ファイリングシステム導入:お客様の声「平安伸銅工業株式会社様」

ご感想:オフィスファイリングシステム導入「平安伸銅工業株式会社様」

企業名:平安伸銅工業株式会社様
従業員数:約25名
ご依頼のきっかけ:オフィスの移転
導入期間:約半年(移転前後を含む)
訪問回数:8回(導入時)+維持管理
削減量:3トン

整理収納では欠かせない「突っ張り棒シェア日本一」の平安伸銅工業様からご依頼いただきました。

導入前の状況

・担当者は、自分の書類しか把握できていない
・担当者が、何(仕事・書類)を持っているか、を把握しきれていない
・業務が人についている/ワークシェアできない
・捨ててもよさそうな書類やモノも、万が一を思うと処分がしずらい
・キャビネットを引き出すと、書類が入っていない棚も存在する
・数年に一度書類を一括処分するが、リバウンドを繰り返しているので抜本的に解決したい

 

導入作業について

・3月:ご依頼
・4月:実地調査・システムご説明・お見積り
・5月:社員様向け説明会+社員様作業スタート
・7月:引越し
・10月:導入完成 (※訪問回数計8回、スカイプでの打ち合わせも別途実施)

通常の業務をしながらの導入作業というご依頼のため、余裕をもったスケジュールで実施。
みなさまのおかげで、全行程が前倒しで進み、当初予定通り10月に完成となりました。

導入後感想・社長 竹内香予子様

導入のきっかけは「引っ越しのタイミングで書類にルールを作りたい」という考えからでした。「楽になった」というのが今1番の感想です。

書類の処分は一気に進めることができました。廃棄作業直前に長野さんのファイリング導入研修を実施したことから、社員の志気が高かったこと、また明確な処分基準ができたので作業がしやすかったのも、理由だと思います。一丸となって作業をしたのも良い思い出です。
引越し時も書類が減ったため、荷物を運ぶ回数も減り、引越し作業も負担が少なくすみました。引越しがうまくいったのは、ファイリングシステムのおかげだと思っているくらいです。

良かった点は、とにかく書類がすっきりしたこと。そして誰がどんな仕事(書類)を持っているのかも、非常にわかりやすくなりました。私自身もそうです。仕事を引き継いだけれど、どの書類が自分の担当なのかはっきりとわからない状態でした。今は「どんな書類がどこにあるか」明確になりました。また、自分が持っていて、他の人は知らない書類も、今は各々に取り出してもらえるようになりました。

予想外のメリットだったのは、自分が管理していた書類について体系的に分類していくことで「これは総務、これは人事、これはシステムの仕事」とわかってきたこと。「部署に紐づいている書類で、これは自分(社長)だけの仕事ではない」ということが明確になったことでした。導入して本当によかったので、関東にある事務所にも導入を進めています。

見た目が雑然としたオフィスでは、企業のブランディングもままなりません。また書類管理の効率化も最重要です。雑雑としたオフィス、書類が雪崩をおこしているような企業様には、絶対おすすめです。

導入後感想・社員様

・戻す位置があるって、素晴らしいです。当たり前なのかもしれないけれど、以前は「どこに戻していいかわからない」という書類がよく発生し、それが書類がたまっていく原因の1つでした。今は「はい、やりかけ書類」「はい、これはここに」と戻せるので、書類があちこちいかず、出しっぱなしにならない。当たり前って大事だなと思いました。

・書類の把握度の最高を10点満点とすれば、以前が1、今は8。席をはずしたり、担当がいなくてもフォローしやすい環境になりました。

・仕事上他の部署の書類が、よく必要になります。以前はその書類の場所がわからなかった(担当者が個人的に持っていた)ので「今声かけていいかな?忙しそうかな?」とタイミングを見計らって「〇〇の書類貸していただけますか?」「ありがとうございました」と声をかけていました。
だけど今は、全書類が共有という位置づけに変わり、必ず決まった場所に必ず置いてあるので、勝手に見ることができる。ストレスも減りましたし、仕事もその分早くなっていると思います。

・見た目にきれいだとテンションがあがりますね。導入当時は「ファイリングって何?」といっていた社員たちも、個別フォルダが分類して並べられ、そしてカラーのシールを分類ごとに貼り始めて「これはキレイ!使いやすい!」って喜んでくれていました。キープしようと思いますし、とにかく使いやすくなりました。来年もこの形をきちんと作り込みたいと思います。

・自宅もファイリングしてみました。とっても便利です!

・テレビ局からの取材があったのですが、特にオフィスを片づけなくても、キレイでした。取材の時には、社内のパンフレットを2種類頼まれたのですが、これもファイリング作業で分類収納されていたので、探さずすぐにお渡しすることができました。

 

作業を振り返って:長野感想

ファイリングシステム導入担当のみなさんは、チームとして明るく、とても前向きに作業くださいました。「こんな方法はどうか」等、ご提案もたくさんいただき「平安伸銅工業様向けカスタマイズ」が施された、最適なシステム導入となりました。作業工程もスムーズに進行し、当年度書類完成には、2週間の前倒しのスケジュールで完成。翌年度の準備も早めに余裕をもって取り掛かっていただくことができました。

作業合間のランチをご一緒したり、またファイリングとは関係のない雑談をしたり。消費者の方への思い、社長の思い色々貴重なお話をお聞きし、突っ張り棒が愛用される理由に納得。非常に楽しく、興味深く訪問させていただきました。

平安伸銅工業ファイリングチーム中でも印象的だったのは、平安伸銅工業さんの商品である、「ラブリコがグッドデザイン賞を受賞した」という第一報の連絡が電話で入った時に、私が訪問作業で事務所にお伺いしていたこと。
「わー!」と歓声が上がる中、みなさんと一緒になって、喜ばせていただいたこと、一生忘れません。

「ご依頼いただいた企業様のために」は当然ですが、何度も訪問しているうちに、本当に自分も一員であるように感じ、奮闘できるのは、ファイリングコンサルタントの醍醐味だと思っています。
導入が終わってしまうと、正直少し寂しくもありますが、年に数回維持管理のために訪問させていただいており、毎回お会いできますこと、楽しみにしています。

赤いお洋服が、竹内香予子社長。Before/Afterの写真や、作業工程の全公開にもご協力くださいました。ありがとうございます。

投稿日:2020年5月25日 更新日:

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