こんにちは。情報資産管理指導者、ファイリングコンサルタント、オフィスミカサの長野ゆかです。

今日、我が家にいらした県民共済の方。ファイルが壊れて書類がバラバラになりました。私の目の前で(笑) バーチカルファイリングの文具をお渡ししたら、ファイル式から、バーチカル式に無事変更なさいました。代わりにお写真頂戴と、掲載のお願いをしてこの記事の完成です。

そして変更後の感想が「え!こんな便利なものが!」「こんな風に使うんだ!」「これからお客様宅でもすごく便利!」と絶賛いただいたので、書類もってお客様宅へ訪問されるお仕事をなさっている、みなさまのお役に立てばと思い、記事にしますね。

使われていたのは、30穴、プラスチックのリングファイル

こういうやつです。ルーズリーフ挟む方もいますが、透明のリフィルに書類を入れてらっしゃいました。

経年劣化のせいか、連れているファイルが重いのか。割れた後、全部外れてしまいました。
全ファイルバラバラに。これ、ご経験ある方はわかりすぎるあるあるなのですが、全部の穴をそろえて一度に通すの、案外大変(つるつる滑るし)

数分格闘されていましたが…。でも、はまったところで、超非効率だなと思ってバーチカル用品をご提案しました。

ヒアリング(雑談の延長ですが)状況はこんな感じ

このプラスチックのリングファイルを、使っていた理由

・透明のリフィルを使うことで、種類ごとに可視化しやすい
・お客様にお渡しするので、手で触れる回数を減らしきれいにしておきたい(リフィルに入れておきたい)
・同じ種類のものを、何枚か入れて置く必要がある
・書類の種類が増えたときに、ページ(リフィル)を追加したい

現状

・お客様への説明時に、使う可能性のある書類・チラシだけを入れている(持ち歩き用)
・自分が管理しやすい順番になるよう、綴っている
・種類によって、書類・チラシのサイズ、厚みはバラバラ
・1種類につき2~5枚程度×10種類程度。個別フォルダを分ける程の量はない。

とのこと。つまり、リフィルは必須。
個別フォルダの例外運用ではありますが、アイテムを使えば2穴のファイルと同じように、リフィルを使った管理も可能なのでこちらをご提案。

利用するのは2つ

・1、個別フォルダー(毎日持ち歩くので、ラミネートタイプのPP製(樹脂コーティング・水や汚れに強い)のもの

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・2、スティックファスナー(足長さ49mm)のもの 下のリンクは60mmのものです。

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コクヨ/ファスナー 60mm 50本/FA-22N
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 ※これ、みんな名前を忘れて、購入時に検索できなくなるみたいです。「ファスナー/スティックファスナー」で検索してくださいね。

メーカーの個別フォルダを購入すると、スティックファスナーを指すための切込みがあります。
そこに差し込めば、フラットファイルの用に使えます。

差し替え作業なう。
ファスナーは折るだけ。強度も非常にしっかりしているので、自立するし先がとがっていて入れやすい。

完成。

これからは、他の個別フォルダと一緒に、ファイルボックスに入れて、管理できますね。
(ちょっと分厚いのでもう1枚お渡ししました。ご自宅へ戻られてから分冊してもらいます)

これから使ってみよう、と思われた方への知っておいていただきたいこと、3つアドバイス

バーチカルは穴をあけないのが、大きなメリットで大原則

ファイル式・簿冊式がめんどくさいのは、穴をあけて綴じるから。だからみんな書類をファイルに入れない、というのが大きなデメリット。
これを補うのが個別フォルダ+ファスナーを使った、バーチカル+綴じるファイル。あくまで、使用用途に合わせた例外と思ってくださいね。

アイデア次第。ホームでも、オフィスでも応用可能

100均に行けば、いろんな種類の、穴あきタイプのリフィルがあるので、組み合わせ次第、アイデア次第でいろんな活用が可能です。
過去ホームファイリングでは、絵葉書集めが趣味の方に、はがきサイズに4等分にされたリフィルをご提案したり、
オフィスでは、セキュリティカードを収納するために、カードサイズに区切られたリフィルをご提案したり。喜んでいただいています。
すべてがA4サイズに規格化されるだけで、とても管理がしやすくなりますよ。

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・企業では個別フォルダ全体の1割以下の書類

ファイリングは、穴あけなしの利用が基本なので「どうしても順番に綴っておかなければいけない」書類に関しての利用になります。
よくあるのは、売上表や、日報、トラブル関連のデータベース代わりの書類。
あとは、ページ数が膨らむ計画書、会計予算書・決算書、議案書(自治体)なんかも、これなら閉じておけます。保管時には、ファイルボックスやキャビネットに置いておくこともでき、手元から書類を手放しやすくなりすっきりと収まりますよ。

ちょっとした応用ノウハウで便利さアップ バーチカルがもっと広がりますように

穴をパンチで開ける手間が不要、それが大きなメリットの1つであり特徴であるバーチカルファイリング。
だけど「こんな用品を使えば、穴あきタイプ見たいに使えるんだ!」ということを知っていただき、これをきっかけに、バーチカルファイリングに興味や、親しみを持ってくださる方が一人でも、増えたらとても嬉しいです。

職場の書類に。持ち歩き書類に。もちろんホームでも、オフィスでも。ぜひ活用してみてくださいね。

ホームファイリングセミナーでは、こういったノウハウをさらに詳細にご紹介をしています。ファイリングセミナー一覧
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