データ(文書)ファイリング

ファイリングシステム導入コンサルティング時の、書類とデータ管理の考え方

ペーパーレス化を優先、ご希望の場合

・ペーパーレス化の実施、デジタルでのメイン業務管理を最優先で実施。
・ファイリングシステム導入の前後で、ペーパーレスの実施を行っていただきます(同時並行も可)

・単にWord等の文書ファイルをPDF化するのか、システム導入を行い契約工程や工程管理すべてにおいてデジタル管理を行うのか、また社内規定上それを行ってよいのか、社内の影響の範囲等を見極めながら、管理方法の切り分け/ルール化を行います。
・すべてがシステム化されたとした場合、今年度以降書類がゼロになったとしても、前年度以前の書類については、法定保存年限の関係上必ず残るため、残っている書類について、ファイリングを行いデータベース化を実施します。

・メイン業務はすべてシステム化されており、管理部門だけの書類が残る場合等は、管理部門を中心としたファイリングシステムの導入を行います。

紙ベースでの管理を優先、ご希望の場合

・ファイリングシステムの導入ですべての書類の管理を行います。
・全作業を行った後、既存のスペースでは保管が厳しい場合、外部倉庫への保管などのご提案を行います

データ管理、PC内の内部だけのコンサルティングご依頼の場合

お引き受けしております。

1,貴社データサーバ、PC、データ管理の現状をヒアリング
管理場所(社内・社外サーバ・クラウドサービス・PC内)/目的別利用状況、各データ容量、管理年度、権限設定状況等

2,データ管理のサイクル概要をご説明
トータル管理方法について約3年単位でのご提案

3,サイクルに乗せるため事前準備として、具体的な分類・表示名についてご説明
社員様個々人で行っていただく作業、グループ、係、所属で行っていただく作業について
階層の再作成をいただきます。

4,サーバ・PC操作管理概要についてご説明
情報システム担当者様の具体的な作業、役割、ありがちなミスの注意事項等

5,作業実施(貴社社員様・もしくはオフィスミカサ作業請負)
1~4の作業完了後に実施・マニュアルの作成

6,翌年度以降、毎年実施
決算期・会計年度にあわせて実施することで、データのリバウンドも防ぎ、探しやすく使いやすい状態をキープします。

データ管理改善ご依頼時の価格について

・書類のファイリングシステム導入時(半年間サポート)と、ほぼ同様のお見積もり金額です。
・ただし、書類のファイリングシステムの導入を、行っていただいた企業様においてはご契約金額の範囲でサポートを行っております(契約金額に含む)

ファイリングシステム導入をいただいた企業様の場合、情報の洗い出し・分類まで完了していること。また書類管理のサイクル方法を社員のみなさまが知ってくださっているため、準備がすべて完了となります。上記1と4のご説明だけで実施できるます。
これまでのファイリングシステム導入企業様も、60分程度のレクチャーで自社で実施されているため費用をいただいておりません。

オフィスミカサの強み

単純PDF化でのペーパーレスで起こる問題を解決

ペーパーレス化を目的として失敗されている企業様が多い印象です。書類をPDF化し削減したものの、結局後で探せない・出てこない。ここからデータが出てこないんだけど、と、ご相談いただくケースが増えています。適切なタイトルも分類もなく詰め込んだだけなので、ここからの改善は非常に手間がかかります。

またPDF化したファイルの中の検索精度が100%のシステムが導入されても、解決できるのはせいぜい個人から数名での仕事まで。5名以上になれば、条件に合うファイルが数十、数百とヒットしすぎて探す時間のロスが発生しています。これはタイトルをつけ、分類するのが人である以上システムでの解決は難しいと考えています。

その点オフィスミカサでは、データを「情報資産」と位置づけ、ペーパレスではなく、情報活用を目的として改善を行います。全情報を洗い出し貴社の現在の業務にあわせて基本ベースを作りこむため、担当者が変わってもそのファイルにたどり着ける仕組みを作りこむのが、情報資産ファイリングをベースにしているデータ管理の強み。「情報を活用するのは人である」という点を重視した改善を提案・実施しています。

システム導入で解決できないデータと書類の管理

決裁や契約書、営業店舗とのやり取りなどのメイン業務をデジタル管理することでペーパーを削減しされた場合でも、それに付随する業務書類やそれ以外のデータに関しては、サーバー内で管理が乱雑になっている。書類については紙のままで管理し段ボールに山積み見て見ぬふり、ということも、各社様で発生しています。

部門別・担当役職者別に課題が残っているケースで、この場合「企業としての課題」ととらえてもらえず、置いて行かれた業務の担当者が非効率な状態で日々ストレスを抱えています。
ここを放置している場合、書類は少なくても法務や人事に関する書類はDB化されていない、引き継げていない、総務が管理するロッカーは簿冊が山済みで誰も管理できていない―など、企業としての脆弱な部分が露呈されます。

こうした場合は、残ったデータ・書類だけをファイリングシステムの仕組みにのっとりアプローチするだけですべてが解決します。経営者にとっては本業の売上等の資料はもちろん重要ですが、社内の資産・保険・人事・税務・補助金や過去のトラブルまですべて一覧で隅々まで把握が可能となります。

訪問長期コンサルティングから、スポット相談まで

上記データ管理について、90分1回のみのコンサルティングも受け付けております。また初回30分無料相談も実施中。興味のある方は、お問合せください。

今月の無料相談(30分)開催日のお知らせ

投稿日:2016年11月17日 更新日:

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