オフィスの片づけ・書類

社内環境改善(2SF)訪問作業概要:松村工業株式会社様(2月)

投稿日:2021年2月17日 更新日:

2月17日(水)訪問作業日・打ち合わせ中心

毎月1回の訪問作業日。進捗状況の確認、手が止まってしまう部分等に関して直接お話してサポート。1月の訪問時は作業で、2月は10時から12時半、ほぼお打ち合わせでした。今回のメインは

・モノに関しては収納計画の相談
・ファイリングは、ファイル基準表の入力進行

です。

手作り収納計画

収納計画といっても、引っ越し時に何を持っていく、どこに収納するのリスト化程度です。図面を書いたりまではしません。撤去先の事務所の収納用品をイメージしながら、1つ1つ決めていきましょう、とご提案をしていたら、当日、こちらすでにリーダーお二人で、相談しながら進めてくださっていました。

次のフリーアドレスの事務所の棚に、何を置くのか。収納スペースのイラスト図面に、付箋にモノの名前を書き、サイズ感を示した付箋の長さで㎝単位で表現。まるで整理収納アドバイザー2級の演習のような丁寧な作業。

社長も「こんな丁寧に作ってくれてたん!?安心やな…」と感心しきり。積極的に、かつお互いの話を補うように説明してくださったのが印象的でした。

実際の作業を具体的にイメージし、必要なものを選ぶ

そして「ここにこれを置きたい」がほぼ完成した、上記イラスト図面を見ながら、実際にここで事務作業をするみなさんの業務フローを具体的に考える。
例えば郵送をするとき。郵送するものを持参する、仮置きする、郵送表を手に取る、ペンを執る、書く、糊を取る、はる、そして郵送セットができた後、配送業者様に渡すまで、どこに置くか。書くときに失敗してゴミになってしまうかもしれない、手が汚れたとき、途中で声をかけられて、仮でおいておくことになったとき、どういう行動動線をたどるのか。可能な限りイメージをすることで「あ、じゃあここに、こんな風におこう」と収納計画に変更を加えていきます。

出てくる悩みが、運用ルールをブラッシュアップさせていく

例えば年度管理に向かない書類の扱いや、文書保存箱に記入する項目・それをどう扱っていくか、新事務所の文書保管倉庫はどう管理していくのか、セキュリティ対策はどうしようか。1つ1つご提案とともにメリットデメリット、お伝えしていると新事務所での運用も、徐々に定まってきます。

またみんなで「分類の基準を日付」と以前ルールを決め運用をスタートしたものも、「実は管理ができていない」と現場の声が上がります。理由を聞くと「注文日か・売上日か」で人によって分類が違うことにリーダーが気づいたとのこと。最初、各自が自分なりのルールで管理していた書類に関して「日付」と社内で統一基準を示したことは大きな一歩だった。しかし、これは各自が整ったうえで、全体を見るからです。本来どちらで管理すべきか、会計上のルール、使用目的、共通化して利用するときの利便性等あらゆる方面から検討し、決めていきます。

こんな風に、ファイリングをきっかけに、小さな業務改善=ルール統一が図られていきます。

常に目的を意識して、改善を積み重ねていく

今回の意見交換の中で割合を占めたのは、サンプル類の管理表でした。

・この管理表に何の項目をいれるのか。

これについて、営業担当のみなさまとリーダーが話し合っているけれど、どうもしっくりこないそうです。入力しておく項目は多い方が何でも応用が利く。だけど多いと面倒で入力しなくなるという懸念も出てきました。そうすると、「その項目は必要なのか・仕事を増やしてしまうだけではないのか…」という話も出てきます。

そこで

・何のためにこの表を管理するのか

という目的を再度整理。営業担当者がモノの在庫管理するためなのか、そもそも担当者がいなくてもモノの数・量を把握するためなのか。何か依頼があった時に仕様を確認するためなのか。ここが絞れて来る頃には、意見がまとまり始め「だったら、この項目がいるのではないか」という意見も出てきました。

この調整をする「時間を持つ」ことにも、この2SF活動の意味があります。普段は忙しくてそんな打ち合わせをする時間なんて取っていられない―という企業様がほとんど。だからこそ、大きな改善につなげていきたいと思います。

-オフィスの片づけ・書類

Copyright© Office Mikasa オフィスミカサ , 2021 All Rights Reserved.