会社にお勤めしている訳ではない、私の名刺管理方法

こんにちは、オフィスの整理収納サービス、研修を実施しています、オフィスミカサの長野ゆかです。

最適な名刺の管理の仕方は、人(業種・役職・枚数等)によって異なります。

■オフィスでの、一般的な名刺管理方法はこちら■
秘書もこの方法で管理 1番簡単な名刺の管理(片付け)方法(再up)

すると、「長野さんはどんな方法ですか?」と聞かれることが増えてきました。えー…。ほぼ何もしていません、っていったら、その方法が知りたいという、多数のリクエストをいただきまして。そうか、そりゃそうですよね…

ってことで、みなさんがドン引かないか怖いけど、勇気出して、正直にご紹介します。

ずぼら…じゃなくって、シンプル+合理的

ではいきます。名刺をもって帰ったら、まず以下の2グループに分けます。

1、名刺交換後、Facebook・メールでつながった人
2、そうでない人

そして、写真の1か2の1番前に、いただいた名刺を置く
終了!…うっすい記事ですみません。
データ化?そんなことしないしないっ!

ポイントは
・立てて収納
・1年で抜き出し、別場所にある個別フォルダに入れて保管。
・この中には現年(今年度)交換した名刺しか入れないので量は増えない
・1と2が、8:2くらいの割合。頻度の高い8割のモノを手前に設定

20年名刺さわって、たどり着いたのが結局これでした。

ちなみに、引き出しの中にケースごと収納しています。引き出し全部あけることなく、入れられます。左手で引き出しをひっぱる、右手に名刺もってin、そのひっぱった左手で引き出しを締める。
作業にして5秒程度で完了。

これくらいのケースなら100均であると思います。仕切が必要なら、厚紙を名刺より少し大きめに切る、もしくはどれか1つの名刺に付箋貼っておくだけでも、仕切りの役割果たしてくれます。

「名刺がなくても、連絡が取れるかどうか」が基準

私は、頂戴した名刺をその後必要とする場面はほぼありません。なぜなら名刺がなくても、メール・Facebook等で、連絡を取れる状態にあるからです。
だから、誰かに連絡するときに「名刺を見る」ということがないんです。Facebookでつながった=連絡手段確保 なので、名刺の必要がなくなります。同じくメールも一度やり取りできれば履歴が残り、それ以降署名で確認できますよね。

1年単位で束にする理由

そしてこのとき見つけやすくするために、1年単位で束にして保管しています。もらった順に前へ前へと、重ねるのは頂戴した時期を時系列で置いておくため。相手の方のお名前を常に正確に思い出すよりも、いつ頃交換したか、ということの方のが、私にとっては記憶に残りやすく、目的の名刺を探す情報として重要だからです。
もちろん使った方の名刺は、一番前に持ってきます

名刺の量が10倍になっても

ちなみに年間交換枚数は平均100枚程度。だから成立するかもしれません。でも交換枚数が10倍になったとしても「名刺の使い方が変わらなければ」この運用を続けると思います。ケースを大きめにするか、半年で抜き出すか。私にとって名刺の意味は、交換した後、連絡方法が確保できた時点で、お役目を終了するモノ。連絡が取れたら、名刺にひと声かけて置いています。

使用頻度によって、手間暇かける割合を変えています

整理収納アドバイザー2級講座に、ドイツ人の奥さんが、日本人の奥さんに向かって「使わないものを一生懸命片づけている」という風に見えるというお話があります。使わないものを収納スペースに一生懸命入れ、使うものはその辺に出ている、という事例です。ここに「使用頻度の低いものに手間暇かける日本人の姿」も出ていると私は考えています。

これを自分の名刺の収納法に合わせると、こういう運用になります。使用頻度低いものに、手間暇かけてないでしょう?データ化すらしない。もちろん、逆パターンの場合=使用頻度の高い、よく使うものをより使いやすく・より収めやすくするための手間暇は惜しみません。ちょっとの角度でも、高さでも。しっくりこなければ何年かかっても、ずっと改善方法を探し続けます。

勤めていた時は100均ケース+PCのアドレス帳

名刺幅の100均のケース(10cmくらいのもの)を机の右引き出し、最上段に入れ、50音順(使った名刺を一番前にする!)で管理していました。当時も、使用頻度も低かったんですがこれが一番最適と思ってたんです。今ならケースすら持たず、束にしてたと思います。

結局、連絡頻度が高い人は名刺なんか探さずに、outlookのアドレス帳に入力してました。全員が一目瞭然だし、見つからなければ検索すればいい。そして「Aさんが不在の場合の担当はBさん、営業時間は何時まで、前回の依頼はこれ、伝えるお客様番号はこれ、契約期間いつまで」等、メモも備考欄に入力して、みんなで共有。引継ぎもムダなし。これが一番効率よかったんですよね。

名刺交換した相手を、全員覚えておくことが仕事なら

例えば、人をつなぐお仕事をされている場合、外出先からでも今すぐ古い名刺を見たいこともあるでしょう。また交換した全員を、絶対覚えておかないといけない!それが仕事だ!という職種の方もいらっしゃいました。そんな方にはデータでの保管(外出先で取り出せること優先)+50音収納を、お薦めします。それが仕事なら、時間をかけて完璧に管理すべきです。
また「名刺のデザイナーです」とか「自分は憧れの方の名刺をコレクションしているんです」という場合は、名刺フォルダや、それに準じた個別フォルダをお薦めします。一目で何種類もの名刺を見れる方がいいからです。

片づけ・収納に対する「投資」≦使う頻度+重要性 →効率がいい・片づけができる

オフィスの整理収納で大事なのは、このバランスが成立しているかどうかだと考えています。ここでいう「投資」は自分の時間、お金、そしてスペース等。このバランスが悪いと「自分が使いやすい収納に完成してない」=「使いにくい」「使いもしないモノの収納に、手間暇かけすぎ」=「片づけ進まない、無駄な時間」の発生になり、総じて「片づけられない」という表現になります。

片づけ・収納ベタな人の中に  片づけ・収納に対する「投資」>使う頻度+重要性
という方が一定数いらっしゃり、こだわりがある傾向があるように感じています。もしご自分がはまったら、ここ、こだわる必要のあるところ…?と、一度振り替えってみてくださいね。

私なんかまだまだ甘い!?ある社長さんのお話

「私は名刺すぐにデータ化して、全部キレイに置いています!」なんて、素敵収納写真をアップする方が、整理収納アドバイザーとしてはウケるのは分かってるんですが(笑) 効率性重視の一例として(?)ご紹介しました。ただし、書類に関しては、家でも全データリスト作ってラベル打ちだして管理しています。私のメリハリここです。
ちなみにある大手企業の社長さんは、3年経ったら1番古い年度の1年分を捨てるとおっしゃっていました。「名刺なんか1年になん百枚ももらう。全然覚えていない。名刺に意味がない。本当に用事のある人なら、どうやってでもまた連絡すればいい」
どれもこれも、考え方次第。その人に合う方法っていろいろあるなと、非常に勉強になっています。

オフィスの片づけサービス

名刺の収納方法それ以外のノウハウも惜しみなくお伝えしています。

1、お勤め先で片づけが苦手な方の、個々人の片づけサポート
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