一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師、長野ゆかです。
添付ファイル忘れ。私は年に1回してます(威張れない)。メールの講師という仕事柄もあって、かなり気にしていますが、正直ゼロにはなりません。

昔は月1くらいでしてたような。後で添付しようとして忘れてる(ここに原因)。そして、送信ボタン押した瞬間に気づくメールあるある。思わず「あぁ~」とでる声。みなさんも、ご経験あると思います。これって受け取った側はどう思っているのでしょうか。ビジネスメール調査結果から見ていきますね。

【誰もが経験のある添付ファイル忘れ】

添付ファイルを付け忘れることは、みなさん共通のよくある失敗です。ビジネスメール実態調査でも、過去にしてしまったメールの失敗経験第1位になっています。失敗すれば落ち込みますが、感覚としては「お互いさま」。なので添付ファイルを忘れたこと自身が、相手を怒らせたり、また自分が不快に思ったり、ということもあまりないんです。
だから自分は凹むけど、通常相手はあまりなんとも思っていない、と考えてOKです(忘れ物が多いという評価をうけたり、普段からミスが多いので叱られる引き金になるケースはあります)

【再送で「添付ファイルを送ります」と1行のメールが来たら】

しかし再送付の依頼を電話連絡をした後「添付ファイルを送ります」と1行だけ書いたメールが来たら、多くの人が不快に感じるでしょう。ここで必要なのは送るときのメールの文章です。メールの型を守っていることはもちろん、プラス「大変失礼いたしました。申し訳ございません」の一文が当然必要なんですよね。一文の有無は、添付を忘れたミスとは比べ物にならないくらい、相手との今後の関係性に影響を及ぼします。

【申し訳ない気持ちがあるなら、大切な一言は出るはず】

「もう一度ファイルを送ってください」と相手が私に連絡をしてくれた。その余計なひと手間をかけてしまった。その自覚があれば「申し訳ない」と言葉が出るはずなんですよね。
さらにその前の時点で「添付ファイル付け忘れていると、指摘するのは気が引ける」「忙しそうにしているから、電話ではなくメールで連絡した方がいいか」こんな風に、気を使わせてしまっているかもしれません。自分が添付を忘れなければ、こんな余計な気を使わせることもしなくてすんだ。そこまで考えが及んでいれば、なおさら「すみませんでした」の一言は自然と出るでしょう。

 

添付忘れ再送信の際の文例(この内容の趣旨が書けていれば基本的にOK)

メールの言葉遣い、言い回しに絶対の正解はありません。上司、お客様、同僚、部下、大学のゼミ先生、PTA役員同士+その人との人間関係、普段の間柄で変わってきます(下の文面も親しい上司に使うシーンなら、仰々しすぎてこれもマイナス)また、その業界独特のルールもあったりします。
「忘れないでね!添付ファイル!」って言われていたのに忘れた。「先のメールで送らなかったせいで相手に多大な迷惑をかけた」というなら、もちろん下の文面にはない、必要な一言がありますよね。
そのため、だいたいこの内容の趣旨が書けていれば基本的にOK、という文例として参考にご覧ください。

【添付ファイル忘れ、再送信文面(自分が先に気づいた)】

(宛名・挨拶・名乗り略)

先ほどお送りしたメールについて、添付ファイルを失念しておりました。
大変失礼いたしました。
再送いたしますので、ご確認ください。

■:添付ファイル名.doc

よろしくお願いします。

(署名略)

・すぐに気づいた前提です。
・失念と書きましたが、親しい間柄なら「忘れていました」でも十分です。
・上記でも申し訳ない気持ちは伝わってきますが、きちんと謝罪の言葉を表現したい場合は
「申し訳ございません」をいれると良いでしょう。
・「先ほどのメール」で相手が、どのメールかすぐに思い出してもらえないかもしれない場合(先のメールが何日も前だったり、この方に複数のメールをお送りしている)なら「先ほどお送りしたメール」だけではなく
「〇月〇日にお送りした〇〇(←件名)のメールについて」と、メールの件名まで書きましょう。

【添付ファイル忘れ、再送信文面(相手が先に気づいた/連絡があった)】

(宛名挨拶名乗り略)

先ほどはご連絡ありがとうございました。
私の添付ファイルミスで、ご迷惑をおかけし大変申し訳ございません。
再送いたしますので、ご確認ください。

■:添付ファイル名.doc

よろしくお願いします。

(署名略)

・お電話でご連絡くださり、メールでご連絡くださり、等いれてもOKです。
・かしこまった相手なら「私」を「当方」等、に変えてもOK
・添付ファイルを忘れたことで、迷惑をかけてごめんなさいという気持ちを表現すればOKです。
・ファイルの内容次第では、お気づきの点がございましたら、お気軽にご連絡ください、等で文面を締めてもOK。

【メールは仕事や相手に対する姿勢そのもの】

「添付を忘れたなら、再送信すればいいだけじゃない、そんなに迷惑かけてないし」こうした考え方というのはたった1行の文面から伝わります。読み手はそれを察し、不快に感じるのです。たった数行でもメールにはその人の仕事の仕方、相手に対する姿勢が出るなと私が思うのはこういうところもあります。だからこそ「たかがメール・されどメール」です!