ビジネスメール

本書の特長:この1冊で安心!!新人公務員のメールの書き方

投稿日:2017年6月25日 更新日:

発売から「公務員じゃなけれど」と買ってくださった友人からの連絡を多数いただきました。また「家族や友達が公務員だからプレゼントしたい」「新人じゃないんだけど、参考になる?」「学校の先生なんだけど、どうだろう?」等の質問を多く頂きました。そこで本書の特徴を補足で、説明いたします。

+ 本書について紹介

長野 ゆか 著
学陽書房
ジャンル  行政・地方自治/行政・地方自治 > 実用
出版年月日 2017/06/17
ISBN 9784313150867
判型・ページ数 A5・192ページ
定価 本体1,800円+税

左のページは説明が、右頁は図解(メール文例)になっており、一目で全体をつかみやすくなっています。

新規採用職員のみなさんはもちろん、メールの書き方を指導する先輩・上司の方。そしてこれから採用試験を受験されるみなさんにも、ご覧いただきたい1冊です。

内容

◎困ったときにこの文例!
新人公務員ならこれだけは知っておきたいというメールの書き方、基本的ルール、マナーを解説した便利な1冊。
各項目では、庁内メール、近隣自治体とのやりとりで利用するメールなどを例に上げ、解説と具体例を示した。
新人公務員の方、新人指導を託されている先輩公務員の方々にとって、使える文例を多数収録!

目次

第1章 ここだけは気をつけたい! 公務員のメールの基本
・メールを使う方が良い場面と良くない場面
・組織メールと個人メールの使い分けのポイント
・個人メールも情報公開請求の対象となるので要注意 ほか
第2章 まずは形から! 確実に開いてもらうための作法
・読んでもらうために必要な件名情報
・件名は毎回変えない ほか
第3章 型を知れば簡単! サクサク進むメールの書き方
・ビジネスメールに必須の7つの要素
・署名には名刺と同等の情報を入れる ほか
第4章 硬い・あいまいなメールにしないためのポイント
・改行と空行を使い情報を整理する
・相手に望む行動を明確にする ほか
第5章 シチュエーション別メールのコツ
・各種提案へのお断りのコツ
・催促のコツ
・急な依頼・問い合わせをするときのコツ
・照会メールのポイント ほか
第6章 トラブル・ミスなくメールを送る方法
・個人情報はメールで扱っていい?
・添付ファイルを送るときの配慮 ほか
第7章 すぐにメールを返信・転送するための方法
・どうしてほしいのかを選択肢で示す
・丁寧なやりとりを心がけるなら原則1往復半 ほか第8章 速やかなやりとりをするコツ
・概要だけ知りたいと伝えれば回答は早くもらえる
・テンプレートを活用する ほか

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この本の特徴について

市役所、一般事務職さん向けの文例

同じ公務員でも、消防士さん、学校の先生、市立病院の先生方…こうした専門業種の方々が頻繁に使われる文例は、含めていません。
ただ「メールの書き方・考え方のルール説明」+「その具体的文例」という構成なので、もちろんお役に立てると思っています。先日は、保健師さんから「見やすかった・すぐに役に立った」とお声をいただきました。

内部業務関係のメールの文例がメイン

庁内・内部事務のメール文例に絞りました。そのため、市民へのメールの文例は、本書では割愛しています。

一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師として

ビジネスメール研修に登壇し、大手企業から個人事業主まで、あらゆる業種の方にメールのノウハウをお伝えしています。

一般社団法人日本ビジネスメール協会での私の紹介ページ 長野ゆか

公務員時代の個人的な経験から導いた内容ではなく「一般的な社会人ビジネスメールマナー+公務員」としての視点を、重点に置いて書きました。なので、どんな団体・企業・市民の方にメールを送るとしても、通用する基本書として完成しています。まさに「この1冊で安心!」です。実は、公務員でない方々から「参考になった!」という感想をいただくとおり、公務員ではない職種の方がご覧になられても役立つ、それくらい「基本にそった内容」になっています。

こんな人に読んでほしい

新人公務員のみなさんに

メールの書き方はもちろんのこと、情報セキュリティ・各自治体のポリシーの話など、システムのユーザー側の部署に回ると、教えてもらう機会がないかもしれない、でも絶対知っておかないといけないことも、少しづつ記載しています。メール運用部分だけに絞っていますが、絶対の内容なので、新人の方には必ず読んでいただきたいです。

メールに絶対の自信がない、研修を受講したことがないみなさんに

自分のメールに何らかの不安を抱いている方、メール(グループウェア)の「操作」研修はあったけど、宛名の書き方、文章の書き方等を「マナー」として学んだことがない方に。

先輩・上司のみなさんに(ご自身のスキルアップ+後輩のメールの指導ポイントに)

後輩にメールの書き方を指導していかないと行けない立場の方
後輩のメールに問題があると思うが、自分の指摘内容が正しいとも言い切れず、戸惑い指摘ができないというご相談もよく受けますので、そんな方にも。

これから公務員になりたい、就活中のみなさん

人事課との試験に関するやりとり、また合格後のやり取りに備える方。ビジネスメールのやりとりというのは、一般的なビジネスマナー・文章力・準備力・段取り力・配慮、等、ビジネス力が非常に透けて見えます。いざそのときに備えて、勉強したい方に。

公務員と、仕事でメールのやりとりをする方

これは私の個人事業主仲間(整理収納アドバイザー)が、何人も感想をくれたのですが「ちょうど公務員の人に、仕事でメールを送ることがあった。相手が気にしているレベルがわかれば、こちらもメールを送りやすい」とのこと。はい、もちろん参考にしていただけます。

出版に当たって、この場でお礼を

出版に関して、以下のみなさんにお礼のメッセージ

一般社団法人日本ビジネスメール協会 平野友朗理事

「こんな依頼が来ているけれど、長野さん、書いてみませんか?」ときっかけをくださったのが一般社団法人日本ビジネスメール協会平野友朗理事。20冊以上の本を出版され、プレジデントや、日経系のメディアでもよくビジネスメールに関して取材受けてらっしゃいます。
実は「自分がかかわった本は、いい本にしたいから」と、ゲラの段階でも詳細にチェックを入れてくださっています。そして、平野さんと一緒に、詳細にゲラチェックご覧くださったのが、一般社団法人日本ビジネスメール協会の直井章子さん。ありがとうございました。

勤めていた時の元上司に

最新の自治体ビジネスメールのセキュリティ情報の確認のため、元上司に連絡をとり、原稿の内容を部分的に確認いただきました。4月はいって1・2週という、最高に忙しい時期にもかかわらず「元上司として頼ってくれるのは、嬉しい」と、快諾くださいました。自治体情報部門向けの専用月刊紙(LASDEC)に、見開き2ページで個人的に特集されるような方。
勤めていた時、仕事は助けてもらい、さらに当時勤めながらの子育てにも理解を示してくださって。当時も今もお世話になりっぱなし。このご恩は必ず(といいつつ10年以上…) また、これをきっかけに、他のお世話になったみなさんにも、お会いする機会もできてよかったです。

学陽書房の担当さんと、携わってくださったみなさんへ

お忙しい中、私の担当をしてくださったMさん。自由に書かせていただいたこと、詳細な書き方などのご指示、調整。書ききれないくらい、全てに感謝しています。そして原稿チェックくださったみなさん。誤字脱字、ご指摘修正の細かさ。「この内容でいいんでしょうか?」「こんな風に表現したほうが見やすいのでは?」というご提案。嬉しかったです。
原稿への指摘方法が完璧で、指摘内容が分かりやすくて、見とれました。直接のご挨拶できていませんが、みなさんのおかげだと思っています。公務員向けの本を、学陽書房さんから出版できるなんてこんなに光栄なことはありません。

さいごに

ビジネスメールのノウハウは、必須・知らないなんて毎日損ですよ!と思うからこそ、今講師として活動しています。それを出版という形で、より多くの方に知っていただける機会ができたことは、とてもありがたく、嬉しい限りです。

お世話になった公務員という職種のみなさんの、お力になれることがあれば、これ以上の喜びはありません。すでにお買い求めいただいたみなさんにも、そして感想をくださったみなさんにも感謝します。また本読んだよと、どこかでお声かけいただけたら、とても嬉しく思います。

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