オフィスの片づけ・書類

ファイリングって何?オフィス書類の王道の管理方法

投稿日:2017年4月23日 更新日:

ファイリングは一言でいうと、書類の管理

情報資産管理指導者・ファイリングコンサルタント、整理収納アドバイザー1級認定講師の長野ゆかです。

そもそもファイリングは、日本語に直して言えば「書類の管理」のこと。
だから「ファイリングセミナー」といえば書類の管理の仕方、片づけ方のセミナーです。

ただ本当に日本経営協会を取り巻くような昔からの、業界標準で言えば「ファイリング=オフィスファイリングシステム・トータルファイリング(発生から廃棄のサイクル管理)」を指しているけれど、ただただ個別フォルダのバーチカル形式を指していることも多い。人によって言葉の定義と範囲が違う!だからややこしい。

私が専門としているのは、バーチカルファイリングであり、オフィスファイリングシステムの企業導入 「書類ファイリング」のページでもご紹介。
そしてバーチカル管理は「昔からあるオフィス書類の王道の管理方法」であり「最近、自宅でも人気」の形式です。

さ―語りだすと長くなる、ということで今回は ファイリング=バーチカルファイリング、とイメージしやすいように「書類管理形式の見た目」からファイリングを2種類ご説明します。

ファイリングには大きく形式は、2種類。ファイル式ファイリングとバーチカルファイリング

ファイル式ファイリング

おなじみの、フラットファイルや、Dリングファイル、クリアフォルダー(透明のポケットの上部から書類を挿入)などに、綴じて管理する方式。

穴をあけて綴じていることが多いと思います。私は簿冊式と呼んでいます。自宅でもオフィスでもおなじみですね。メジャーな用品であることは、大きなメリットですが、穴をあける手間や、コピーしにくかったり、私物化しやすかったり、書類がなくても「背幅分」の場所をとったり…何かとデメリットも多いです。

バーチカルファイリング

対してこちら、バーチカルファイリング。
個別フォルダー、持ちだしフォルダー、ガイド、ラテラルキャビネット等を使用し、バーチカル(垂直)に書類を立てて管理します。

オフィスで導入しトータル管理をすれば、年度サイクルにそって書類を管理する仕組みを整えることができます。

オフィスでのメリット、誰が見てもどこにあるかわかる。オフィスの机の上は滑走路♪

バーチカルでファイリングシステムまで導入できれば、圧倒的効率の良さ+説明責任、リスクマネジメント、情報セキュリティ…。たくさんの大きなメリットなのですが、

「どんなに大きな企業で大量の書類であっても、どこに何の書類があるか、誰でも、完璧に把握できる」
「書類の発生から廃棄までを、完璧に追いかけることができる」
「担当者が変わっても、引き継ぐべき書類と処分すべき書類がわかる」
「書類の個人持ちゼロ、帰社時には机の上ゼロが可能」
「社員が全員今入れ替わっても、書類がリバウンドしない仕組みを作れる」

オフィスファイリングセミナー・オフィスの片づけセミナーなどで説明するときには、こんな風にお伝えしています。戦後アメリカから入ってきた仕組み、秘書検定1級でも学ぶし、検定試験もあります。(ファイリング・デザイナー)いわゆる「正統派」ファイリングです。

見た目の違いはそれだけ。ただしオフィスではこれだけでは不完全

今回、見た目だけでご紹介しましたが、ファイリングシステムとなれば、文書管理のルール、分類ルール、保存・保管のシステム、オキカエ・ウツシカエ作業、そして法律にそった書類の保管年限等、オフィスでは他にも違いがたくさん。耳慣れない特殊な言葉と作業が続きます。

導入の最難関は「維持管理のためには、全社員がファイリングに対して最低限の知識があること」「導入は普段の仕事と並行しながら進めないといけない。場合によっては仕事の流れ、やり方を変えることも発生する」ということ。狭く深い専門分野なので、導入時は担当者様にとって、とても負担の大きい作業。だから、私コンサルタントの出番になります。

自宅のファイリングから企業への逆輸入を目指して。ホームファイリングにも力を入れています

全企業様に、ファイリングシステムの導入は必須だと思って活動しています。
なので、今は、整理収納アドバイザー等プロの片づけサービスを実施している方に向けて、ホーム(自宅)ファイリングのノウハウ提供を進めています。
みなさんが自宅で、当たり前に使うくらい浸透すれば「会社もこの方式で」と、バーチカル管理する方も増えるのではと思っています。もっともっとみなさんにとって、ファイリングがもっと身近な書類管理方法になるように、盛り上げていきたいと思います。

興味のある方は オフィスミカサホームファイリング提供メニュー一覧 をご覧ください(全国どこからでも、インターネット受講可能なzoomファイリングもあります)
またファイリングに関するセミナーの開催予定(開催実績)はこちらからご覧ください

1から勉強してみたい方、拙著 実践! オフィスの効率化ファイリング をご覧ください。

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