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目からうろこ研修 オフィスの片づけ・ファイリングセミナー 伊勢市役所様

2018年2月13日(火)伊勢市役所様「目からうろこ研修 オフィスの片づけ・ファイリングセミナー」

平成29年度伊勢市役所様の研修プログラムの1つとして、導入いただきました。100名という多くの方のご参加、そして非常に高いアンケート結果に、職員課担当者様からも喜びのお声をいただきました。

庁舎移転のタイミングということもあり、オフィスの整理収納・片づけ講座、そして後半はオフィスファイリングの内容をとご依頼をいただきました。

 

日時・会場

日程:2018年2月13日(火)
時間:14:00~16:00
会場:伊勢商工会議所様内
内容:オフィスの整理収納・ファイリングシステム

担当者様のアンケート・ご感想

〇担当者・アンケートご協力

伊勢市職員課 酒徳様

〇研修の対象者

各課から参加を希望する職員1~3名程度(職種や役職等を問わず

〇研修を実施するに至った経緯

当市では平成29年度に庁舎改修を行い、平成30年度に改修後の庁舎への引越が予定されています。庁舎改修に伴う引越をより効率的な業務遂行のための一つの機会と捉え、片づけ方や収納方法を学ぶことで、業務効率を高め、特に引越後の職場における収納の仕方や配置の参考になればということで研修を企画しました。

〇研修の感想

研修後の職員アンケートでは、研修評価が82.84点・業務向上度が85.1%と非常に質の高い研修を実施していただきありがとうございました。
正しい片付け(整理→収納→整頓→片付け)の方法や適正量の決定、アクション数・使用頻度による整理収納の方法など片づけを行うための具体的な方法について、わかりやすく説明をしていただき、正に「目からうろこ」の研修ができたと感じています。
片付けに対する印象も非常に前向きに捉えられるようになり、引越しを控えたこの時期にこういった意識啓発を行っていただいたことで、引越しに対してポジティブに捉えられるようになったのではないかと思います。

〇研修の導入効果

すぐに実行したいというようなアンケートのコメントもあり、実際に多くの職員が何らかの取り組みを実施しています。本研修を実施したことで、片づけを通じた業務改善意識の向上や職場内でのコミュニケーションの活性化も図られたのではないかと思います。

〇研修までのやりとりについて

問い合わせに対する迅速な対応やヒアリングシートや電話での事前の内容確認など、研修に対する真摯な姿勢に好感を持ちました。
また、アンケートにも『熱意を持って端的に分かりやすく講義をしていただいたので、とても濃い内容の研修を受けることが出来たと思います。』、『講師の先生はすごく熱心に語っていただいたが、あまりにも設定時間が少なく残念でした。』など受講生からも高評価でした。

アンケート結果

受講生アンケート(集計)

研修評価 82.84点  業務向上度 85.1%

受講生の方の感想(一部抜粋)
コメント(学習内容・講師)
  • 片づけのプロらしく話も整理されていて分かりやすかったです。
  • 分かりやすい言葉で具体的に話してもらえたのでよく理解できた
  • 学習内容について、日頃からデスクの周りが片づけられないので、興味を持って受講することができた。また、簿冊等の文書管理にも役立つ内容で学ぶ点が多かった。
  • 熱意を持って端的に分かりやすく講義をしていただいたので、とても濃い内容の研修を受けることが出来たと思います。
  • 整理と収納の違いが分かっていなかったため「片づけのリバウンド」が起きていたと気付きました。整理をして、必要な書類をすぐに取り出せるようにし、お客様の待ち時間を少なくなるようにしたいと思います。
  • 資料がすごくわかりやすく、これからずっと使っていきたいと思いました
コメント (研修全体の感想)
  • 実際に職場に来て、指導していただきたいと思いました。
  • 整理収納の考え方を変えて、業務に役立てたいと思いました。ありがとうございました。
  • 整理と収納の違いについて学べたのが良かった。収納から始めて、もとの場所に戻せてない。また一気に片付けるということを、繰り返していたことに気付いた。
  • 片付けに関する正しい知識や考え方を得ることが出来たので、片づけに取り組む意欲がわいた
  • 片づけに対する印象が変わり、周りから信頼をえるためにも、片づけに取り組んでいきたい。
  • 片づけをしているつもりでも、なかなものが減らなかったり、どこに収納したか忘れたりということがあったが、片づけの順番が間違っていたことが分かった。
  • すぐにでも身の回りの片づけを行い、仕事の効率を上げようと思いました
  • 具体的な数字を交えて説明していただき、より片づけの重要性に気付かされた。
参考になった
  • デスクの片づけの参考になった。
  • 片づけピラミッドがよくわかった
  • 片づけピラミッドを元に、自分の位置、課題を理解し無駄な行動をなくせる
  • 4つの言葉の定義を意識するだけで片づくと思います
  • 片づけを4つの行動に課題をわけることが、参考になった
  • 掃除・片づけ・整理をしようと思った
  • よく使うモノとそうでないものを分けるのは、いいと思う
  • 時間の都合でたくさん省かれていたが、それでも参考になることがたくさんあった
  • 家の片づけも苦手なので、参考になった
  • 妻に、子に聞かせたい
  • 整理整頓にこだわっていたからこそ、参考になった。
  • 自分の現場と、車の中を見直そうと思う
  • 短い時間の中で濃い内容でした。
  • いただいた資料をしっかりと勉強したいと思います。
  • 8割収納も良いと思う
  • 職場で片づけに努力します、家でも孤軍奮闘します
  • 決断力(基準を決めること)が大事
  • 私の机がいつも散かるため参考になりました
この研修の成果を今後仕事にどのように活かすか。
  • 周囲へ伝達していきます。
  • 同じ係内で共有し、整理を促したい
  • 係内で話し合って、使いやすく活用したい。
  • 課内の職員にも研修の内容を共有し、働きやすい環境づくりを実践していきたい。
  • 常に共有して業務に集中することの大切さを学んだので、周囲と協力してやりやすい職場を作りたいです。
  • 毎日の職場環境を快適になるよう周りとコミュニケーションを取りながら片づけをしていきたいと思いました。
  • 課の皆と共有し引越時の参考にしたい。
  • 周りからの信頼を得るためにも、しっかり片づけに取り組んでいきたい。
  • もっと意識を高くもって書類を整理し、自分だけでなく、みんなにとって分かりやすいようにしようと思います。また、庁舎改修に伴う引越時にみんなが使いやすい仕事しやすい環境が出来るようにみんなでしっかり考えたいです。
  • 探す時間を少なくして、ストレスだけでなく時間を大切に仕事していきたいと思いました。
  • ムダな時間を出来るだけ少なくしたい。
  • アクション数について意識することで、仕事の効率化を図りたいと思う。
  • 整理・収納・整頓・片づけをうまく活かして、少ないスペースを活用したい。
  • 常に意識して片づけをする事で、仕事がはかどり、時間削減・経費削減ができるようにしていきたい。
  • 1日10分片付けることで、次の日の仕事がスムーズにできるように心がけたい。帰庁時、机の上”0”を目指したい。
  • 片づけ手順を活用していきたいです。
  • 直置きしている机の書類を垂直式に変えてみようと思う。
  • 自分の机の上から整理し、仕事をしやすいようにする。
  • まずは、机の上の片づけをし、効率改善をしたい。
  • まず整理から少しずつ取り組もうと思う。
  • まずは自分の机環境を片づけたい。
  • まず自分の机から整理し、ものを探す時間をなくす。効率的に仕事をしていきたい
  • 整理・収納について、行動に移していきたい。
  • 引き出しを片付けようと思います。
  • 出来ることから早速取り組んで、効率よく業務を行えるようにしていきたい。
  • まず自分の机の整理をします。判断力・決断力をつけたい。パソコンの中も整理したい。
  • まずは所属職員の机からスタートできるよう還流したい。
  • まず自分の机を片づける。職場で少しでも周知できるようにしたい。
  • 整理・収納・整頓・片づけを自分の周りからし、時間の無駄を少なくする。
  • 毎日少しずつ、まずは整理に取り組んでいこうと思いました。1日たった5分のロスでも積み重ねれば膨大な時間となるので、このロスを少しでもなし、仕事の効率化を図りたいと思いました。
  • まず自席の片づけをピラミッドに従い実施し、ストレスの少ない、また、効率の良い仕事ができるよう取り組みたい。

長野感想

お写真の通り、後方からは私の姿が見えていないくらいの満席。しかし後方の方もメモを取り、熱心に最後まで聞いてくださっていました。

今回は、公文書管理システムを導入済み企業様からの、ファイリングシステムセミナーのご依頼。導入済みだからこそ、発生しやすい運用・問題というのがあるのでその部分は、事前に追加ヒアリングさせていただきました。自分が組織の一員として、バーチカルファイリングで書類を管理していた経験が役立ちました(文書管理システムの研究会に行ったり)。

こうしたこともあり、後半のプログラムはほぼ作り変え。そのおかげか「講師の研修への姿勢に好感が持てた」「さすが自治体出身ということもあってよく知っている」というアンケートもありました。ここを評価していただけるなんて、とても嬉しく思いました。

庁舎移転、引っ越しは大チャンスです。ぜひ伊勢市職員のみなさんの効率的な業務遂行のための、環境づくりにお役立ていただければと思います。

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