一般社団法人日本ビジネスメール協会長野ゆかです。今回は実際によくある出来事から、ビジネスメールのワンポイントをご紹介します

件名に【重要!】【緊急!】が入っていたら不快?

件名: 【重要!】 ご返信をよろしくお願い申し上げます。

これを見て、どう思われますか?何も思わない方要注意。実はこの件名「不快に思う受信者」が多いんです。ということは、文面を読み始める前にすでにアウト。当然「自分が不快に思う人」は、こういう書き方はしませんが、メールに慣れていない方もやりがちですね。

なぜ、使わないほうがいいのか

簡単な理由を1つ書くと、メールの受信ボックス=「その人のプライベート空間」という感覚・考え方があります。だから、そのメールが重要か緊急なのかは、受信者がきめることなんです。

【重要】ご返信をよろしくお願いします
→返信しないといけないのは、あなたのメールだけじゃない・どうしてこのメールだけ重要と?

【緊急】修正のお願い
→うちの会社、デザイン会社だから全部の仕事の修正が、緊急で普通の仕事だけど

【重要】面接日程変更のお願い
…就活中のみなさん、絶対やめましょう。

こういうのも、よくききます。

送信者の都合上、仕事上、【重要だ】【緊急だ】と言うことはあっても、受信者にとっては「あなたにとって、重要かもしれないけど、こっちにとっては普通の話」「緊急?勝手に優先順位をつけないでほしい」こういう意識が、”無意識”に働くから不快感につながります。いい印象を与えることはないので、気をつけましょう。

電話でフォローする

どうしても重要・緊急に対応いただきたい場合は、メールとは別で電話で直接お願いするなど、フォローしましょう。丁寧さが増し、印象もアップ、何より急いでいること、重要だと思っていることも間違いなく伝わり、仕事的がスムーズですし進むでしょう。メールは1つの仕事を進める1つの手段でしかありませんから、電話1本で良好な信頼関係をもって、確実に進められるなら絶対した方がいいです。

・メールの件名に【緊急!】と入れてくる人(電話で確実に伝えることを思いつかない・電話をするのが嫌・仕事が1つ増えて面倒)。
・メール+電話で「お忙しいところ恐縮ですが急ぎで」と連絡くださる人。

小さなことですが、ビジネスパーソンとしての印象は、大きく別れるでしょう。

【重要!】【緊急!】の上手な使い方

例えば社内ルールとして「社員全員が読む必要のあるものには【重要】を入れる」「3日以内に返信をしないといけないものは【緊急】と入れる」等、全員で共通のルールを定めて使うなら、これは上手な活用方法としてご提案しています。社内のビジネスメールの、使用ルールを定めるときは、ぜひこうしたルールも定めていただきたいですね。