【岬町様】ファイリングシステム担当者様 導入(インタビューその2)

総務課 汗部様インタビュー

「業務改善の効果は即体感。庁内はもちろん、文書管理部門同士の自治体の連携までできれば理想」

お客様大阪府岬町総務課 様
コンサルティング内容

総務課職員1名様分の、ファイリングモデル導入
総務課内全体の、書類およびモノの整理収納作業訪問サポート

導入目的担当者モデル導入による、ファイリングシステム体感
整理収納の効果による業務効率化の体感
導入期間約4か月
場所総務課内及び、書庫(総務課ご担当者様分のスペース)
参考データ

リンク:Webサイト

導入後の業務効率アップの実例

 とにかく便利。検索スピードが上がりました。周囲と比べると自分たちの机周りだけとてもきれいになりました。必要なモノや書類だけが机にある感じです。収納場所、タイトル、ラベルの色まで整えたことで、どの書類がどこにあるかは瞬間にわかるため「あの書類が必要だ」となると、その方向に体を向けるとすぐに取り出せます。

他の職員に伝えるときも「場所・タイトル・色」、とにかく具体的に指示ができ効率的です。ファイル基準表を、だれでも見やすくなるよう工夫して設置。今では課長も、ご自分で私の担当業務の書類を取り出してくださっています。「あの書類だして」と声をかけらえる機会が減ったことで、私自身の業務も集中力は増していると思います。誰とでも共有できている状態です。

研修と実践。自分たちが行動に移すことで、ボトムアップを実感

またマナー研修と同時に行われた環境改善研修時から、興味をもっている職員も各所属におり、私の実践導入の噂をききつけた、他部署の若手職員が、少しずつ自分たちでファイリングシステム導入に取り組み始めています。個別フォルダを導入したり、ファイル基準表を見に来てくれたりと、ボトムアップで変わっていく良い空気も感じられます。

人事課様と総務課様がある2階のフロア。改善結果が一目瞭然。
ただ減らしたのではなく「見てもらいたい情報の強弱」を考えて配置するようになった、というのは人事担当者様の声。長野が訪問し指摘後数か月後には「掲示物取扱要綱」が作成され運用がスタート。
仕組みがあればこそ、この状態のキープが可能に
詳細は人事課様「接遇スキル向上のための、アプローチとして環境改善の研修」をご覧ください。

 

簿冊から個別フォルダに入れ替えることに、戸惑いをもった職員もいましたが、私個人としては個別フォルダの方が絶対に使いやすくて効率的です。書類が収めやすい、出しやすい・穴をあけなくてよい等。穴あけパンチはもう使っていませんね。これは使えばわかってもらえると思います。これが庁内全体で整えば、異動があっても最初にファイル基準表を見てもらえるんだなぁとか、聞いていた話がリアルにわかったのも良かったです。

文書管理上タイトル・分類はアナログでもデータでも共通の考え方であることに納得

タイトル・分類・階層、誰がみてもわかるという検索の考え方が学べてとてもよかったです。また、ファイル基準表のやりとりの中での「業務分類」の考え方や組み立てが基本知識となり、庁内全体に広がれば、共有サーバーの中のデータ分類にもつながる。後々では、文書管理システムや電子決裁システムの分類や最適な導入にもつながるという意味がよくわかりました。


ロッカー上に何もなし。席から左右に振り替えるだけでほしい書類がすぐに出る。


本日の業務に関する書類・モノだけを広くスペースを使い作業ができている。席の後ろも広くなりました。

■最後に一言
内部の業務改善のために予算を割り振られるのが難しいのが今の全国の自治体の現状だと思います。それでも、多くの自治体にこの仕組みが広がってほしいです。文書管理だけで多くの予算を組むことが難しい自治体は多いと思いますので、近隣自治体で連携して、取組めたらと考えたりもしていました。

自治体が連携することでパワーも出てくると思うし、もし具体的にファイル基準表を「文書管理担当部署同士」共有しながら進められたら、自治体間を超えた大きな業務課題解決も進み、仲間になれるのではないかと思います。そういう意味では、最初に訪問させていただいた奈良県の三宅町様に大変感謝しています。岬町でもこの火を消さないように取り組んでいきたいと思っています。

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