ファイリングは一言でいうと、書類の管理方法

情報資産管理指導者・ファイリングコンサルタントの長野ゆかです。
ファイリング(会社・自宅)のプロとして活動しています。この書類の管理方法、とても優れていて素晴らしいのですが、認知度が低い。そもそも、大手の企業でしか導入されていないのが実態で、その企業に勤める以外、出会うこともない。
そのためよく「ファイリング」って何?というよくいただくご質問にお答えしたいと思います。

そもそもファイリングは、日本語に直して言えば「書類の管理」のこと。
だから「ファイリングセミナー」といえば書類の管理の仕方、片づけ方のセミナーのこと。

しかし「ファイリング」という言葉で本を検索すると「ファイリングシステム」→「バーチカルファイリング形式」を指していることが多く、中には「トータルファイリング(発生から廃棄のサイクル管理)」を指していることも。人によって言葉の定義と範囲が違う!ここですでに「え?なんだって?」って感じですよね。だからややこしいんです。

私が専門としているのは、ファイリングの中でも、バーチカルファイリング「書類ファイリング」のページでもご紹介。
いわゆる「昔からあるオフィスでの、王道の書類の管理方法」であり、「最近、自宅でも人気」の形式です。
今回はファイリング=バーチカルファイリング、としてイメージしやすい「書類管理形式の見た目」からご説明します。

ファイリングには大きく2種類。ファイル式ファイリングとバーチカルファイリング

この2つ、まったく性質が異なります。メリットデメリットから導入後の維持管理方法まで、違いを説明しだすと、山ほど。なので、まずはわかりやすく、イメージとして見た目の違いでご紹介します。

ファイル式ファイリング

おなじみの、フラットファイルや、Dリングファイル、クリアフォルダー(透明のポケットの上部から書類を挿入)などに、綴じて管理する方式。

穴をあけて綴じていることが多いと思います。私は簿冊式と呼んでいます。自宅でもオフィスでもおなじみですね。メジャーな用品であることは、大きなメリットですが、穴をあける手間や、書類がなくても「背幅分」の場所をとったり私物化しやすかったり、コピーしにくかったり…何といってもオフィスが片づかない!と、何かとデメリットもあります。

バーチカルファイリング

対して、こちら、バーチカルファイリング。
個別フォルダー、持ちだしフォルダー、ガイド、ラテラルキャビネット等を使用し、バーチカル(垂直)に書類を立てて管理します。

左の写真は、キャビネットではなく、ファイルボックスを使用した事例。オフィスで導入しトータルで管理をすれば、年度を追いかけ、サイクルにそって書類を管理する仕組みが整えることができます。

オフィスでのメリット、誰が見てもどこにあるかわかる。オフィスの机の上は滑走路♪

バーチカルファイリングを導入するメリットとしては経営記録、説明責任、リスクマネジメント、情報セキュリティ…。オフィス用語で言い出しても、きりがないほどたくさんの大きなメリットなのですが、

「どんなに大きな企業で大量の書類であっても、どこに何の書類があるか、誰が見ても、年度を超えても、完璧に把握できる」
「書類の発生から廃棄までを、完璧に追いかけることができる」
「担当者が変わっても、引き継ぐべき書類と処分すべき書類がわかる」
「書類の個人持ちゼロ、帰社時には机の上ゼロが可能」

セミナーなどで説明するときには、こんな風に、お伝えしています。
戦後アメリカから入ってきた、きちんとルール化された仕組みです。秘書検定1級でも学ぶのが、バーチカルファイリング。いわゆる「正統派」ファイリングです。

見た目の違いはそれだけ。ただしオフィスではこれだけでは不完全

見た目だけでご紹介しましたが、文書管理のルール、分類ルール、保存・保管のシステム、オキカエ・ウツシカエ作業、そして法律にそった書類の保管年限等、オフィスでは他にも必要なことがたくさん。管理方法はシンプルなんですが、普通に生活していると、全く聞いたことの内容な特殊な言葉と作業が続きます。

最難関は「維持管理のためには、全社員がファイリングに対して最低限の知識があること」「導入は普段の仕事と並行しながら進めないといけない。場合によっては仕事の流れ、やり方を変えることも発生する」ということ。狭く深い専門分野なので、導入時は担当者様にとって、とても負担の大きい作業。だから、私コンサルタントの出番になります。

自宅のファイリングから企業への逆輸入を目指して。ホームファイリングにも力を入れています

世の中にある全企業様に、ファイリングシステムの導入は必須だと思って活動しています。しかし1人じゃ限界もある。
なので、今私は、整理収納アドバイザー等プロの片づけサービスを実施している方に向けて、ホーム(自宅)ファイリングのノウハウ提供を進めています。
みなさんが自宅で当たり前に使うくらいなじみのあるモノになれば「会社もこの方式で」と管理する方が増えるのではと思っています。もっともっとみなさんにとって、ファイリングがもっと身近な書類管理方法になるように、盛り上げていきたいと思います。

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