就活時に押さえておきたいビジネスメールポイント

最近は、採用前、就職活動の場面でビジネスメールのやりとりのある企業が多いですね。

そのため「1通書くのに1時間かかった」「ビジネスメールが億劫で活動開始が遅れている」等、悲痛な声もしばしば。

大学で先生とやり取りしていても、先生のメールの癖を引きずっていたり。なかなか悲惨なメールもたくさん見てきました。そこで、就活メールが初めてのビジネスメール、という初心者の方に、最低限抑えてほしいポイントをご紹介します。

ビジネスメールは表現方法の問題ではない

ビジネスメールとは硬い表現をするメールではありません。「よろしくご査収ください」ではなく「ご確認をお願いいたします」でも構いません。「幸甚に存じます」と難しくせず「幸いです」、「嬉しく思います」で十分です。下手にネットの文例を真似て、硬く書くことを目的とせず、自分にとって自然な敬語で書いてください。硬い表現を使うと、逆に不自然な印象を与えたり、間違った敬語を使い失敗することもありますので要注意です。

件名は具体的に書く

文字数は、20から30文字程度。重要なキーワードを前に持ってきましょう。「昨日のメールについて」より「 【9月13日】面接のご案内、確認いたしました」、「【ご案内お礼】9月13日面接について」など、メールの内容が、タイトルから推測できるようにすることがポイントです。

本文は7つの要素をこの順番で書く

(1)宛名、(2)挨拶、(3)名乗り、(4)要旨、(5)詳細、(6)結びの挨拶、(7)署名 の7要素を、この順番に入れてください。たくさんのビジネスメールの本や特集が出回り「要件だけを端的に書かないと、非効率」など様々な解説がなされています。
しかし、この7つの型は特定の企業内ルールではなく、日本企業のビジネスメールの基本形であり、つまりどの業界でもこれが基本。慣れがない人でも、一定のレベルを保つことができます。大手の企業、自治体、また管理職研修等でも、全員がこの形式を意識して書くように、その理由と共に学んでいますから、安心してください。

また、各要素に「具体的に何をどう書くか」を意識すれば、時間短縮にもつながるでしょう。複雑に感じる方は、電話と同じとイメージしてください。「(1)○○様でいらっしゃいますか、(2)初めまして。(3)私○○大学の○○と申します。(4)本日○○の件でご連絡いたしました。(5)実は・・・。(6)それでは失礼いたします」そして、最後に(7)署名で締めましょう。

テンプレート利用で注意すべきこと

ネット上にあるテンプレートの利用自身は、悪いことではありません。ただ受信側に「どの会社にも、このメールを使いまわしているのだろう」と思われると、印象は絶対にマイナス。マイナスでなかったとしても良い印象を得られることはないでしょう。またたくさんの学生さんを見ている企業ほど、みんな同じような文例で送ってくるので、大体わかるそうです。文章をそのままコピーするのではなく、あくまで書き方の参考にする程度にしましょう。

また、やりとりが開始し、2通目以降テンプレートが見つからず、メールのレベルが大きく落ちてしまうこともあります。ここで、その人のビジネスメール力が見えてしまいます。1通目から、ビジネスメールの型や必須事項を理解して、自分の言葉で書くことができれば、2通目以降もレベルの維持が可能でしょう。

社会人になっても、急にビジネスメールが書けるようにはならない

しかも、新入社員になったからといって、突然短時間で完璧なビジネスメールが書けるようになるわけではありません。さらに社員研修では「名刺交換や接遇」の研修はあっても、ビジネスメールのマナーや書き方を教えてくれる企業は1割に満たず(※)、入社してからも、自分で学ぶしかない状況です。一度学んでおけば、就活時点はもちろんその後何十年と、あなたの社会人スキルとして役に立つことは間違いなし。就活のための準備の1つとして、ビジネスメールを基本から学ぶことをおすすめします!

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