導入概要

企業名:株式会社環境管理センター(山形県鶴岡市)

会社リンク http://www.kankyokanri.co.jp/gaiyou.html

書類保有対象:代表取締役 小林秀樹 様

期間:2019年7月1日から9月30日の3カ月間

導入サービス:オフィスファイリング個人サポート

 

対象書類:社長管理の書類ー机の中、キャビネット2段

before

 

after

 

キャビネットボックスの中

 

導入決定は「新事務所建築のタイミング」

長年の夢であった新事務所の建設のタイミング(二つの事務所を統合)で、ちょうど長野先生のオフィスファイリングセミナーを受講しました。企業向けであるオフィスファイリングのメリット等を知り、もっ学びたい、知りたいと思い、導入を決定しました。

 

何を引き継ぐかが、明確に。重圧不安からの解放

3カ月間、自分の仕事の書類の整理を行っていく過程で、最初に書類の要不要を実施、ファイルを資産管理として分類・データベース化を行っていきました。

最初の手順、要不要作業を終えた段階で、すでにメリットは感じ始めていました。そしてデータベース化作業。この作業を通じて要不要とは違う角度から書類と向き合うことになりました。時代・市場の変化を乗り越えて来た歴史が刻まれている書類に対し、様々な想いが巡りました。その中には、これを息子に繋いで行く使命もありましたし、私が戦ってきたこれまでの葛藤と、それを経験するであろう息子への想いもありました。

これら重荷でしかなかったことが、ファイルを整理することで、何を引き継いで行くべきかということが明確になりました。重荷の実態を直視できたことで「なんだかわからない重圧・不安」から解放されて行ったことも大きなメリットでした。

ファイル基準表の作成はマスト

ファイリングの作業をする中で、全書類が共有前提→書類を個人で管理するのはおかしい、ということから、会社は公器だと気づかされました。当たり前のことを痛感。今まで、自分のモノだと考えて必死に守ろうとしていた姿が、滑稽に思えました。
また、会社は公器という一つの軸がでたことで、みなを動機づけできます。この考え方があるのと無いのでは雲泥の差だと思います。
ファイリングシステムのメイン作業であるとセミナーで聞いたファイル基準表の作成ですが、納得。やった方が良いどころではなく、マストの作業でした。

自分がまずは、モデルとして導入

職場では、私のファイリングをモデルとして示して行きました。タイミングを見て水平展開したいと思っていましたが、押しつけたくはなかったんです。そして、当初は私自身がこのファイリングに惚れていないと、みなを動機づけするのは難しいとも感じていましたが、昔からの社員も、意外にも昔話を交えながら、好意的に取り組むことができました。

やってみれば意外と進む、初めの一歩の大切さ

弊社は40年以上の歴史を持つ会社であり、キングファイルに入りキャビネットに置いてある難航が予想された古い書類たちを前に、これは手を付けるべきではないのでは?と、かなり腰が引けました。しかし「ファイル1冊でも資産」という、長野氏の言葉に押され、作業をスタートして行くと、意外にも作業はスムーズに進みました。初めの一歩の大切さを思い知らされた瞬間です。

古い書類の扱いは苦労しましたが、向き合うことで無碍に避けていたことに気が付きました。改めて見直すことで【わしたちも、まだまだやれるぞい!】と、ボロボロのファイルが教えてくれたような気がします。

シンプルかつ妥協を許さず、最短で目的地へ

正直、初めは簡単だろうと、高を括ってました。進めて行くうちに、あれこれと置いてある参考書等も気になりはじめ、逆に難しく複雑に、考えるようになっていました。しかしLINEで長野氏に相談していく中で、シンプルかつ妥協を許さない、褒めて梯子をどんどん掛けて行くスタイルでのサポートをいただけました。おかげでよそ見をせず、最短で目的地へ案内して頂いたと感じています。

 

長野より

今回は「個人サポート」として、社長の書類の一部でした。いつもは社員様に向けて提供しているこのサービスですが「ファイリングを会社全体で導入したらどうなるか」を社長自ら、イメージしていただける機会となりました。次のステップとして、社内全書類を同じように完成していただく。そして、最終オフィスファイリング「システム」として、リバウンドしない完ぺきな管理法まで、追って導入いただければと思います。