書類ファイリング(オフィス全体)

提供は、導入コンサルティングと、スポット相談サービス

大手企業や自治体等で古くから採用されているオフィスファイリングシステムの導入を提案・サポート。システム導入の長期コンサルティングはもちろん、独自導入を検討・実施されている企業の担当者様へ向けて、研修だけの実施や部分的な相談(スポットコンサルティング)までご提供。各企業様の書類改善活動を柔軟にサポートしています。

オフィスファイリングシステムの特徴

  • 管理方式はバーチカル(個別フォルダ)
  • 書類の「発生時点から廃棄まで」のサイクルを管理するトータルファイリングシステム
  • 書類を企業(組織体)の情報資産ととらえた活用を前提とした管理
  • 社内の全書類を30秒で取り出しを目標とします(事務所内)
  • 特定の担当者に依存しない「オフィスの状態を維持する」運用システムの構築

1、導入コンサルティングサービス

導入サービス概要

・数か月~1年半年にわたって、定期訪問。平均7回+αです(現地調査→研修→実作業→確認→サポート等)+保守(数年)としています
・トータルサポートで、オキカエ作業が定着するまで、数年にわたりサポート。段階に応じて社員様と共に作業を行います
・事前相談からマニュアル類一式の提供、用品選び、書類の置き場所、現場作業サポートまでフルバックアップ
・導入担当者様、各社員様に一番負担の少ない最短で、効率的な方法をお伝えします
・作業の中では、導入だけを目的とせず「社内での良好なチームワーク・協力体制」づくりも重視しています
・部署別、支店別などの導入のサポートも可能です

費用目安

従業員数 数名:約20万円~ / 30名以上:約50万円~ (収納用品代は別)

オフィスの規模・ご要望の内容により、お見積りをいたします。
お見積もりのためのご相談は、コンサルティング要素を含むため有料としております。本契約をいただいた場合、お見積もり料分割引いたします。
価格は スポットコンサルティングサービス をご覧ください。

以下の場合、割引のご提案が可能です

・オンライン環境を利用いただける企業様(zoom・チャットワーク・スラック等の利用が可)
・社内社員様で積極的に作業を行っていただけるケース
・モニター企業様(導入経過、担当者様の声等を随時当サイト等で、ご紹介可能/他社視察の受け入れ等へのご協力)

お気軽にお問い合わせください。

よくある質問

Q1、関西ではありませんが、対応可能ですか。
A1、対応可能です。訪問回数を極力減らすよう、オンラインで対応いたします。数回の訪問に関しては交通費・宿泊費をご依頼する場合があります。

Q2、スケジュールはどれくらい見ればよいでしょうか。
A2、数パターンご提案可能です。全員でファイリング業務だけに取り掛かっていただけるなら最短で1か月。
他業務と並行、繁忙期などを見越した場合、半年から1年。所属部署数が10か所、100名を超える場合は2年以上のケースもあります。

Q3、事前にファイリングシステムがどのようなものか、知る方法はありませんか。
A3、・スポット相談サービス(90分)で、概要をご紹介しながら、ご質問に回答
オフィスファイリングセミナーを主催いただく、一般公開型のオフィスの片づけセミナーへのご参加
家庭向けホームファイリングセミナー(初級・中級)への参加から、ファイリング個人サポート をご体感いただく方法などあります。

導入事例

大阪府:平安伸銅工業株式会社様(従業員数:約25名)

導入期間7か月・訪問計7回・オンライン打ち合わせ6回・ご契約期間3年
オフィスの引越しと同時に、ファイリングシステムを導入。全体説明会・実地研修など実施。
廃棄書類量、約3tの削減に成功。

導入詳細はこちら

石川県:済美幼稚園様 導入詳細

従業員数:5名:導入期間7か月・訪問計0回・オンライン打ち合わせ4回
幼稚園事務所の2S(モノ)作業の後、ファイリングシステムを導入。
導入代表者の方がオフィスファイリングセミナーにご参加、その後はメール、zoomで進行管理を実施。

導入詳細はこちら

他導入実績

導入実績紹介(お客様の声・講師コンサル実績)

オフィスミカサが提供する付加価値

  • データ管理を見据え、その準備段階としてのファイリングシステムの構築
  • 文書管理規定・文書保存年限・維持管理マニュアル等の作成
  • 導入・作成プロセスを重視 各社の理念に沿ったファイリングシステムをご提案
  • 社内に浸透させるための研修についても、講師をお受けいたします。

2、導入コンサルティング・スポット相談サービス

オフィスファイリングを導入する企業の担当者様へ、ファイリングシステムの説明、ノウハウをお伝えいたします。
独自で導入を進められる場合、用品の相談、進め方の相談、またファイル基準表のフィードバックのみの対応も可。
以前に導入されていたものの、崩れてというケースでも、立て直し方法のご相談もお受けいたします。

担当者様の個別相談+全体研修等のご提供なども合わせても可能です。
社内のファイリングリーダーが全作業を担当し、部分的に質問したい場合にお勧めです。

スポットコンサルティング(単発相談)をご利用ください。

  

ご相談事例

大阪市A社様(人材派遣業)

個別フォルダを導入したいが、今ある書類はすべて簿冊式で、どこから取り掛かればよいか、どこに置けばよいかわからない。
簿冊の使用勝手を今と変えずにフォルダ化して活用することができるか。様々なメーカーの用品があるがお勧めはどれか。

東大阪市B社様(製造業) 東京都C社様(マンション管理業)

ファイル基準表を作成したが、分類がいまいちなので、アドバイスが欲しい。
タイトル名・分類の仕方、またガイドの使い方など、客観的な目で指摘をしてほしい。

福岡県(医療業) 奈良県(広告業)

個別フォルダ化したが使いやすいとはいえない、書類の管理状態からより勝手が良くなるように相談がしたい。
保存書類と廃棄書類について、管理方法のアドバイスが欲しい。 その他多数

投稿日:2020年5月22日 更新日:

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