会社にお勤めしている訳ではない、私の名刺管理方法

こんにちは、オフィスの整理収納サービス、研修を実施しています、オフィスミカサの長野ゆかです。

最適な名刺の管理の仕方は、人(業種・役職・枚数等)によって異なります。なので名刺のご相談を受けても、提案は人によって変更しています。

■オフィスでの、一般的な名刺管理方法はこちら■
秘書もこの方法で管理 1番簡単な名刺の管理(片付け)方法(再up)

すると、「長野さんはどんな方法ですか?」と聞かれることが増えてきました。…ほぼ何もしていません、っていったら、その方法が知りたいという、多数のリクエストをいただきまして。そうか、そりゃそうですよね…

ってことで、みなさんがドン引かないか怖いけど、勇気出して、正直にご紹介します。

ずぼら…じゃなくって、シンプル+合理的

ではいきます。名刺をもって帰ったら、まず以下の2グループに分けます。

1、名刺交換後、Facebook・メールでつながった人
2、そうでない人

そして、写真の1か2の1番前に、いただいた名刺を置く
終了!…うっすい記事ですみません。
データ化?そんなことしないしないっ!

ポイントは
・立てて収納
・1年で抜き出し、別場所にある個別フォルダに入れて保管。
・この中には現年(今年度)交換した名刺しか入れないので量は増えない
・1と2が、8:2くらいの割合。頻度の高い8割のモノを手前に設定

20年あれこれ名刺管理してみて、たどり着いたのが結局これでした。

ちなみに、引き出しの中にケースごと収納しています。引き出し全部あけることなく、入れられます。
1、左手で引き出しをつかんでひっぱる、2、右手に名刺もってin、3、左手でつかんだ手のまま引き出しを締める。作業にして5秒程度で完了。

100均のケースで十分です。仕切が必要なら、わざわざ購入しなくても、厚紙を名刺より少し大きめに切る、もしくは1つの名刺に付箋貼っておくだけでも、役割は果たしてくれます。

「名刺がなくても、連絡が取れるかどうか」が1番の基準

私は今の仕事では、頂戴した名刺をその後必要とする場面はほぼありません。なぜなら交換した直後にメールでお礼を送る、Facebookで繋がるということで、連絡を取れる状態にあるからです。Facebookでつながった=連絡手段確保 メールも一度やり取りした=連絡手段確保。これで名刺が不要になります。

1年単位でもらった順のまま束にする

それでも、念のため名刺を探すときのために、1年単位で束にして保管しています。相手の方のお名前を正確に思い出すよりも、いつ頃交換したかということの方が、自分にとっては目的の名刺を探す情報として重要だからです。

名刺の量が10倍になっても

ちなみに年間交換枚数は平均100枚程度。だから成立する方法かもしれませんね。でも交換枚数が10倍になったとしても「名刺の使い方が変わらなければ」この運用を続けるでしょう。「出会った人との思い出・出会った人そのもの・名刺をもらった数=人脈」等と考える方もいらっしゃるのですが、私にとって名刺は、交換した後、連絡方法が確保できた時点で、お役目を終了するモノと割り切っています。

私の管理方法のこだわりは使用頻度によって、手間暇をかける割合を変えること

名刺そのものを使わない(重要ではない)モノのに、手間暇をかけて収納することに意味が見いだせない=ムダという、考え方です。だからデータ化すらしません。
おしゃれに美しく見せることより効率的な収納を最優先しています。もちろん、逆に使用頻度の高い、よく使うものであれば、より使いやすく・より収めやすくするための手間暇は惜しみません。ちょっとの角度でも、高さでも。しっくりこなければ何年かかっても、ずっと改善方法を探し続けます。

勤めていた時は、100均ケース+PCのアドレス帳

名刺幅の100均のケース(10cmくらいのもの)を机の右引き出し、最上段に入れ、50音順(使った名刺を一番前にする!)で管理していました。当時も、使用頻度も低かったんですがこれが当時としては一番最適と思っていました。今ならケースすら持たず、束にしてたかも。

結局、連絡頻度が高い人は名刺なんか探さずに、outlookのアドレス帳に入力してました。一目瞭然だし、見つからなければ検索すればいい。そして「Aさんが不在の場合の担当はBさん、営業時間は何時まで、前回の依頼はこれ、伝えるお客様番号はこれ、契約期間いつまで」等、メモも備考欄に入力して、職場のみんなで共有。引継ぎもムダなし。これが一番効率よかったんですよね。

名刺交換した相手を、全員覚えておくことが仕事なら

例えば、人をつなぐお仕事をされている場合、外出先からでも今すぐ数年前に交換した名刺を見たいこともあるでしょう。
また交換した全員を、絶対覚えておかないといけない!それが仕事だ!という職種の方もいらっしゃいました。そんな方にはデータでの保管(外出先で取り出せること優先)+50音収納を、お薦めします。それが仕事なら、時間をかけて完璧に管理すべきです。
また「名刺のデザイナーです」とか「自分は憧れの方の名刺をコレクションしているんです」という場合は、名刺フォルダや、それに準じた個別フォルダをお薦めします。一目で何種類もの名刺を見られる方がいいからです。

片づけ・収納に対する「投資」≦使う頻度+重要性 →効率がいい・片づけができる

オフィスの整理収納で大事なのは、

時間・お金・スペース ≦ 使う頻度+重要性

このバランスが成立しているかどうかだと考えています。これが逆転し
「使いもしないモノの収納に、手間暇かけすぎ」だと「片づけ進まない、無駄な時間・無駄なお金・無駄なスペース利用」が発生し、総じて「片づけられない」という表現になるのではないでしょうか。

私なんかまだまだ甘い!?ある社長さんのお話

「私は名刺すぐにデータ化して、全部キレイに置いています!」なんて、素敵収納写真をアップする方が、整理収納アドバイザーとしてはウケるのは分かってるんですが(笑) 効率性重視の一例としてご紹介しました。ただし、書類に関しては、家でも全データリスト作ってラベル打ちだして管理しています。私のメリハリここです。

ちなみにある大手企業の社長さんは、3年経ったら1番古い年度の、1年分の名刺を一切捨てるとおっしゃっていました。「名刺なんか1年になん百枚ももらう。全然覚えていない。名刺に意味がない。本当に用事のある人なら、どうやってでもまた連絡すればいい」
どれもこれも、考え方次第。その人に合う方法っていろいろありますね。

オフィスの片づけサービス

名刺の収納方法それ以外のノウハウも惜しみなくお伝えしています。

1、お勤め先で片づけが苦手な方の、個々人の片づけサポート
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