ファイリング研修

オフィスの書類の片づけ方に特化した、ファイリング研修

書類を片づけたいけれど、どこから進めていいかわからない。机に山積み、探さないと書類が出てこない、問題なのはわかっているけれど書類の片づけの理想もゴールも学んだことがない。そんな方に向けて開催している「オフィスファイリング研修」 社内集合研修はもちろん、様々な企業の担当者の方が参加される一般募集型の公開研修まで、多数実施しています。

プログラム概要

初級編は、モノの片づけも書類の片づけも苦手意識のある方に向けて、明日すぐできるをテーマに、自分の机周りを片づけるときに必要なノウハウを中心に。また、初級をクリアした方には、中級編として、グループのメンバーで共有し、オフィス全体の書類の片づけのゴールである、トータルファイリングの仕組みを、また導入に向けた担当者様向けのピンポイント研修まで、あらゆるニーズに合わせて開催しています。

  • ファイリングシステムの概要
  • 使用用品・ルール・ファイル基準表
  • 分類・タイトル ワリツケ式・ツミアゲ式
  • トータルファイリングシステムの概要・運用
  • データ管理のあるべき姿、管理の基礎と応用
  • 導入の具体手順(スケジュール・分担事例)
  • 事例から見る導入時の注意事項 等

費用の目安

2時間の研修:30万円~

交通費:実費(会場・時間により宿泊費が発生した場合は実費を頂戴いたします)
オフィスファイリング導入をご希望される場合は、別途お打ち合わせの上お見積りいたします。

下記に該当する場合、割引があります
  • 日程調整・資料準備などにご協力をいただける場合
  • 自治体・PTA等、地域や社会への貢献につながるご依頼
  • ご紹介や口コミからのご依頼

一人でも多くの方に知っていただきたい思いもあり、これまでお断りした案件はほぼありません。できるだけご予算に合わせ訪問できるよう条件等を調整し伺います。お気軽にお問合せください。

各種オフィスの整理収納・片づけ研修 受講者・研修担当者の声

研修担当者の声

研修実績ページ「研修担当者の声」タブをご覧ください。

受講生の声

<ファイリングシステム概要>

・今まで全く知らなかったファイリングシステムという考え方を教えてもらい満足
・片づけとファイリングシステムの違いについて、よくわかった。これを一緒にしていると絶対に片づかないと思った。
・片づけに5Sのコンサルタントが入っているが、なんでもデータ化したり、空っぽの簿冊をタイトルをつけて並べていくことに、どうしても納得がいかなかった理由が、よくわかった。書類は、書類の専門家がいるんだと思えば当然。
・研修を受けてみて、弊社ではファイリングシステムが導入済みだということが分かった。そういえば、以前の会社では引き継ぎの時に大量の書類の引き渡し業務があったことを思い出した。導入されている現状に感謝し、維持するために放置してはいけないと思えたことは大収穫。
・バーチカルファイリングが役立った
・日頃からデスクの周りが片づけられないので、興味を持って受講することができた。また、簿冊等の文書管理にも役立つ内容で学ぶ点が多かった。
・ファイリングシステムを、分かりやすく説明いただき、ありがたかった。局内で、運用を検討し、何が適しているかは、結局、局自身で決めて持続するべきものというのが改めてわかりました。

<用品・分類>

・個別フォルダの使い方がよく分かった。
・ファイル色とファイリングシステムのメリッバーチカルを導入したいと思った。
・具体的な商品名を説明くださり、参考になりました。確かにどれを買っていいかからわからないと思う。
・課題と方法、事例について項目ごとに、実際の用品を使いながら、お話していただけイメージがわいた。
・普段使っていたボックスや個別フォルダの使い方が、間違っていることを知れただけでも来てよかった
・共有やりかけフォルダの作成、意義の共有化、複写コピー保管の取りやめを図りたい
・分類、ツミアゲ式を活用したい
・個別フォルダの使用、保存から処分まで時短で進めたい
・最小単位でのファイリングもしてみたい
・平積みになっている書類の整理も実践できそう

<データ管理>

・データ管理が難しかった。
・パソコンないのデータ整理が役立つ、実践してみたい、役立ててみたい
・データフォルダの管理方法は、なるほどと思った。
・駄目な分類タイトル例が、当所属のサーバー内が見えているのかと思うくらいで上司と笑ってしまった。すぐ改善します。
・データの管理のためにはまずは書類からという理由に、納得した。ツミアゲ式、名前の付け方と、1つ1つ書類を片づけていくことが、データの管理の下積みになっていると理解したので、まずは自分も書類から取り掛かろうとマインドが変わった。

<自分にできることから>

・普段から書類の片づけは悩みの種だった。社内全体の大掛かりなシステム導入の話かと構えていたが、今すぐできることに焦点が当てられており研修終了後すぐに取り掛かり改善できるノウハウが大量にあり本当に参加してよかった。これまで暗闇の中にいたが一筋の光が見えた気分。
・まず自分の机の整理をします。判断力・決断力をつけたい。パソコンの中も整理したい。
・直置きしている机の書類を、垂直式に変えてみようと思う。
・ファイリングシステムは情報の共有化であるという考え方が衝撃だった。「〇〇さんしかファイルの場所がわからない」という事がなくなくなるなんてスゴい。誰に聞かなくても、書類の場所がわかるようになれるスゴイと思った。

<導入したい>

・ファイリングテクニックの活用したい・システムを取り入れたい(家も、会社も)
・導入したり、研修を進めていくために、ただの担当者が同社内を動かしていくかの話、遠いようで的を射ていると思った。いつか先生に来てもらえるように基礎を作っておきたいと思う
・ファイリングシステムが失敗した事例について、一人一人がしっかり意識出来るかどうかが重要であると思います。ファイリングシステムを導入に、維持していくには内部の力だけでは続かないように思います。是非、定期的に指導に来てください。
・ 一人1日、書類を探すのに5分かかったとすれば、全体でどれだけの年間の損失があるかという話。書類を探すだけでもコストがかかっていることを改めて認識しました。
・もっと意識を高くもって書類を整理しようと思った。自分だけでなく、みんなにとって分かりやすいようにしようと思います。また、庁舎改修に伴う引越時にみんなが使いやすい仕事しやすい環境が出来るように行動に移したい。

<ファイリング>

・「共有化」の意味を理解できたように思いました。個人資料と共有資料を区別して考えていたから、共有化が進まず、同じ資料をみんなが持ち、本棚にあるはずの資料が無いのだとわかりました。
モノを探す時間が会社の損失であることや、引き出しにモノをため込んでいくことが不正などに繋がるなど、衝撃的なコメントがありました。手持ちの資料の重さが仕事の動きの重さになるのだと、意識を大きく変えることができました。

・入社以来、10年分の溜まった資料を整理しています。忘れていた資料がほとんどです。資料をコレクションするだけで、スキルに繋げていなかったことを恥ずかしく思います。手持ちの資料を整理し、今後の仕事の進め方を変えるきっかけにすることができました。これまで受けた研修の中で、間違いなく、1番の感銘を受けました。自分を変えるチャンスだと思っています。ありがとうございました。

・来年度の新庁舎への移転に向けて、多量の文書を整理しなければいけないので、整理の方法、片付いた状態を維持する方法についてとても参考になった。
片づけが、気持ち良いだけでなく、時間の短縮、災害時の安全確保、コミュニケーションの活性化等の様々な効果があることが分かったこと。

・一人一人のできることとして初級編を受講したが、ファイリングシステム、データ管理について社内で導入するための手法やスケジュールを、もっと聞きたかった。ファイリングの導入担当者とともに、聞いてみたい。別の機会を設けてほしい。間違いなく変わる。

受講生の声 数か月から数年後

・研修終了後実践し、6割以上が改善した。もっと早く受講しておけばよかった。
・隣の席の上司から、書類を出すのが早いとほめられた。
・人の机の状態をみて「この人の判断の積み重ねた結果がこれか」と思うようになり、自分はもっと片づけようといつも思うようになった
・足元の机を片づけたら、腰痛が楽になった。

・研修終了後、机でバーチカル管理で1年使ってみた。LINEから先生のファイリングの無料セミナーの案内がきたので参加し、その時に困っていることを質問したら、即解決。もっと早く相談すればよかった。これなら、研修時に個別に相談できる時間もたっぷりとってもらったらよかったと思ったが、先生が「1年使ってみたからこそ、問題点が見えて改善点ができた」と言われ、納得した。いつか見てもらいたいと思って頑張っている。

・研修終了後、ヒントをもらえたらと個別の相談を依頼した。県からの所管以降に事務+書類が増えることが予定されているなか、事業所から提出される必須の書類だがそんなに使わない。だけどおけるスペースははない。事務所の書類の管理か場所を倉庫にすべきか困り果てていたところ、減らすだけではなく、あえてコピー・データ化し、分散収納するご提案をいただいて目からうろこ。提出の業務フローからのご提案は、さすが元自治体関係者、2歩3歩先の提案は、本当に助かりました。

投稿日:2020年5月22日 更新日:

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