こんにちは。元市役所職員で、一般社団法人日本ビジネスメール協会の認定講師。勤めてた時の送受信実績は10万通。オフィスミカサの長野ゆかです。

ビジネスメール苦労しますよね。家でも、学校でも、教えてくれない。なのに、いきなり就活で、ビジネスレベルを要求される。今の学生さんは本当に大変だなぁと思います。

自力で…色々ネット調べて学んでいる方が多い中「気をつけてー!」と思うことが色々あるので、これらについて書きますね。

1、日本語・敬語だけじゃだめ!!難しい言葉もNO!ビジネス「マナー」と「メール」の学びは別

真面目な人ほど、やりがちなのがこれ。ビジネスメールを学ぼうとして敬語に重点置いて勉強。だめですよー。敬語が満点に使えても「件名書いてない+改行なし+くどくどメール」とかやってしまうと…5点です。敬語のレベルは、バイト先や先生に対してそこそこ敬語使えているくらい。(秘書検定2級で、敬語8割とれるレベルくらい)を最低限としましょう。「〇〇っすよー」はだめっすよー。
敬語はメールで使用頻度が高いものから学んでいくと、効率的。「食べる」「いただく」「召し上がる」とか「ご母堂様」とか、メールでそんなに使いませんから。

また、ビジネスメールと思って、マナーを学びに行ってもだめですね。ビジネスマナーの中には「PCの技術的な解説」がほぼない。CC、BCC、拡張子、アカウント設定…そしてセキュリティ関係。ビジネスメールでは重要なこと。特に、CC、BCC間違えたら、個人情報流出!とか、ウィルス・パスワード関連で失敗…って場面次第では大事。でも、マナーの先生はそこはご専門ではないから教えられない。だから、私の講座はマナーの先生の参加割合も多いくらい。ビジネス「マナー」とビジネス「メール」の学びは、完全に別と思ってください。

2、ビジネスマナー講座の注意点+大学の教授はビジネスメールの先生じゃない!

「教授とのやりとりでビジネスメール書いてるから大丈夫」…聞きますねー。でも「教授」と一言でいっても、色んな方がいます。全員が、ビジネスメールをきちんとかけているかと言えば、NOです。極端に言えば、拝啓・早々を書く人、記、以上書く人、太字、カラー、下線のHTMLメールで、ゼミの生徒を脅すようなメールもありましたね。そこまでなくとも、それなりにみなさんクセがあります。

ある先生は「学生は最初メールを知らなくて当然。だから件名を入れろ、こうやって送れ、と説明する。ただし、あくまで操作説明。マナーは考えていない。プロから学んだ方がいい」とおっしゃっていましたし、またある先生は「僕のメールを真似して、レベルアップをしようとする学生が多い。自分のメール力=学生のメール力と思うと、責任重大だと思い学びに来ました!」と。こんな素敵な先生だったらいいですねー。

3、ネットの情報をまるっと信じない!

ネットでメールの文面が紹介されて、便利ですよね。でも「参考に」留めておいてください。コピペは…ばれます。みんな、同じ文章だから。あと、とんでもないものも結構あります。名乗りも挨拶もすっ飛ばし…、会ってくれるかわからない初対面のアポに、がちがちのクローズドクエスチョン、させていただきますの連発、その改行わかりにくい!などなど。突っ込みどころ満載。

ネットのメールの書き方情報を、簡単に見極めるポイントの1つは、その情報源が匿名か本名かです。私のように個人名を出している人は、最低限自分が書いたことに責任をもって発信しています。これはネット上の情報全てですが1つ基準にするとよいと思います。

あと、ビジネスメールの特集も色々あるけど、これも中身も色々。「ビジネスメールは効率性が1番!要件箇条書き、1行でOK!」とか。クセがすごい。最初に学ぼうととった1冊が、それだとキツイです。ウェブもそう。そこで、手っ取り早く正しいメール情報を学ぶならここ

ビジネスメールの教科書

私が属する、一般社団法人日本ビジネスメール協会の事務局が運営しているサイトです。ここの情報なら間違いないので、基本を押さえるときは参考にしてください。

4、就活中も後もNO! ベターなのは就活の「前」にまなぶ

就活が始まってから学ぶのでは遅い。せっかくなら、就活までにメール学んでおく。そして、周囲の人とビジネスメールを書く機会に実際に練習しておきましょう。いろんなジャンルの社会人とやり取りする際に学んだノウハウを使ってください。また、相手のメールが上手だと「こんな風に書くんだ」と学びがあり、自分のメールスキルも格段にアップします。

先日、ある学生さんが先生に「きみのメールはイラッとさせるから、ビジネスメール学んだ方がいい」と言われ、講座にいらっしゃいました。受講後「知らないことばっかりでした。指摘してくれた先生に感謝です。就活前で良かった…」とおっしゃっていました。

5、社会人になっても、自然に書けるようにならない

企業でビジネスメール研修があるのは1割程度。先輩もマナーから正しい書き方としては、教えてくれない恐れ大。さらに10万通の送受信実績があっても、メールの書き方が不安で学んだのが私です。つまりどれだけ経験を積んでも「根拠がわからなければ」正しいと確信が持てない=ずっと不安=人に教えられない。
つまり、社会人になっても自信はつかない。結局「いつかどこかで」学ばないといけない。だったら1日でも早く学んだ方が、絶対得だと思いませんか。

まとめ ビジネスメールはあなたの全能力が浮き彫り/企業はメール力を見ている

ある経営者の方は「採用試験するなら、その場でメール2・3通書いてもらったら、大体ビジネススキルがわかると思う」とおっしゃっいました。文章力(日本語・敬語・組み立て)・端的正確に伝える力・コミュニケーション力・配慮・スピード感・先方の本意を読み取る力・提案力・解決思考…、非常に高いスキルが総合的に求めらるから、と。仕事力丸見えってことです。

また、実際就活ビジネスメールが採用の合否に影響しているというのはある人事担当者の方。合否まではなくても、印象を左右することは間違いないでしょう。

でも、ビジネスメールの基本型・考え方・見せ方さえ知っていれば、無難に70~80点はとれます。

 

自分のスキルを上げたい人は

就活の時に知っておいてほしいビジネスメールのポイント(サイト)
基本の書き方考え方の詳細は、ビジネスメールの教科書(サイト)
公務員志望の方なら、「著書」この1冊で安心!!新人公務員のメールの書き方 をお薦めします。

また可能なら、ぜひ講座に来てください。たった2時間で全不安を払しょくします。就活メールの持参くだされば添削もしますよ。疑問質問あれば、オフィスミカサのLINE@(片づけ専用とありますが、私がみますのでOKです)からでも、お問い合せでも。お気軽にご連絡くださいね。