行政文書管理

自治体向け/実情に合わせた文書管理改善、課題解決

紙文書削減、電子決裁・文書管理システムの導入、再構築、職員へのルール策定、属人化解消、文書管理規程や文書管理運用マニュアルの改定、定着化や維持管理の自走化等、公文書管理法、行政文書ガイドラインの趣旨を各自治体の規程や運用マニュアルに合わせながら、自治体文書の全課題の解決をご提案しています。

ご提供サービス事例/ビジネスソリューション一覧


状況に応じて、作成、導入から、再構築、見直し等、各種支援を行っています。

文書管理、公文書管理法対応、ルール・マニュアル

  • 文書管理規程等の例規
  • 保存年限一覧
  • 文書管理運用マニュアル
  • 押印、電子公印の運用
  • ファイル基準表(分類再構築/情報公開対応)
  • 新ルール定着化、計画・アクションプランの策定

紙文書・庁舎移転、執務環境整備

  • 書類量調査、書庫調査
  • 書庫の保存、執務室の保管の運用改善
  • 書類運用管理の庁内標準化
  • 執務環境改善(モノ)、文書管理改善
  • 庁舎移転等に伴う、書類量削減
  • オープンオフィス、フリーアドレス実施
  • 原本共有、「帰庁時、机の上書類ゼロ」仕組みの構築
  • 維持管理、定着化研修、定期的な監査の実施

データ管理(ファイルサーバ、共有フォルダ)、文書管理システム・電子決裁システム

  • 共有ファイルサーバ内、データ分類、3階層構築
  • 紙文書と電子文書の一元管理
  • 共有サーバ内データ、管理サイクル提案
  • 導入前、分類再構築のためのアナログ整理
  • 庁内実態(課題)調査(アンケート等)、提案報告書
  • 電子決裁システム導入後、紙が残る所属等への業務フローヒアリング
  • 電子決裁システムの運用定着化、電子決裁率向上
  • 文書管理システム、電子決裁システム導入にともなう課題の洗い出しと改善提案
  • 文書管理システム、電子決裁システム導入にともなう文書管理規程改定

研修、自主改善

  • 文書管理担当者~全職員
  • モノ・文書管理~ファイルサーバ整理研修等
  • 業務改善活動の一環としての実践支援
  • 全体モデルスケジュール案、手順作成
  • 個人のスキルに頼らない文書管理の仕組み構築
  • 現在の運用、課題の診断(文書管理業務全般、業者への委託内容)

コンサルティング・研修実績(一例)

  • 厚生労働省
  • 堺市、守口市、羽曳野市、摂津市、伊勢市、八尾市立病院事務局、金沢市
  • 岬町、三宅町、川西町、山添村、舟橋村
  • おおさか市町村職員研修研究センター(マッセOSAKA)、ジチタイワークス
  • 他  現在進行中(約20案件) 敬称略

詳細:
三宅町様 町長、職員様インタビュー/紙文書の整理から始める自治体DX・業務削減
岬町様 総務課担当者様インタビュー/担当者1名実践
八尾市立病院事務局様 課長、課長補佐インタビュー 電子決裁・文書管理システム導入後 90,7fm紙文書削減
舟橋村様が山添村様へ→徹底された執務室の状況の視察
研修・セミナー実績一覧

公文書管理の意義から業務改善へ、現場重視で実践的なコンサルティング

弊社はアナログ管理(業務改善、執務環境整備)、およびデジタル管理(システム、共有サーバ)への解決アプローチが可能です。ITシステムの販売は行わず、現在導入されている(今後導入を控えている)システムを最適に運用するための運用改善を提案しています。

弊社のコンサルタントは元自治体職員であり、ご依頼元の所属や担当者様の使命や潜在的なニーズを捉え、年度内の完結はもちろん、定着化に向けた数年単位の細やかな支援も提供しております。また課題を抱える所属へ積極的にアプローチを行い職員様とともに現地で作業を行うなど現場重視のサポート体制も整えているため、実践的、実務的であるとのお声もいただいております。


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