめんどくさくて、放置したままになっている」という今の状況です。片づけのプロとしては「片づけるのがめんどくさくて放置=その片づけ方は、自分にはあっていない」ということに、気がついていただきたい。
ダイエットでも勉強法でも、片づけ方法でも同じ。「自分に合った」方法を見極めることが大切です。

業務改善研修、企業・社員さん個人の片づけサービスお受けしています

企業向けオフィス片づけ研修では、この名刺の管理の話は2時間のうちの3分程度。でも早速フォルダー処分して、名刺すっきり!なんて話も。もし研修に興味があればこちらから、オフィス片づけサポート、お受けいたしております。社長室 兼 応接室のみサポートも実際行っていますし、社員様の個人サポートは、メールレッスンも可です(企業名を伺わず写真だけのやり取り)も実施しています。お気軽にお問合せくださいね。

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旧ブログより(2017年再up)