一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師 長野ゆか です。
「添付ファイルって、何メガまでメールに添付していいのか」「どのくらいのサイズまでなら失礼にあたらないのか」講座でもよくいただく質問で、みなさんの答えも分かれます。社内の環境や業界によって異なる「感覚的」な要素も強い。そこで参考にいただけるよう一般的に言われている回答を記載します。

市役所・自治体宛にメールを送るために、ファイルサイズを確認したい方は以下の記事をご覧ください

市役所・自治体宛にメールを送るために、宛名を「〇〇市人事課」か「〇〇市役所人事課」宛か、悩む就活学生さんは、こちらも

 

1、答えとしては「2M以内」

ボーダーは2MB(2000KB)です。じゃあ3Mはダメですか?5Mは…?って質問を受けたとき、以下のようにお答えしています。

  • 1MB以下

相手との関係上、絶対に悪く思われたくない・手堅く送りたい場合は、このサイズなら大丈夫。

  • 2MB以下

受信者の9割はOK。このサイズで、受信拒否されたり「不快だと感じた」という人は聞いたことがありません。
基準になるラインです。

  • 3MB以下

受信者の8割はOK。数年前まで、ボーダーラインだったサイズです 。今でも推奨されている場合もあります。私も、個人的にはOK。ただ、受信時のルールとして、ファイルサイズを最大3MBにしている企業さんが増加傾向とのこと。なので、3MBのファイルを送信すると、届かない場合もあります。

  • 10MB以下

アウトです。どうしても送りたいなら事前に、電話かメールで相手に了承いただきましょう。いきなり送りつけると「ビジネスメールの一般常識しらないのね」と思われても仕方がないラインになってきます。

  • 10MB以上

ありえない!!絶対駄目です!どうしても送る必要があるなら、これも相手に、事前に相談してください。

2、大きいサイズのファイルがダメな理由→相手に迷惑をかけるから

答えはシンプルです。送信したファイルのサイズが大きすぎると、相手がメールを受信できないケース等があるからです。インターネット接続環境は向上し、パソコンのスペックも良くなっていますが、外出先やスマホで利用する場面が増えていることを考慮もしましょう。相手にどんな風に思われているか、シーン別で具体的にご紹介。

例1:メール受信に、時間がかかる

受信者の方は、イライラしながら受信中の画面を前にじーっと待っています。その上で、タイムアウト(通信切れ)して再度受信からやり直し。「うわー!メンドクさいメール送ってきたなぁ」って、言われているかも。

例2:そもそも届かない

メールサイズが大きいと、危険なプログラムと受信側のメールサーバが判断する可能性があります。つまり、あなたの送ったメールが、届かない。受信者も、原因がメールサーバーだとすぐにわかればよいですが、それがわからない場合、なぜ届かないのか、いろんな方法で確認するだけでも大幅に仕事の時間を割くことに。そして、やっと相手ののメールのサイズが大きすぎるという結論に達します。
最後気をつかって、こう電話をかけます。「非常に申し訳ないのですが、ファイルサイズを小さくしてもう一度、送ってください」

例3:とどめの一撃!

メールボックスの容量には限界がありますが、会社にお勤めの場合、一人に割り振られる容量が少なく、毎日ぎりぎりのラインで運用されていることも。そんな場合は、あなたからのメールで、最大受信容量をこえてしまいます。すると制限がかかってしまい、その後、他のメールを全く受信できなくなってしまうことも。そんなときに、受信側で言われているセリフ。
「うわ、爆弾来た!」「DOS攻撃された!」「これ消さないと、他のメールが見れない・・・メンドクサイ」どのシーンも見たことあります(笑)

3、写真や動画はメールで送らない方がベター

デジカメで撮影した写真データは、標準設定で撮影したままだと数MBを超えます。なので、添付ファイルとして送付することはおすすめしません。PowerPointはもちろん、Word、Excelデータも気をつけましょうね。Word1ページ、テキストだけなら10KB前後でしょう。だけど、写真サイズを編集せずにWordで利用すると
あっという間に数MBのWordファイルのできあがり!
たった1ページで、20MBのワードファイルを…。見たことありますか?私はありますよ! 何度も(汗)!
なかなか開かない、保存できない。編集しようと1行動かすたびに固まる…あの恐怖(最近のPCなら大丈夫かも)!!気をつけましょう。

4、じゃあ、どうやって送るのか。大容量ファイル送受信サービスを利用することも

専用ソフトを使って、ファイルサイズの圧縮をしてみたり、利用目的によっては、画像自身を小さくしてしまうこともありですよね。もしくは、ファイルを大きいまま送りたいときは大容量ストレージ(大容量ファイル送信)サービスを利用してみたり。みんな悩みは同じなので、回避方法はイロイロあります。「容量が大きいファイル、送信方法…」こんな感じで検索してみてください。会社にお勤めの方は、社内でルールがあるかもしれないので、必ず事前に確認なさってくださいね。

5、注意すべきは、初めての方とのやりとり

注意すべきは、初めての方とメールでやり取りする場合です。相手がどんな環境でメールを見ているか、全くわからない状況だから。だけど、毎回「このファイルサイズ、送っても問題ないかな。サイズ確認してから添付しよう」と、一瞬気をつけることができれば、レベルアップです。

6、配慮が大切、メールは人とのコミュニケーションツール

「手堅くメールを送ります!」といっても、1MB×3通・・・、これも変ですね。社内同士でグループウェアを利用している場合は、少々大きなファイルを送っても、問題ないでしょう。結局は、お互いが了承しているのであれば大きなファイルのやり取りもOKです。

相手に不便な思いや、いやな思いをさせないことが基本。そのため
・相手の受信環境
・受け取る場面を考える
・その時に相手がスムーズに受け取れるか、開けられるか、見れるかということに配慮する

ということが大切なのです。

ビジネスメールは、メールというツールを使ってのコミュニケーションだと思っています。「相手のことを配慮する気持ちがあってこそ」のマナーです。 だから、相手の方が不快に思った時点で、そのコミュニケーション(=メール)は「失敗」。お互いが、みんなが、気持ちよくメールのやり取りができるように添付ファイルのサイズ、参考になさってくださいね!

その他、他の媒体での執筆や、講座などの参考情報

もし今送ろうとしているその添付ファイルが、再送信なら!
ファイル添付ミス+その後やってはいけない致命的なミス(再送信文例) 絶対ご覧くださいね。

2017年6月に出版した「この1冊で安心!!新人公務員のメールの書き方」の第6章にも
何メガまでいいのか、という内容を記載しています。

 

こんなルール知らなかった、一度きちんと最初から学んでみたい!
そんな方は、ぜひビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)受講をご検討くださいね。

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