崩れたオフィスファイリングの見直し　個別フォルダとA4封筒保管方法

2018.02.082022.11.24

こんにちは、ファイリングコンサルタント、オフィスミカサの長野ゆかです。せっかくバーチカルファイリングシステムがオフィスに導入されているのに、崩れてしまっている企業様、結構あります。私自身が、勤めているときもそうでした。

社員様が改善しようと思っても、どこから手を付けていいかわからない、というのが現状。そんな方にご紹介したい、小さくて・簡単で・誰でも・どんなオフィスでも・今すぐできる改善の１つ　が「個別フォルダにA4封筒」です。

個別フォルダにA4封筒を直接いれるデメリット

個別フォルダにA4封筒ってどういう状態か。写真の状態です。個別フォルダから、封筒が縦横数ミリ程度はみ出している状態。よくありますよね。

ファイリングシステムは、書類が統一規格で保管・保存されることが重要です。規格が統一されるからこそ、探しやすさ・取り出しやすさ・戻しやすさがアップするのです。

この状態だと周囲の個別フォルダと、整頓して並びません。ラテラルキャビネットに収めている場合は「まだ」よくて。ボックスに収めている場合は、この封筒の横1㎝のはみだしのせいで、ボックスに収まらないため「ボックスとボックスの間」に挟まれて立てられたり、端や隙間に突っ込まれていたりします。

「あの書類がない…」と探し回った結果「なんだ、この隙間か！」なんてこともよくありました。せっかく分類したフォルダの順が崩れるから探しにくくなる。本当に無駄な時間です。
ちなみに、この封筒の「縦」数ミリのせいで、フォルダのタイトル部分が重なって、見にくくなり検索しにくくなる。これも地味に、大きなデメリット。

基本は、中の書類をだす

まず封筒がきたら、中を出して、書類を個別フォルダに挟む。大原則です。

「書類が来た時の状態で、中身もそのまま保管して置ける、まるっと挟めば、失くさない。その方が便利」という方のお気持ちはわかるんです。でも「自分一人のメリット＋めんどくさい」を優先し、これが増えると、どんどんファイリングシステムは崩れ、職間違いなく「一部崩れる→全体的に崩れる→探し物の時間・非効率」の大きな原因になります。

誰かが元に戻せばいいと思われるかもしれませんが、誰かが封筒INで置いているフォルダを、勝手に他の人は分解しにくいものです。個別フォルダには「封筒そのままインしない」に加えて、「誰かがインしているのを見つけたら、見つけた人が開封して入れなおす」程度のルールがあってもよいでしょう。（本来はその部署の文書管理責任者が指導して本人にやり替えてもらいます）

封筒自身を置いておきたいときは、二つ折りOR切り取り

めんどくさいのではなく、封筒の情報を置いておきたい場合もあります。この場合、封筒は2つ折りにして、他の書類と一緒に個別フォルダにいれます。もちろん「相手の住所だけあればいい」と、切り抜いて保管される方もいらっしゃいます。その方が丁寧ですがそこまで言いません。個別フォルダの中に全書類がすっぽりと収まればOKです。もちろん封筒は「外側が表」になるように折ってください。

A4より小さい紙が落ちそうなときは、クリアファイルの出番

封筒から出したときに、名刺・招待チケット・返信用封筒等、A4規格より小さいものが入っている…こともあります。個別フォルダに入れたら落ちそうだから封筒に入れておきたい。

こんなときは、クリアファイルに入れてしまいましょう。これで中身は落ちなくなりますよ。

これもNO。請求書に多いA4、3つ折り、折ったまま保管

これもダメです！

請求書等によくみられるパターンですね。封筒からは出してくれているのに惜しい。

紙が入っている特定の部分だけかさばっていきます。1か所数ミリ程度でも、10枚あれば、数センチになります。
さらに、次書類を見るためには、3つ折りを開けなければならない。先ほどと同じく、このフォルダに入れるついでに作業しておく方が、1アクション分効率が良いです。3つ折りサイズも、封筒から出して広げておきましょう。A4サイズに広げてください。

封筒直接インのままでよい、例外運用

例えば、毎月30枚～50枚くらい請求書を切っているとします。月払いの請求書はだいたい、20日～31日くらいに各社様から、送られてきますよね。なので、それが届いたら封筒のまま「月払い請求書個別フォルダ」へ、どんどん入れる。他の方が請求書受け取っても、支払い担当の方が処理をするので、このフォルダに封筒のまま突っ込んでおいてもらいます。
個別フォルダパンパンになりますが、翌月初には必ず空っぽになります。それに、なんといっても、請求書処理時に、一気に全封筒を開けて、書類を広げて会計処理して…なのでその方が早い・ヌケモレない業務効率が良い。

こういった「定期的に必ずリセットされる＋業務が効率的な方法」を優先する場合は、例外的な運用も可能です。ちなみに、勤めていた時、私が使用していた例外方法です（せめて持ち出しフォルダを購入すればよかったと、今頃思う）

折る作業、クリアフォルダに入れる作業を、めんどくさくないものにするために

せっかく出したけど、クリアフォルダを別の場所にとりにいかないといけない。これ嫌ですよね。なので、例えばキャビネットの近くに、カッターやハサミ置き場（封筒を開ける）クリアフォルダー置き場を作っておく工夫も大事です。

封筒を折る場所がない。これも面倒です。個別フォルダを取り出したら、すぐに広げて置ける場所があるのがベター。できれば1歩も動かなくていい場所＋使いやすい高さに、スペースを確保しましょう。だいたいキャビネットの上で作業されることが多いので、1番簡単なのはキャビネットの上には、何もモノを置かないこと。これだけで、折る作業の面倒さも激減します。

たかがA4封筒、されどA4封筒

それでも出すのが、折るのがめんどくさいでしょうか？では、出した方が便利だと数字で見てみましょう。

折るのは3秒。今後10回使っても100回使っても、1回きり＝3秒です。これなら、全所属で50フォルダあっても150秒で2分半。
封筒inのままなら、出す3秒＋しまう3秒×100回＝600秒＝10分　これが50フォルダあったら、10分×50フォルダ＝500分＝8時間以上の無駄。封筒を折れば3秒、折らなければ10分　50フォルダあれば、2分半と8時間の差。はい。めんどくさい「今3秒」ではなくこのあと99回の作業を見越して、一折だけしましょう！

封筒なんか、処分したらいい？

そうおっしゃる方もいますね。それがベターで1番シンプルです。この記事すら不要になります。でも仕事上封筒に書いてある、送り先の情報などを置いておきたい、念のため…というシーンもあります。私も過去「しまった！封筒に、担当者名が書いてあったのに処分してしまった…」なんて経験もありました。

封筒は処分でも、置いておくでも、構いません。でもこれをルール化することが、片づいたオフィスへの第一歩に向けて大事なんで、す。そしてこの小さいこと＝「結構、みんなどっちでもいい」ところから、始めていく方がルールは作りやすいということもあるので、ボトムアップとして、こういうところから話し合っていただくのもお勧めです。

さ、気になる、「個別フォルダにA4封筒」分解してみてください。