オフィスの片づけ・ファイリング・ビジネスメールの研修で業務効率アップ|大阪|奈良|兵庫|京都|全国|

書類ファイリング

オフィスファイリングのプロが提案する、ファイリングシステム

  • 書類の発生時点から、廃棄までのサイクルを管理するトータルファイリングシステム
  • 大手企業や自治体等で導入されている書類管理方法
  • 担当者が変わっても、書類の年度管理が可能
  • 文書管理規定・文書保存年限・維持管理マニュアル等のルール作り
  • 一時的なbefore/afterだけでなく、オフィスの状態を維持する運用システム
  • 導入企業様で、約3トンの書類削減を実現

このようなお困りごと解決します

  1. たまり続ける書類を何とかしたいが、廃棄するのが不安
  2. オフィス移転の機会。新オフィスではスッキリ効率化したい
  3. 「あの資料どこだっけ…」が発生し、時間がもったいないと感じている
  4. 書類を片づけても、しばらくするとまた元通りになってしまう
  5. 人事異動の際、引継ぎにかかる時間を最小限にしたい
  6. 重要書類(個人情報・企業情報)の管理をきちんとしたい。
  7. 書類を片づけようにも、どこに置いていいかわからない
  8. 机回りが書類であふれている・片づけても時間と共にリバウンドする

書類管理方式はバーチカルファイリングシステム

個別フォルダや、ファイルボックス、ラテラルファイルキャビネット等、ファイリングシステムに特化した用品を使用し管理。(簿冊式やファイル式ファイリングは使いません)

戦後アメリカから導入されたと言われており、古くから官公庁でも導入されている仕組みです。
書類の発生から廃棄までを管理する「トータルファイリングシステム」方式ですので、導入後もオフィスのリバウンドを防ぎます。

ファイリングサービスメニュー

オフィスの規模・ご要望の内容により、お見積りをいたします。
メール、skype、チャットワーク等によるお打ち合わせも可能です。全国対応可です。
詳細はお問い合わせください。

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オフィスミカサの強み

オフィスの片づけ総合コンサルティング

書類管理と同時に、書類の置き場、モノやデスクの片づけについてもご相談承ります。もちろん、データ管理についてのアドバイスも可能。訪問時間内であれば、どのような内容でもご質問ください。

書類ファイリング+整理収納で、片づいたオフィスをキープ

不要な書類を削減し、同時に整理収納を行うことでオフィス全体をスリム化、スムーズな動線設計でオフィス業務の効率化が可能です。机周りやオフィスの片づけのアドバイス。リバウンドしないノウハウをお伝えします。

ファイリング+データ+メール

情報としての書類とデータやメールの管理方法をコンサルティング。大切な情報を保護しながら、効率よく活用できる環境づくりのご提案が可能です。経営者様にとって重要資産である情報の管理を一元化し、社員様にとっては、どこに何があるかすぐにわかる職場環境を整えます。

不要なIT機器やソフトウェアのは提案いたしません

社員様の人数、書類の量、管理形態等をヒアリング。また使用するソフトウェアに関してもExcelのように一般的でメジャーなものをご紹介。極力、ITシステムや管理上のソフトウェアの購入提案等を避け、運用しやすさを見据えた、最適な書類管理の仕組みづくりを支援いたします。

価格・費用を抑えたご提案

オフィスファイリングコンサルタントは少数です。そのため「オフィスを片づける・書類を管理する」となると専門企業に依頼せざるをえず、相当の費用がかかり依頼ができない。これがファイリングシステムが浸透しない1つの原因になっています。

その点オフィスミカサでは、フレキシブルに対応可能です。スカイプやチャットワークを使って訪問回数を減らす、使用するファイル用品のメーカー指定などは行わない(jis企画標準の用品資料をお渡し)等の対応も可能。そのため、ご予算に合わせた価格帯のご提示が可能です。

一番重要、維持管理のしくみ作りまでしっかりサポート

導入後3年・5年・10年。先の維持管理の提案なしに「オフィスファイリングシステム」とは言えません。導入時の一時的なスッキリ感よりも、導入後に現状を維持管理することが重要だからです。もちろんオフィスミカサでは、そこまでしっかりサポート。何年たってもリバウンドしない仕組みづくりとそのノウハウをお伝えいたします。過去にファイリングシステム導入済み、だけど今維持管理ができなくなっている…そんな企業様のサポートも可能です。

総務・文書管理担当者様の負担軽減

ファイリングシステム導入・改善担当のリーダーとなる方の業務へのご不安は、よくわかります。オフィスミカサでは事前に導入に際する業務ボリュームを提示し、スケジュールを数パターンご提案。さらに打ち合わせ終了後、稟議・情報共有にご利用いただくため、毎回業務改善・報告書(Word2・3ページ)、進行管理状況表等をお渡ししています。もちろん社内説明会資料やマニュアルの基本データもお渡し可能。みなさんの作業負担の軽減を優先的に考えサポートいたします。

ご予算と業務ご希望にあわせて、柔軟に導入手法をご提案し、お見積書を提示します。お気軽にお問合せください。

導入事例1 平安伸銅工業株式会社様

企業名:平安伸銅工業株式会社様
従業員数:約25名
ご依頼のきっかけ:オフィスの移転
導入期間:約半年(移転前後を含む)
訪問回数:8回(導入時)+維持管理
削減量:3トン

整理収納では欠かせない「突っ張り棒シェア日本一」の平安伸銅工業様からご依頼いただきました。

導入前の状況

・担当者は、自分の書類しか把握できていない
・担当者が、何(仕事・書類)を持っているか、が把握しきれていない
・業務が人についている/ワークシェアできない
・捨ててもよさそうな書類やモノも、万が一を思うと処分がしずらい
・キャビネットを引き出すと、書類が入っていない棚も存在する
・数年に一度書類を一括処分するが、リバウンドを繰り返しているので抜本的に解決したい

導入作業について

・3月:ご依頼
・4月:実地調査・システムご説明・お見積り
・5月:社員様向け説明会+社員様作業スタート
・7月:引越し
・10月:導入完成 (※訪問回数計8回、スカイプでの打ち合わせも別途実施)

通常の業務をしながらの導入作業でしたので、余裕をもったスケジュールで実施。
みなさまのおかげで、全行程が前倒しで進み、当初予定通り10月に完成となりました。

導入後感想・社長 竹内香予子様

導入のきっかけは、引っ越しのタイミングで書類にルールを作りたい、という考えからでした。「楽になった」というのが今1番の感想です。

書類の処分は一気に進めることができました。廃棄作業直前にファイリング導入研修がありみんなの志気が高かったから、もしくは明確な処分基準ができたので、社員も作業しやすかったのも理由だと思います。一丸となって作業をしたのも良い思い出です。引越し時も書類が減ったため、荷物を運ぶ回数も減り、引越し作業も負担が少なくすんだと思います。引越しがうまくいったのは、ファイリングシステムのおかげだと思っているくらいです。

良かった点は、とにかく書類がすっきりしたこと。そして誰がどんな仕事(書類)を持っているのかも、非常にわかりやすくなりました。私自身もそうです。仕事を引き継いだけれど、どの書類が自分の担当なのかはっきりとわからない状態だったのが、今は「どんな書類がどこにあるか」明確になりました。また、自分が持っていて、他の人は知らない書類というのは、訪ねられたら自分が出さないといけなかったけれど、今は人にとって来てもらえるようになりました。

あと、予想外のメリットだったのは、自分が管理していた書類も、体系的に分類していくことで「これは総務、これは人事、これはシステムの仕事」とわかってきたこと。「部署に紐づいている書類で、これは自分(社長)だけの仕事ではない」ということが明確になったことでした。導入して本当によかったので、関東にある事務所にも導入を進めています。

見た目が雑然としたオフィスでは、企業のブランディングもままなりません。書類管理の効率化は絶対に外せませんが、あまりにも雑然としたオフィス、書類が雪崩をおこしているような企業さんには、ぜひおすすめです。

導入後感想・社員様

・戻す位置があるって、素晴らしいです。当たり前なのかもしれないけれど、以前は「どこに戻していいかわからない」という書類がよく発生し、それが書類がたまっていく原因の1つだった。今は「はい、やりかけ書類」「はい、これはこのフォルダに」と戻せるので、書類があちこちいかないし、出しっぱなしにならない。当たり前って大事だなと思いました。

・書類の把握度は、10点満点中、以前が1とすると今は8。席をはずしたり、担当がいなくてもフォローしやすい環境になりました。

・仕事上他の部署の書類が、よく必要になるんです。だけど、以前はその書類の場所がわからなかった(担当者が個人的に持っていた)ので「今声かけていいかな?忙しそうかな?」とタイミングを見計らって「〇〇の書類貸していただけますか?」「ありがとうございました」と声をかけていました。
だけど今は、全書類が共有という位置づけに変わり、必ず決まった場所に必ず置いてあるので、勝手に見ることができる。ストレスも減りましたし、仕事もその分早くなっていると思います。

・見た目にきれいだとテンションあがりますね。導入当時は「ファイリングって何?」といっていた社員たちも、個別フォルダが分類して並べられ、そしてカラーのシールを分類ごとに貼り始めて「これはキレイ!使いやすい!」って喜んでくれていました。キープしようと思いますし、とにかく使いやすくなりました。来年もこの形をきちんと作り込みたいと思います。

・自宅もファイリングしてみました。とっても便利です!

・あるテレビ局からの取材があったのですが、特にオフィスを片づけなくても、キレイでした。その取材の時に、ある社内のパンフレットを2種類頼まれたのですが、これもファイリング作業で分類収納されていたので、探さずすぐに取り出しお見せすることができました。

作業を振り返って

ファイリングシステム導入担当のみなさんは、チームとして明るく、とても前向きに作業くださいました。「こんな方法はどうか」等、ご提案もたくさんいただき、「平安伸銅工業様向けカスタマイズ」が施された、最適なシステム導入となりました。作業工程もスムーズに進行し、当年度書類完成には、2週間の前倒しのスケジュールで完成。翌年度の準備も早めに余裕をもって取り掛かっていただくことができました。

作業合間のランチをご一緒したり、またファイリングとは関係のない雑談をしたり。消費者の方への思い、社長の思い色々貴重なお話をお聞きしました。突っ張り棒がこれだけ愛用される理由は、ここにあるんだと、納得。非常に楽しく、興味深く訪問させていただきました。

平安伸銅工業ファイリングチーム中でも印象的だったのは、「平安伸銅工業さんの商品、ラブリコがグッドデザイン賞を受賞しました」という第一報の連絡が電話で入った時に、作業で事務所にお伺いしていたこと。「わー!」と歓声が上がる中、みなさんと一緒になって、喜ばせていただいたこと、一生忘れないと思います。

「ご依頼いただいた企業様のために」は当然ですが、何度も訪問しているうちに、本当に自分も会社のメンバーの一員であるように感じて、奮闘できるのは、ファイリングコンサルタントの醍醐味だと思っています。導入が終わってしまうと、正直少し寂しくもありますが、まだ今年は初の「オキカエ・ウツシカエ」作業が待っているので作業サポートに訪問予定。次回、またみなさんにお会いできますこと、楽しみにしています。

赤いお洋服が、竹内香予子社長。Before/Afterの写真や、作業工程の全公開にもご協力くださいました。ありがとうございます。

 

導入事例2 株式会社のぎす様

企業名:株式会社のぎす
従業員数:1名
ご依頼のきっかけ:ファイリング講座を受講して、よさそうだと思ったので
導入期間:3か月
訪問回数:5回
削減量:約40キロ

介護予防・リハビリ・療育・レクリエーションなどに適した商品を企画・開発・販売する会社。書類やパンフレット類の管理、また新しい業務も複数開始の、タイミングでご依頼いただきました。

導入前の状況

・デスク周り、キャビネット、段ボールの中等、書類が点在している
・重要書類、商品取り扱い用のパンフレット、発注書・領収書、プライベートなもの、まで書類の種類が多い
・管理が複雑になっている

導入作業について

・10月ご依頼
・12月~1月 導入
・2月作業完成

お仕事がお忙しい持期ということで、途中でスケジュールを変更。2回/1か月訪問完成から、4回/4か月訪問での作業完了となりました。作業とご決断が早いので、ほぼ訪問作業サポート時間内で完成いたしました。

導入後感想・社長 栗本薫様

私が受講したのは「ホーム」のファイリングシステムのセミナーだったのですが、これは会社には必須だと思いました。そこでボックスファイルを数箱、個別フォルダもその数だけ準備し、一部の書類だけしばらく運用していました。これだけでも便利で。外出時必要な営業のパンフレットや書類なども、バーチカル形式で持ちだすようになりました。

ただバーチカルにしていない書類は相変わらず探しにくいし、自己流は崩れてくる。完璧なファイリングシステム導入をしてみたいと思っていたので思いきって依頼しました。完成後はとにかく見た目がキレイで、完成の最後の作業の時はどんどんテンション上がっていきました(笑)
もちろんどんな書類がどこにあるか、一目でわかるようになりました。ちょうど今、去年の資料を探そうと思ったけれど、一瞬で見つけることができましたよ。また障がいをお持ちの方のご家族の相談を受けたり、福祉関係の活動をなさっている方がよく事務所にいらっしゃるのですが、そのとき急な話の流れでも「そのお話でしたら、詳細の資料がありますよ」等、他社のパンフレットや資料も一瞬で取り出せるのがとても助かっています。

またファイル分類の際は非常に悩みました。「この作業が大変だけど大事だ」と言われていることがよくわかりましたし、プロのアドバイスはここで発揮されるのかと、なるほどと思いました。お風呂の中で「こっちの方が、いいのでは?」等、結構悩みました。
そして、分類作業に当たって「自分がすべき仕事、自分がこれから発信していくべき仕事が何か」ということが見えてきたのが驚き。大規模な企業様ならファイリングシステムで業務改善が図られるというのも納得です。規模を問わず仕事で書類を扱うなら必須だと、導入後さらに思うようになりました。

作業を振り返って

作業後は書類がぐっと減り、書類の量が適正量におさまりました。大型のキャビネットは導入せず、元々お持ちのラックに収めることで、コストを抑えました。また同じボックスを使ってこまごまとしたモノを収納することで、見た目の統一感も図っています。

そして、株式会社のぎす様は、バーチカルと簿冊の両方利用としています。お話の中で、発注簿管理等、これまでの運用でうまく管理ができているものに関しては、管理形式はムリにバーチカルに置き換えず、これまでのファイル式のまま運用する方式の方が効率が良いという結論からです。

あとは、何といっても、普段のお仕事の持ちだし書類も個別フォルダを使ってくださっていらっしゃるのが嬉しいです。「●●会のときはこのフォルダを持って出る」「今日は〇〇さんに会うから、このフォルダを持って出る」等、便利に使ってくださっている様子をお見かけして、とても嬉しく思っています。

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