一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師 元市役所職員、長野ゆか です。

当ホームページ殿堂入りする、ダントツのアクセス1位は↓なんですが、検索キーワードを見ると「市役所 メール 送りたい 何メガまで」「官公庁 メール 添付サイズ」 等 が並びます。私が元市役所職員として記事を書いているものもあるので、ヒットするんでしょうね。

添付ファイルサイズは何MBまでOK?ビジネスメールのマナー2017年

「そんなことわざわざ調べなくても、普通で大丈夫ですよー」と言いたいところですが、その普通が知りたい!と調べてくださったと思うので、あえて詳細に書きますね。

1、答え=一般企業と変わりません。上記リンク先と同じ感覚で

市役所だから1MB以下じゃないとだめ!とか国だから100MB送ってもいい!というような特別なルールは、存在しません。1700もある全自治体が1メール辺りの受信容量を統一している、なんてありえないですよ、というと「そりゃそうだ」と納得いただくことが多いです。

2、ただしファイルサイズ次第では、受信拒否設定にかかる

メールサイズによって、受信制限をしている自治体が多いでしょう。総務省が示している情報セキュリティポリシーに関するガイドラインでは「統括情報セキュリティ責任者は、電子メールの送受信容量の上限を設定し、上限を超える電子メールの送受信を不可能にしなければならない。 」と明記されています。

地方公共団体における情報セキュリティポリシーに関するガイドライン(平成27年3月発表)PDFファイルPDF
3.6.1. コンピュータ及びネットワークの管理

そのためメールサイズの上限は、自治体ごとに設定している→あまり大きなファイルを送ったら、到着しない可能性が高い、ということがわかります。

ちなみに、こちらが10MBのファイルを送ったけれど、相手は受信できないときは「容量が大きくて、受け取れなかった」というエラーメールが先方から返ってきますよね。なので、通常わかります。ただし、メールサーバの設定次第では、返信メールを送らない可能性もあります(返信メールが全部英語のせいで、サーバがエラーを返しているのに迷惑メールと思い込み、送信者が削除しているケースも)

送ったからと言って、相手が読んでくれたかはわからない。メールが届いたかの確認は「相手と直接のやりとり(返信)」という基本に沿えば、トラブルは避けられます。

3、添付したファイルの名前は必ず書く

これも、自治体宛メールに限った話ではなく「■添付:〇〇〇ファイル,pdf」という風に本文中に書くことは、相手への配慮です。ただし添付ファイルをクリックしても、即あけられない仕組みを採用している自治体は増えています。

「添付ファイル 無害化」というキーワード、調べると「自治体情報セキュリティ/マイナンバー云々」と出てきます。セキュリティ強化のために、添付ファイルからウィルス感染しないようにするための仕組みです。
具体的には、メール受信時に添付ファイルが別システムに隔離されるため、そのシステムにまたログインしなくちゃいけない(詳しく知りたい方、こちら画像あってわかりやすかったのでどうぞ

なので、ファイル名書いておかないと、いざというときに「あれ?ファイル添付ない?付け忘れ??無害化系のシステムのエラー?」と原因究明が複雑なので、先方からの返信がくるまでにタイムロスが発生することが予測できます。ファイル名が書いてあれば「送ってくださってるのに、ファイル見当たらないので、少しお待ちください」と返信が来るでしょう。

そんなの向こうのシステムの問題でしょう、とは言い切れないんですよね。先方が時間がかかるということは、こちらもそれだけ返信時間を待たねばならず、結局こっちも非効率。ファイル名を書くのは官民問わない配慮ですが、自治体に関してはこうした事情からも、きちんと書くことをお薦めします。(ちなみに複数ファイルがあるときは、全てのファイル名を書きます。これも官民…以下同文)

4、大容量ファイルを送りたいとき。宅ファイル便等、インターネットデータ便は使えない可能性が高い

大手の企業によくあるみられるのですが、業務に関係ないと思われるサイト(例:娯楽系・動画等)へのアクセスが制限されている場合があります。子どもにネット見せるサイトを規制する、インターネットのフィルターです。この場合、大容量ファイルのアップロード・ダウンロードサイトへのアクセスも禁止されているケースがあります。(企業情報等を、まるっと持ちだせてしまうから)

ということで、こちらが「20MBあるから、宅ふぁいる便で送りました、URLからダウンロードください」と連絡しても「すみません、そのサイト見れないんです」なんてこともありえます。ただ、ここまでセキュリティ意識高く対策をしている場合、自治体側(企業側)が独自で大容量ファイル送受信の仕組み(システム)を持っている等、何か別の方法があります。なので、2度手間を防ぎたい、先方に無駄な手間をかけたくないなら「20MBのファイルお送りたいんですが、どの方法で送ればいいか」と、先方に確認してから送るのが、1番間違いないでしょう。

まとめ ビジネスメールの基本的なマナーを抑えていれば、なんでも対応できる

お気づきの通り、自治体特有の環境はあるにせよ、全てビジネスメールの基本的なマナーを抑えることができていれば、普通に(特に意識しなくても、トラブルなく)やりとりできることばかりです。警察や消防、大学、大手の企業…どこへメールを送るのも、結局同じです。

添付ファイルサイズを意識している、添付ファイルの名前を書く、大容量ファイルの送受信は自社と先方の企業の情報セキュリティルールを確認(存在を考慮)する。逆に言えば市役所にメールを送るから知っておかないといけないことではなく、一般的なビジネスルールとして抑えておくべきことばかり。全て、ビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)に出てくることですし、私も企業研修で、新人さんにもお伝えしている内容です。

ただこれが、ビジネスメールマナーを学んでいない新人・就活の段階となると非常に困ると思います。例えば就活の段階で、何らかの事情で市役所の人事課に大容量のファイルを送らないといけない機会があったら。「メール来ていませんが、送信くださいましたか?」と電話がきた後、「え?メール届いていませんか?何日に送りましたけど…もう一回送ります。また届いてない?あ、なんかエラーメッセージ来ています。え、大容量のファイル届かない?じゃあ別の方法で送ります、今度はサイトが見れない?」
という具合で、何度も電話で連絡することになり。いやですよね~お互いすごく気を使って、無駄な時間使って。人事側がシステムに明るくない担当者だったりすると、これまた手間がかかることも考えられます。そんな、いざってときのために。先にビジネスメールマナー学んでおくと心強いですよ。

その他、他の媒体での執筆や、講座などの参考情報

もし今送ろうとしている、その添付ファイルが、再送信なら!
ファイル添付ミス+その後やってはいけない致命的なミス(再送信文例) 絶対ご覧くださいね。

2017年6月に出版した「この1冊で安心!!新人公務員のメールの書き方」の第6章にも
何メガまでいいのか、という内容を記載しています。

ビジネスメールのマナーを学ぶって文例だけじゃないの?と思った方。添付ファイルのサイズ1つとってもマナーですから、上記のような基本的なルールは多数存在します。これが普段ビジネスメールを使っている人には「基本的・あたりまえ」すぎて、先輩があえて教えてくれないのが、これまた問題。

一度きちんと最初から学んでみたい!
そんな方は、ぜひビジネスメールコミュニケーション講座(ベーシック編)受講をご検討くださいね。