オフィスの片づけ・書類

社内環境改善(2SF)訪問作業概要:松村工業株式会社様(1月後半)

投稿日:2021年1月17日 更新日:

前半記事作業に引き続き、後半です。

当日改善例の一部ご紹介

・作業前→整理がなされ各場所にモノの塊が点在している状況
・作業後→点在したモノを、使用目的・頻度から動線を意識しながら、把握できるように収納

整理作業を経て、棚収納100%→20%~40%くらいになったので、残ったモノを取り出して場所を移動していきます。

整理が終了し、ほぼ空になった棚たち

必要なものだけが、ポツポツと置かれています。

ファイルボックスの中もほぼ空。

上の棚の、ビフォー写真を参考に。作業努力が一目瞭然です。

例えば
・必要なモノだけにまとめて床置きされていた文具類を棚の中へ移動
・足元の段ボールを解体し中身(封筒)を棚番号Kへ
・日々使用の消耗品ストックを(封筒・ゴミ袋)を1つにまとめ、同じく棚番号Kへ

外箱に1枚貼っておくことで、中に何が入っているかわかる。

必要なゴミ袋、封筒を入れてもこれだけに収まりました。

・事務所内に点在していた予備用品を1つにまとめ(ボックス・引き出し・ブックエンド・マグネット・用箋ばさみ・セロテープ)」棚番号Jへ

各場所から出てきた再利用可能な文具たち。3段引き出しは、すべて空。段ボールは、飛び出している部分をカットし扉に当たらないよう工夫

・使用頻度の高い伝票の場所を移動。ノンアクション収納が便利なため、扉を撤去。

改善をするからこそ、見えてくる「もっといい案」

改善からの改善例-モノの置き場所が変わっていく

共通の文具品を置くスペースを、棚番号Jにしようと移動しはじめました。するとある社員様が「自分のそばの机の上が空いたから、Jじゃなく、棚番号F(メタルラック)に共通文具を収納しよう、そうするとこの机と近くなるし、使いやすいよね」とご提案くださり。リーダー、即刻そちらを採用。

Jの棚は、複合機横にあり、ここのそばに共通文具があるのはとても便利。例えばコピーした後、机に広げて、文具をそこからとって作業をする等、動線が非常にスムーズになります。

改善からの改善が起こる理由

・必要なものが各場所に収まるため、問題のモノが残り浮き彫りになる
・快適になっていくことで、これまで慣れてしまっていた不便さに気づく。
・効率的な環境づくりにフォーカスするため、次々とアイデアが生まれる
・改善して便利快適になったことで「もっと改善」と、どん欲になっていくこと

減点方式にしないこと

「最初から立派な計画を立てる」と減点の連続になりがち。でも、小さなゴールの積み重ね式だと、その場のベター・ベストを出せます。今回の導入手法は基本的にはツミアゲ式、ファイリングと同じで、私が得意とするコンサルティングの方法です。

見落とさないように、端から1つずつチェックする

毎日過ごしている、事務所ほど風景の一部になって忘れがち。一番端から1つ1段ずつ「ここに残っているのは何、誰管理、移転の時に持参するしない」をリーダーとチェック。作業がスルーされている棚や段ボール、スペースに気づきます。

周囲は「〇〇さんの担当」と思っているのですが、ご本人はそう思っていないモノ。なので全く手が付けられた後がない。現場での遭遇率100%のあるあるです。その場ですぐにこの後の作業の進め方について確認していきます。

慣れて便利か、無駄を生む不便か、やってみるからわかること

「今この作業をすすめて、日々の業務に不便はないですか」ということも、私は聞いて回ります。「慣れれば便利に変わる範囲」か「放置したら無駄を生む不便さか」を見定めるのは大事なことです。

改善してみて不便さを知り、必要なものがわかる

すると、経理をはじめ複数の担当の方から「はさみと30cm定規が、机にないことが不便」とのことでした。「机の中に文具を入れない・文具も極力個人もちをやめる」方法で運用してみたそうです。だけど「やっぱり使いにくいので。いい方法ないですか」と。これもやってみたからこそ「本当に必要なもの」が判明したということ。

そこで共有スペースに文具セットを作成し、日中はセットごと机に持ってきて使い、退社時はここセットごと戻すという、フリーアドレス的な使い方をご提案してみたところ、なるほど~いいかも、やってみますと。早速セット作ってくださっていました。

余談・30cm定規、私も必須でした

ちなみに30cm定規のシーンは、紙上の情報をチェックするときに、1行ずつ下げていくため。あーー、私もそれやってた…赤のボールペンでチェックしまくってました。机にないと不便なのわかります。さらに自分がやってたことで思い出したのは「透明の30cm」「机の一番手前に立てる」「名前をしっかり書いてお気に入りのシールまで貼って」とこだわって使い倒していました。うん必須です、定規!!

OA機器、ソフトウェアも管理対象

こちらもどこの企業様もあるあるです。メインが会計ソフト。企業様は大体年間契約をされているので、毎年分お持ちです。1冊10㎝くらいありそうなソフトの箱・はこ・ハコ。各箱の中には、CDではなく分厚い目の説明書が入っている。

必要な説明書の基準、それより重要な紙が底に入ってることが多いです

「必要な説明書は最新版だけ」とされるケースが多いですね。また、こう決まれば他は処分。作業は早いです。ここでいつも探すのが「契約時のライセンス証・電話番号・担当者名の書いた紙」今回も発見しました(笑) これこそファイリング対象の管理書類ですが、箱に入ったままになっています。(もう一度言いますが、これ遭遇率100%です)

上段中断にOA関連のハード・ソフトが入っている引き戸

これらも全把握のため出します。書類だけでなく、OA機器、ソフトウェア関係の一覧化は資産管理として重宝されます。

パソコン保証書、ライセンス証、説明書、他のソフトウェアも、箱やビニールから出して収納用品を統一することで「把握度アップ、収納効率アップ」を図ります。

OA関連でよくある空箱と説明書。自宅でもありますよね。

分解保存で省スペース化。外箱の情報が必要な時は切り、必要な部分だけ説明書と一緒においておきます

活きてきたキャビネット

まだバーチカル化完了は全体の70% それでも一部終了したものからラテラルキャビネットに移動させてくださっていました。この引き出しの状態を見ると…収納効率が最高によい見慣れた状態に。いいですね!

キャビネットが一部、キャビネットとして使われ始めました!

2月以降、まだまだ改善は続く

「2月中旬には、袖机の利用禁止(個人でモノをもたない)」&「ファイリングのメイン、ファイル基準表の作成・完成」が待っています。

緊急事態宣言も出て訪問がどうなるか、とても不安でしたが、とりあえずここまでご一緒させていただけてよかった、感謝です。

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