【岬町様】ファイリングシステム担当者様限定 導入(インタビューその1)

総務課 汗部様インタビュー

「担当者限定のファイリング実施も、業務は明らかに改善。全体展開への改善イメージがつかめた」

お客様大阪府岬町総務課 様
コンサルティング内容

総務課職員1名様分の、ファイリングモデル導入
総務課内全体の、書類およびモノの整理収納作業訪問サポート

導入目的担当者モデル導入による、ファイリングシステム体感
整理収納の効果による業務効率化の体感
導入期間約4か月
場所総務課内及び、書庫(総務課ご担当者様分のスペース)
参考データ

リンク:Webサイト

ファイリングをやるきっかけは、打ち合わせが楽しそうだったこと

 長野さんは、官民連携事業(株式会社Another works)で、接遇マニュアル作成のために毎週人事課と打ち合わせをされていました。担当職員がよい刺激を受けていることやその様子が楽しそうだと感じました。

私の所属は総務課ですが、日頃、知らないスキルを身につけることで必ず仕事の効率はあがる、そう思って仕事に取り組んでいます。そんな中で接遇の前提として職場環境、ファイリング、業務改善にまで話題が広がっていることを聞き、これまで課題と考えていた庁内の書類も解決できるのではないか、これは総務課としてやるしかない!と、上司に伝えたことで私も参加することとなり、つながり始めました。

課題と認識されていたビフォーの状態

隣の所属との間のロッカー上にも高く積まれている状態。不安定な置き方ですが、スペースがないため書類の上に書類が置けるよう、職員のみなさまが工夫されている様子が伺えます。また什器(ロッカー等)の扉の前にも、段ボールや簿冊、消耗品等があり奥の書類を取り出せません。
何年も前の古い書類も多く、どこにどの書類があるか把握できているとは言えない状態。

 
プロジェクト終了後、アフターの状態

※総務課側の書類がロッカー上からなくなり、隣の所属の裏側が見えるようになっています。通路もしっかり確保。動線の確保は災害時も重要です。執務室内ご担当者様分だけで、5fm分の書類削減の効果が一目瞭然。ロッカー上が、一時置き場として作業時にはモノや書類を広げて活用できるようになり仕事の効率がよくなった、と汗部様

総務課内と、書庫の大整理

キックオフとして、長野さんが4名のアシスタントさんと総務課へ一緒にお越しになり、半日で総務課内と書庫の大整理を実行。松岡副町長も一緒に作業してくださり、やっていこうという雰囲気作りからスタートしました。
書類だけでなく、自分たちだけだと、どこに何を収納すればよいのか、考えたり悩んだりで止まってしまいがちな机やカウンター周りの備品消耗品まで作業がドンドン進み整えてくれすっきり。プロはすごいなあと、職員同士でその後話をしていました。


松岡副町長がおもてなしくださいました。


総務課のみなさまと一斉に作業


執務室手前の共通物品や作業スペースはモノの整理収納作業を実施。

奥から出てきた古い衛生用品は処分、消毒スプレーなど複数あるものは1ヵ所に


※ロッカーの中や共通机の上にあった消耗品・備品は、半日の整理収納だけで完結。出入り口、足元もすっきり

担当者分だけでも作り込んでみるとわかる、公文書管理の重要性

提案いただいたファイリングシステムは、公文書管理法・行政文書管理ガイドラインに沿っているとのことでしたが、堅苦しくはなく、実務に沿って説明いただけました。サポートでは、オンラインミーティング・メール・電話を場面ごとに使い分け、遠隔でも十分な体制を組んでいただけました。
特に今回は担当者分、私の業務分だけのファイル基準表でしたが、それでも完成までには10回近くやり取りを繰り返しました。自分の業務情報を一覧化し把握していくこの作業はとても楽しかったです。また最初に作成した段階だと、自分しか中身がわからなかったリストですが、やりとりの中で、自分にはない発想で完成まで導いてもらい、完成されたファイル基準表を見比べて「人が見てもわかる業務の分類ってこういうことか」と実感できました。令和3年度から4年度への業務変化も体感できるプロセスだったので、5年のイメージもできました。体験・体感してすることで業務や情報を管理するノウハウが得られたるため、作成プロセスはとても重要性だと思います。

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