ファイリングシステム導入:お客様の声「株式会社のぎす様」

 

ご感想:オフィスファイリングシステム導入「株式会社のぎす様」

企業名:株式会社のぎす
従業員数:1名
ご依頼のきっかけ:ファイリング講座を受講して、よさそうだと思ったので
導入期間:3か月
訪問回数:5回
削減量:約40キロ

介護予防・リハビリ・療育・レクリエーションなどに適した商品を企画・開発・販売する会社。書類やパンフレット類の管理、また新しい業務も複数開始の、タイミングでご依頼いただきました。

導入前の状況

・デスク周り、キャビネット、段ボールの中等、書類が点在している
・重要書類、商品取り扱い用のパンフレット、発注書・領収書、プライベートなもの、まで書類の種類が多い
・管理が複雑になっている

導入作業について

・10月ご依頼
・12月~1月 導入
・2月作業完成

繁忙期と重なり、途中でスケジュールを変更。2回/1か月訪問完成から、4回/4か月訪問での作業完了となりました。作業とご決断が早いので、ほぼ訪問作業サポート時間内で、完成いたしました。

導入後感想・社長 栗本薫様

導入直後の感想

私が受講したのは「ホーム」ファイリングシステムのセミナーだったのですが、これは会社には必須だと思いました。そこでボックスファイルを数箱、個別フォルダもその数だけ準備し、一部の書類だけしばらく運用していました。これだけでも便利で。外出時必要な営業のパンフレットや書類なども、バーチカル形式で持ちだすようになりました。

ただバーチカルにしていない書類は相変わらず探しにくいし、自己流は崩れてくる。完璧なファイリングシステム導入をしてみたいと思っていたので思いきって依頼しました。完成後はとにかく見た目がキレイで、完成の最後の作業の時はどんどんテンション上がっていきました(笑)

もちろんどんな書類がどこにあるか、一目でわかるようになりました。ちょうど今、去年の資料を探そうと思ったけれど、一瞬で見つけることができましたよ。また障がいをお持ちの方のご家族の相談を受けたり、福祉関係の活動をなさっている方がよく事務所にいらっしゃるのですが、そのとき急な話の流れでも「そのお話でしたら、詳細の資料がありますよ」等、他社のパンフレットや資料も一瞬で取り出せるのがとても助かっています。

またファイル分類の際は非常に悩みました。「この作業が大変だけど大事だ」と言われていることがよくわかりましたし、プロのアドバイスはここで発揮されるんだと思いました。お風呂の中でも「こっちの方が、いいのでは?」等、考え悩みました。
そして、分類作業に当たって「自分がすべき仕事、自分がこれから発信していくべき仕事が何か」ということが見えてきたのが驚き。大規模な企業様ならファイリングシステムで業務改善が図られるというのも納得です。規模を問わず仕事で書類を扱うなら必須だと、導入後さらに思うようになりました。

導入後4年、コロナ禍時に大活躍

ちょうど、新型コロナが流行りだす数週間前に、メンテナンス作業でスポット訪問作業。数時間だけ作業のお手伝いをしました。その後5月のタイミングで栗本社長よりメッセージをいただきました
「コロナ対応で、金融機関、市役所、商工会議所などで出す書類で大忙し。この時に各機関から「必要」と言われる書類は、全て2秒で取り出せました。
大事な局面で「アレどこやった!?」「ここに入れたハズの書類は!?」というのが、一切なし。一切の迷いなく、すぐ出せるすごく出せる!「ここぞ!」という時に、これはすごく心強かったー!!やはり講座ではなく、しっかりお仕事として入って貰って一度一緒に整理してもらうと、そこからの楽さがもう…!!スピード重視でサクサク進めないといけなかっただけに(申請等)「書類揃うのが早い」って、最高の武器だと思いましたー!ファイリング最高です。

作業を振り返って:長野感想

作業後は書類がぐっと減り、書類の量が適正量におさまりました。大型のキャビネットは導入せず、元々お持ちのラックに収めることで、コストを抑えました。また同じボックスを使って、細かなモノを収納することで、見た目の統一感も図っています。

株式会社のぎす様は、バーチカルと簿冊の両方利用としています。これまでの運用でうまく管理ができているものに関しては、管理形式はムリにバーチカルに置き換えず、これまでのファイル式のまま運用する方式の方が効率が良いという結論からです。

あと、普段の外出時の持ちだし書類も個別フォルダを使ってくださっていらっしゃるのが嬉しいです。「●●会のときはこのフォルダを持って出る」「今日は〇〇さんに会うから、このフォルダを持って出る」等、便利に使ってくださっている様子をお見かけして、とても嬉しく思っています。

導入作業後、数年たってもやはり大事な書類がすぐに出せた、いざというときに役立ったという声は、本当にうれしいです。安心のためのファイリングとして今後もお役に立てたら嬉しいです。

投稿日:2020年5月25日 更新日:

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