オフィスの片づけ・書類

社内環境改善(2SF)訪問作業概要:松村工業株式会社様(3月)

投稿日:2021年3月31日 更新日:

訪問作業日と、オンラインお打ち合わせでDBづくり

個別フォルダにした書類、何百行を1から手入力。この作業だけでも骨が折れるのですが、本番はこの入力後から。何の意味もなくただある順番に羅列するように入力するだけではNG。そして、タイトルの入力の仕方のコツ、分類のコツを細かにサポートしていきます。

例えば

・タイトルの整合性(よく似たタイトルの複数フォルダの中身が何か再度確認し、再タイトル付け)
・分類の整合性(総務って思い込んで管理してきたけれど、経理じゃないか)
・あるはずの書類がない(別場所での保管の可能性)
・言葉の定義、タイトルの付け方が担当者によって違う etc…

上記はどの企業様(ホームファイリング)でも、大体発生します。あとは視認性をアップするためのタイトルの付け方のコツ、分類されなくて探せないファイル、分けすぎて探しにくい分類、情報の大きさ業務の流れ等を考慮するとどう作ればいいのかを一緒に考えながら、仕上げていきます。

この間、ズームのお打ち合わせ3回×60分+1回は訪問。ここに1番力を入れて進めます

相談・熟考の時間を大事に

ここに時間がかかるのは、担当者・社長・みなさんとリーダーで相談いただきながら決めていくからです。ここでリーダーが独自で確定していくと「他の人にとっては探せない・書類が出てこない」状態で仕上がってしまい、「情報共有」の目的を果たしません。

例えばさんが、取引先を「使用頻度順」でフォルダを並べても、Bさんにとっては「意味の分からない順」になるため探せません。
解決策としては、全員にとって共通の意味順である「五十音順」「取引の大きい順」という風に、相談しながら、チームにとってよりベターな分類や配列を作り上げていくこと。この過程で、徐々に精度が上がっていきます。

ここがふんばり時

完成間近!と思ったら「この書類、不要になったので行ごと削除」「この書類、〇〇室から(〇〇さんの机から)出てきたんです…」などなど増減が頻発し、せっかく作り上げた分類・タイトルが大きく変わることも多々。

「最初に徹底的に全部出す。あとから出てくるほどに、手戻りが複雑化して二度手間になる」

とお伝えしていたことを、リーダーが「こういうことですね(涙)」とかみしめているのを見ると、なんだか本当に申し訳ない気持ちに。お伝えはしているんですが、やっぱり出てきてしまうものです。
ただ…大丈夫。まだ大丈夫。エクセル、基準表の中だけなのでまだ「考えるだけで」なんとかなります。この後の、印刷貼付作業後の手戻り感は絶望的(笑) 再度このタイミングでみなさんに基準表を見せているからこそ、今出てきているんですよね。

「もうみなさん、机の中、簿冊等でも、もっている書類はないですか」の念押しが効いてきます

来年以降の維持管理を見据えて、リーダーのスキルアップ

1番最初にご提出いただいたファイル基準表、社内の共有度が高い順番で並んでいました。「松村工業様の情報資産」として全体把握しやすい順ではなく「全員がしっくりくる」並びとはいえませんでした。なので最初は、大きな流れは社長にご相談いただいたり、タイトルや配列の基本ポイントをお伝えしたり。これだけでリーダーが「ああ、そうやっていくんですね」と。これだけで8割くらい精度アップ。

そして打ち合わせを重ね、最終1行ずつ見ていくことでさらに、リーダーが120%やり方を学ばれます。最初は私が「指摘事項・説明・改善事項」をセットで伝えていたのが、後半は「指摘事項」だけで、リーダーが自力で改善。こうなると、来年度以降のファイル基準表・運用も安泰ということでファイル基準表の完成とともに、私も荷が少し折ります。メインとなる基準表完成まで、もうひと踏ん張りです。

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