オフィスの片づけ・書類

社内環境改善(2SF)スタート 松村工業株式会社様(11月)

投稿日:2020年12月15日 更新日:

2020年11月1日、松村工業株式会社様、2SF活動が始まります

大阪府高槻市にある文具・事務用品メーカー様。

松村工業株式会社様サイト

2020年10月ごろご相談いただき初訪問。2021年来年夏に事務所移転されるということで、環境改善をサポートさせていただくこととなりました。

引越し時の作業負担を最小限にするための、移転前に改善活動というのはもちろんですが

・移転後、最短で本来業務に集中できる環境づくり
・移転先の慣れない環境で改善活動が残る方が、ご負担が大きい
・環境改善が根付いてないと、移転先もすぐに散らかっていく

等の理由もあります。特に「移転(引っ越し)すれば、片づけは解決すると思ったらあっという間に散らかった」というのは企業もご家庭も同じ。「今できることを、先に全部やり切る活動」となりました。

現在の事務所の様子

事務所の初印象はモノも書類も、少なめであるということ。入口から机の島の間まで、メイン動線は広く確保されています。普段からモノの量片づけに対して、意識が高いからこその今回のご依頼なんだなと思いました。社員様の机の上もすっきりした方が多い。ただお話を伺うと「棚の中が空いているのに、足元にダンボールがある」「探す時間が発生する」「これも、多分いらないと思う」「こことここが、ごちゃごちゃしている」という声が上がる実情なので、まだまだできることはあります。

実際、事務所の端や奥までご案内いただくと、あまり誰も触れていなさそうな山積みの箇所が見えたり、棚・ロッカーの中はもっと使いやすくなりそうな場所が沢山ありました、ここは収納のプロの力の見せ所。

もちろん書類に関しては、各自で机の中やロッカーで管理されているので、ファイリングシステム導入で確実にさらに改善がお約束できる状況です。

別のスペースでは1つ、使用頻度が低い書類が保存されている倉庫部屋。棚に順番に置かれているのですが、棚に収まらない量の書類がダンボールに置かれ、その上に、またダンボールが積まれており私の身長は超える高さに。下の段ボールは重みでつぶれているもの。

いざ必要になった際は上段の重い段ボールを1つずつおろして取り出さないといけない。「その作業は時間がかかって面倒だ」「作業効率が悪い」「作業中に崩れてきたら危険」こうした視点を社員様が抱いていらっしゃるということは、やはり改善必須。

ただこれをみて「え、全然問題ない、きれいですよね」とおっしゃる方も多いでしょう。私も書類の境目がわからないぐっちゃぐちゃの事務所もたくさん見てきた中、年度・種類ごとにまとめ別室に運ぶという手をかけて管理なさっているからこそ、倉庫内も事務所内もここまでの管理ができていらっしゃるんですよね。ここからのスタートなら、あと一息で整いそうかなーと色々想定。

事務所機能環境改善の2SF活動

主に事務所機能の環境改善なので、5Sではなく、2S=整理・収納(モノ)+F=ファイリング(書類・データ)。モノとファイリングを行います。改善活動の進捗の様子も、ご紹介させていただくことになりました。モノと書類を並行で双方の改善を目指していきます。

余談ですが私が熱烈に紹介している、名刺整理箱が…!

松村工業様は、事務文具メーカー様。いろんな場所からでてくるサンプル=文房具またその裏側に実はかなり興味津々。

ストラップ付の名札等を作成されているのは、ホームページからも拝見していたのですが

「これ、昭和五十何年から、うちで作っている商品なんです」

と社長が見せてくださったのがライオン製の名刺整理箱。びっくりしました。各種研修や、オフィスの効率化ファイリングの本の中でも、熱烈にご紹介してきた、あの名刺整理箱を作っていらっしゃる企業様だった!シンプルな箱なのですが、リフィルタイプの名刺ファイルより圧倒的にアクション数が少なく、きれいをキープしやすい。収納効率も比べ物にならないくらい良いんですよ。

「すごい!!」と取り乱すわけにいかず、すごく抑えた(つもり)ですが「この整理箱が1番いいとお勧めでご紹介しているんです、リフィルタイプと違って収納のメリットが…」と、魅力を話してしまって。表情変わりすぎて引かれてないか後で心配しました…。他にも、ファイリングの概要で個別フォルダのお話をしているときに、PP製の個別フォルダをお見せしたら「これ…すぐ作れるかも」って社長がおっしゃるんです。「!!」←こんな内心でした。お伺いする文房具の裏話は興味深くて、個人的にかなりワクワク感。

社員のみなさまの働きやすい環境づくり、そしてそれが副次的効果として松村工業様の商品を知用されるお客様方にも価値を届けられるよう、精いっぱいサポートさせていただく所存です。

 

 

 

2020年11月28日(土)キックオフ・研修。整理収納アドバイザーBAV

11月28日(土)10時から16時の研修を実施しました。研修は「整理収納アドバイザーBAV(ビジネスアシストバージョン)」を導入いただき実施。「目的意識・整理収納の基本・作業手順・企業成功事例・現状の改善点ワーク」等、これから実施する松村工業株式会社様での2SFの説明を盛り込みながらの研修です。

「1日研修って、結構長いですね」と最初はおっしゃっていた方も、終始うんうんとうなずきお聞きくださり。4グループに分かれたワークも、積極的に意見を交わされていました。社内での研修・特にワークは盛り上がります。ワイワイというよりは、同じ前提を共有している人たちだからこそ、出てくる意見が専門的で、実践的。

1つの章で学んだことを前提に、周囲を見回してみると改善ポイントがすぐに見つかる。それをその場で共有し改善案を考えてみる。大事なのは「改善できる・できない」ではなく「他にもこういう方法はどうか、その案を活かしながらより良い案を出していく」グループ内で、よりよい案を出そうと話し合う作業が生まれること。これからの2SF作業の中で必要になる土台です。

仕事中になかなかモノの片づけに対して、真剣に話し合う時間をとるということは難しい。これは研修という時間・場をご準備いただいたからこその成果。真剣に話合えば、こんな風にいくらでも改善案が出るんですよね。あとは実行していくだけです。

ワーク・発表・休憩時間の雰囲気等、終始和やか。社員さんたちから時折ジョークや笑い声も聞こえます。「ここは何とかしなくっちゃね」と、顔を見合わせていらっしゃる様子をみて、これはすぐに取り掛かっていただけそうだなと思いました。

いただいたアンケート等、一部ご紹介

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■研修の事後アンケート
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・とても共感しました。事例もわかりやすくすべての仕事に必要と感じます。ありがとうございました
・たくさんの気づきがありました。すべきことが何となく見えてきて気持ちが楽になりました
・ありがとうございました、家でも役立てたいと思います
・今後実際の現場を見て、アドバイスをいただけると幸いです
・楽しかったですもう少しチームの話し合いの時間が長くてもいいかな。本当に会社でこんな時間が多く生まれますよう努力ですね
・一般に考えている5Sと、会社ごとの5Sの違いを考えていきたい

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■改善できること
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・ものを使った後は次に使うことを考えて収納する
・人それぞれ違った価値観を持っていることを理解した上で、改善活動を進める
・腰の痛みや痔の痛みなど、公にできないことを抱える人を認識して進める
・共通用語を徹底して無駄を省く
・立場に関わらない整理土俵を作る
・講習を受け、片付けに意識が向くようになった。不要にものを散らかしたり放置しなくなると思う。
・生産性の向上につながり会社に利益になるとわかり整理収納進んで行いたいと思う。
・自分の行動を見つめ直したい。物事一つ一つ改善策を考える、今の現状に満足しない。
・どうしたら楽しく仕事ができ作業することができるのか、新しいことに挑戦し、それを楽しみたい。
・整理収納はおもてなしの一環であると言う意識を持つ

改善点は、全員で60個以上あったその一部です。ちょっと研修でポイントや基本的な考え方と事例をご紹介しただけで、こんなにたくさんのことに目を向け・気づいてくださる。受講後やる気になってくださった手ごたえとしてもありましたし「もっとみんなで話し合いたい、楽しく進めたい、こんな時間が生まれるように努力したい」と書いてくださった共感のご意見、とても嬉しかったです。

また、研修終了後に「具体的に自分の机の周りの場合は、どう進めたらいいですか?」「片づけが苦手なもので」と質問に来てくださった方がいらして、一緒に机のモノを全部出して分けて、収納をお伝え。電話代の下のスペース5分ほどですっきり片づけ終了しました。

「なるほど、こうやって進めていくんですね」

と言ってくださって。今日のミッションはオフィスの片づけでだけど、普段は「片づけに苦手意識がある人への個人的アプローチ」なので。恐縮なさっていましたが、いえいえ、もう私そのために私仕事しているんですって感じで。時間さえ許されるなら、全部お手伝いさせていただけたら、という気持ちでした。またご訪問時、お声かけてもらいたいなーと思っています。

研修から数日後には、もう一度社長と各リーダーとオンライン打ち合わせ。そして2週間後には再度訪問。この間にスローガンも決定。12月どんどん進めていきたいと思っています。

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