ファイリングシステム導入:お客様の声「学校法人済美幼稚園様」

ご感想:オフィスファイリングシステム導入「学校法人済美幼稚園様」

企業名:学校法人済美幼稚園様
ご依頼のきっかけ:2S活動に取り組む中、書類も対象として作業を行うため
導入期間:約半年
訪問回数:オンライン(済美幼稚園様の2Sコンサルタントが、現地サポート)

導入前の状況

・モノの片づけができておらず、整理整頓に取り組んだが、書類が手つかず
・必要な書類がすぐに出てこない
・担当者しか、その情報にたどり着けない
・同じ書類があちこちから出てくる
・書類の保管スペースがどんどん増えて、場所を使う問題がある

導入作業について

・12月:ご依頼
・1月:各種規定の作成
・2月:廃棄作業
・3・4月:個別フォルダ化作業
・5・6月:ファイル基準表の作成
・7月:完成

コロナ禍、3月以降想定通り進まない中でしたが、ご依頼の時点で2S作業とともに廃棄に着手いただいていたので、ほぼ予定通りの完成となりました。

作業前の各棚、引き出しの様子

作業前の各棚、引き出しの様子 分厚い簿冊ファイル、使いやすくするためラベルを色分けされてる等の工夫もありますが探し出せない状況

作業後の様子

書類量が圧倒的に減。保存年限によって棚の場所も変更。引き出しの中はまだ今年度発生する書類のためにスペースに余裕もあります。

 

導入後ご感想

学校法人済美幼稚園 園長 宮崎こずえ 様

モノの片づけができていない環境で、幼児教育に取り組むことが問題だと常に気になっていました。最初は、部屋の整理整頓を行いましたが、書類が多く整理ができていなかったので、ファイリングの実施は必然的でした。

整理をしていく過程で今まで気になっていた、必要のない書類が見えてきました。導入前は簿冊が一番と思っていましたが、作業過程で、そうではないことに気付き、導入後は、一目でわかる掲示の仕方になり、書類を探す時間が短くなりました。また、書類棚の必要台数が減り、部屋に空きスペースができました。

さらに、自分自身が一人で把握してきた書類に、職員たちとともに作業することで、必要か必要ではないかの判断が、とてもしやすかったです。また、一緒に作業をすることで引き継ぎ業務も兼ねることができ、前々から気になっていた書類のストレスから解放されました。

書類の破棄、選択、分類、保存期間を決めるのに時間がかかりましたが、これも担当の職員たちがまず作業を行い、要所では私が意見を伝える、みんなで決めていくことができることで乗り越えることができました。

書類の整理は頭の整理につながります。漠然とした不安や疑問点などが見えやすくなり安心になります。人間はいかに必要ではないものに囲まれ、本当に必要なものがわかっていないかを知るいい機会になりました。

事務職 濱島友里様

以前は、探したい書類がどこにあるか不明、書類の保管スペースが多い上、どんどん増えていく状態。担当者しか書類を探すことができず、同じ分類の書類が他のファイルに混在していることも多々ありました。実際最初の整理の作業の段階で、原本とコピー等何枚も入っていたり、同じ用途の書類がたくさんあり、その分、ファイルが重たくなっていました。

特に、苦戦したのは、ファイル基準表を作り上げる分類です。どう分類していいかわからず、作業が止まってしまうこともありました。しかし、書類の破棄、フォルダ化、分類、と各工程の中で、頭の中が徐々に整理・分類されていったからか、後半にかけてどんどんスピードがあがりました。

今、ファイリングシステムが完成し、書類をすぐ見つけることができるようになりました。書類を保管するスペースも最小限となり、きれいに色別で整理できているので、見た目も良いです。現在使用中の書類だけではなく、過去の書類に関しても年度管理ができているのでうちの園は引っ越しや、増設、新設をしているのですが、その当時の工事図面も、どこに保管してあるかすぐに見つけることができるようになりました。

書類の有無も判断しやすく、仕事が進むスピードも速くなりました。業務後もちらかることがないので、使った書類は棚に戻っています。ただやはり1番は、外部の方からの依頼や大切な書類をすぐに見つけ出せることです。書類はノンストレスとなりました。現在、ファイリングは乱れておらず、導入時と同じ形をキープしています。また他の職員からも「探したい書類がすぐにみつかるようになった」という声をたくさん聞いており、これなら「新人でも見つけられる!」と期待しています。

また今回この作業を通じて、努めている職場、済美幼稚園の歴史をみることができたり、職場のファイリングを導入後、自分自身の家の書類もファイリングしたくなったのは意外な効果でした。導入は大変ですが、終われば違う世界が見れるので、ぜひ皆さんにも実施していただきたいです。

作業を振り返って:長野感想

石川県の2Sコンサルタント 家村香織さんとともに2Sに取り組まれていらっしゃいました。だからこそ、書類管理の重要性を一層強くなさったのかなと思っています。

スタートしてからも、全作業工程が素晴らしく丁寧。簿冊式ファイル1冊、紙1枚見落とさない姿勢での、廃棄とフォルダ化。忘れたころに出てくる書類も「これを出し切ってしまわなければ仕上がらない」とやり切られる姿勢、さすが2S実践企業様。

対応も柔軟で、例えば、例外管理のご相談を受けた時「例外管理は、業務によってもちろんokですが、増えるほど管理が複雑になるので、完成したときの利便性は下がります」と、具体的にこの例外で生まれるメリットとデメリットの比較をお伝えしたところ、翌日には例外管理されていたフォルダを、ひと手間かけて全部原則の形に整えてみて「確かに!やってみると、こっちの方が管理しやすいです」と感想をいただいたのは、おどろきました。

作業途中でいただくご報告と写真の様子、もサイトで一部ご紹介させていただきます。

そして園のみなさんが絶大な信頼を寄せる家村さんの存在なしに、今回のファイリングシステム導入は成立していません。これまでどれだけ厳しい状況でも2sを続けてきた彼女への信頼からご一緒させていただいてよかった。「より済美さんにとっていい方法は何か一員としてやり遂げたい。学びの姿勢で入る」という芯のぶれなさ。その都度、現場の様子をコンサルタント目線で連絡をくれたり、またブログやSNSにも頻繁に様子を書いてくれたことも励みになりました。

家村さんは、ブログ形式で日々進むファイリングの様子、私とのやり取りも掲載くださっています。
ご覧になりたい方はこちらTOTONOERICHサイトをご覧ください。(左の写真が家村さん)

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