オフィスの片づけ・書類

社内環境改善(2SF)訪問作業概要:松村工業株式会社様(1月前半)

投稿日:2021年1月16日 更新日:

訪問前:オンライン打ち合わせ

11月モノキックオフ / 全体研修
12月ファイリングスタート/研修作業
・12月中:必要なものだけを厳選する作業(不必要なもの、迷うものを取り除く)を行う
を行ってきました。

そして1月、年明け。

・モノについて

「研修直後よりはモチベーションが下がっていそう…」とお聞きしましたが、写真を見るとしっかり進んでいらっしゃる。実際は「一人では判断を迷うモノ」が残り始めているだけと判明。

作業の進め方としては「訪問時にヒアリングしながら進めていく」と予定していたら、私とのお打ち合わせ後、リーダーが各担当者と60分程度話をしながら、進めてくださっていました。訪問時点では廃棄ほぼ完了。

・書類について

「営業担当の書類の要不要の判断が難航している」と、ファイリングのリーダーからご相談がありました。こちらはそんなにサクサク進むものではない。

ただ、その原因が「廃棄の基準・分類の視点なのか、各担当者様のお仕事へのこだわり、使い勝手の問題からか、単純に時間がないからか」等、お聞きしながらリーダーと社長と3人で解決策を相談。

こちらも訪問時に一緒に見ていこうかと思っていたら、訪問したタイミングでちょうど取り掛かってくださっており、ほぼ完了。

訪問したとき、ちょうどこんな感じで作業真っ最中でした。

社員さんも、リーダーも、社長も、取り掛かるのが本当に早いです。

一斉作業の様子

2021年1月16日(土)10時~16時までご一緒させていただき作業。今回の訪問は、主に個別フォルダ化までの完了を目標、そしてモノの全体調整を想定していました。

訪問時、1番にリーダーが紹介してくださったのがこの事務スペース。「『ここまでしなくていいかな』と思ったけど、やってみたらとても使いやすくなった」とのこと。

ケース類はもともとあった用品の再利用。サイズ感ぴったりだし、茶色の角丸皿、レトロでかわいい。

できるところから自主的にどんどん改善してくださっています。

個別フォルダ化作業 ー 作業スピードは、現場サポートが圧倒的に早い

今回の土曜日出勤で「まとめて個別フォルダ化を完成しよう」と、作業をなさっている方々も。

私も隣につきそい、簿冊を分解、タイトルを書いていただく作業を黙々とお手伝い。作業スタート時はちょっとしたことも、質問しできれば進みます。また、明日以降の作業配分、時間単位の考え方等、一人で進められる場合のポイントを、ちょこちょことお伝え。

あとは「厚み・分類・向き・用品の応用」など、各自作業中に疑問に思われたことはその都度聞いていただき、その場でサポートですぐ解決。

厚みある簿冊をどうするかの、こんな相談も

途中「厚みのあるバインダー式の書類を、簿冊を外して、どう管理したらよいか」とご相談がありました。

メリットデメリット普段の利用シーンを二人で考え、結局個別フォルダ+ファスナー…ではなく、書類だけでひとくくりにし、まちフォルダにインすることにしました。しばらくしてふと見たら、さらに裁断機使ってもう工夫されていました。さすが。

綴じ紐もオフィスでは大活躍。

分厚い簿冊も、工夫をすれば厚みをもったままバーチカル化可。

廃棄が進むと不要になってくる簿冊

大物の廃棄が進みます。主に収納ケース類。簿冊は作業すればするほど、どんどん出てきます。

身近なところから情報共有スタート

ある社員様の個別フォルダ化サポート中に、自社商品掲載時の資料として紙や本がちょこちょこと出現。
「『商品PR・掲載』と個別フォルダをつくって入れておきましょうか」と提案したら、社長が向こうから「あ、これも一緒に入れておいてほしい!」とご自身の手元の資料を持ってきてくださいました。

ファイリングの価値、情報の共有はここから。最小単位の個別フォルダ化作業からスタートしています。

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掲載されている本と、ほかの切り抜きをセットで収納。ファイリングの強み

小さなプラスの積み重ねシーンをたくさん見かける

・作業中に「付箋なくなりそうですね」と話をしていたら「あ、これどうぞ」って後ろにいてた方が出してくださる。 →付箋探す時間不要の効率化
・「自分の個別フォルダ化作業、終わりました」とおっしゃった社員さんに、今作業中の方が「どうなってるか、参考に見せて」と集まる。→ゴールイメージの共有で効率化
・先の商品PRに乗っているモデルの女性が、向かいにいらっしゃる女性社員さんで裏話を楽し気に話してくださる → 話しやすい空気
・商品検索している社長のスマホを、みんなでのぞき込む。→ 改善できる空気

信頼関係があるので、さりげない小さなプラスの積み重ねがなされてます。
上記のようなシーンはたくさんあり、見かけるたびに「だからスケジュール前倒しで、進むんだろうなー」と、納得を深めていました。

営業課長からお仕事のお守りをいただく

その中に私が入らせてもらって、こんなエピソードが。そのときの内容をひとまとめにしましたので、こちらをどうぞ

仕事のおまもりいただきました:松村工業株式会社様

後半では、当日改善例のご紹介

改善例は次のページでご紹介。こちらからご覧ください

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