一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師長野ゆかです。相手のメールを返信時、件名変えなくていいというルールに「どうして」と、疑問を持たれたことはありませんか?

もしくは今ご覧になって「え?そうなの?」という方もいらっしゃるかもしれません。

「Re:で件名そのまま返信してはいけない。毎回変えるように」というルールが、ネット上・周囲でも流行っていた時代があります。個人的な感覚的では、10年~15年くらい前。私も律儀に、毎回件名変えていました。

「変更しなくていい」じゃなくて「原則変更しない」がルール化

今は「やり取りしているメールの内容が変わらなければ、原則件名は変えなくていい」というルールに変わっています。いつからか明確ではないですが知ったのは2013年頃でした。もちろん、変更しなくていい、にもきちんと理由がありますのでご紹介します。

理由1、件名が変わると、過去のやり取りの検索ができない

15年前と比較すると、圧倒的にメールだけで完結する案件が増えました。その分、メールのやり取りも増か。なので、過去のメールを探すときに、受信一覧からではなく、検索機能をつかう方が増えています。
なので、件名が変わる→目的のメールを見つけにくい。件名が同じ→見つけやすい というのが1つの大きな理由です。

理由2、スレッド形式管理のメールソフトが増えた

スレッド形式というのは、1案件のメールをメールソフトが、1か所=1スレッドにまとめて管理する形式です。プラスマークを押せば、そのやり取りに関するメールが一覧で表示される機能で、gmailでもoutlookでも利用できます。便利に使われている方もいらっしゃいます。
ところがこの機能、件名を変えると、別スレッドがたつ仕組みになっています。件名を変えて送るたびに、ポツンと離れたところに1通のスレッドが新規でたち、1案件を探しにくくなる。「この人また…」とイラっとされているかもしれません。

理由3、何の件なのか一目でわからない

件名は、このメールの概要がつかめるように、最大限工夫して書きます。だけど、こちらが工夫しても、件名が変わって返ってくると、本当に内容がわからなくなります。

<例えば>
送信メールの件名が、これ。
「1月22日(月)オフィスファイリングセミナー配布資料の送付」

返信メールの件名が、これ。何の件が返信されたか一目瞭然
〇「Re:1月22日(月)オフィスファイリングセミナー配布資料の送付」

返信メールの件名がこれ。何の件か全くわからなくなる
×「Re:ありがとうございました」

まとめ 合理的に考えてOK,マナー的にも問題なし

・あえて内容をわかりにくくする
・あえて相手に検索しにくくする
・件名を変えるという理由が「頂戴したものを、そのまま返すのは、失礼」という、手紙のマナー文化からきている(という説)
・手紙とメールは全く別物
・相手にとってわかりやすく、相手にとって便利で効率的に。相手に配慮することが大事

こうした理由から考えて、件名は変えなくていい、です。
ただし、もちろん案件(内容)が変われば(変わってくれば)件名も変えてくださいね。

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