大栗紙工株式会社様(長期コンサル)(インタビューその2)

現場から見たオフィスファイリング ― ご担当者 高光様のご感想

とりあえず印刷・とりあえず保存が習慣化して、様々な問題が

私が事務を担当するようになったのは4年前からなんですが、最初は何がどこにあるかわからなくて、それを探す・置き場所を覚えるということからスタートしました。 書類の保存場所・保管方法に明確なルールがなく置き場所が曖昧で、書類を出す時に「どこにあるんだろう?」と迷う時間・それを探す時間、また新しい書類を保存する時には「どこにしまおう」と考える時間、と各場面でタイムロスが発生していました。

その一因となっていたのが「とりあえず印刷・とりあえず保存」が習慣になっていたことです。 例えば、私が自分で処分の判断がつかない書類について先輩にきくと「念のため保管しておこう」という答えが返ってきていました。長年、保管・処分のルールがなかったために一応とっておく「とりあえず保存」が常態化していたんです。 また、複数の社員が共有する情報の書類を、人数分印刷して配布していました。そのため、各個人が持っている書類の量が多い。ひいては会社全体の書類の量が多い、という状況でした。 また、その共有情報の書類に修正や更新があった時、修正前の情報を持っている全員に再配布しなければいけないわけですが、最初に配った人を正確に記憶していないと漏れが出ます。結果的に、最新ではない情報を持ったままの人がいることになって、話がくい違う事態も発生します。

とりあえず印刷→個人でそれぞれ保管、というやり方では、共通であるべき情報の均一性が保たれない。そして、印刷の労力・費用も配布する人数分発生してきます。 これは何とかしなければいけないな、ということはずっと感じていたので、「この状態を解消できる」という未来像をイメージしてオフィスファイリングにコツコツ取り組みました。

オフィスファイリングを導入すると聞いて、期待にワクワクしました

事務所をリフォームするということで、書類すべてについて「要る・要らない」をジャッジして整理する必要がありました。ここでいったん書類を整理したとしても、先ほどお話ししたような「とりあえず」を続けるなら、すぐにまた整理前と同じ状態に戻ってしまいます。 ですから、移転を機にオフィスファイリングを導入すると聞いた時には、これでスッキリする・様々なことが解決する、とファイリングへの期待でワクワクしました。

書類の保管には何らかのルールづくりが必要だと前々から思っていたので、外部の力を借りてそれができれば非常に助かるし、またこういう機会やきっかけがないと取り組めないなと思いました。 個人でルールを決めて自分の書類やデスクは整理できたとしても、それを会社全体の規模でやるのは時間も労力も大きく難しいため、ノウハウを持っている業者のサポートを受けられるならありがたいですし、ファイリングを実際にやってみるのは自分自身の勉強にもなるな、という気持ちでした。

ただ、現実にやってみると、思いのほか大変で(笑) どんなことでもそうですが、今までのルールを一度つぶして変えるとなると、体力も精神力も必要ですから。 大変ではありましたが、社内の書類整理を進める中で、紙の色が変色しているような古い書類が出てきたり、何十年も前のまだ若い社長や先輩の写真、当時一緒に働いていた先輩の奥さんの写真などが見つかったりして、私が知らない会社の歴史を感じると同時に新鮮な気持ちになれることもありました。

実際にオフィスファイリングを導入して感じたこと

オフィスファイリングを導入して感じるのは、まず物理的なスペースの余裕ができたことです。 「とりあえず保存」が常態化していたので、処分した不要な書類の量は相当なものでした。また、「とりあえず印刷→個人配布」をやめてデータ化・共有化に変更したので、新たに増える量も抑えられて、スペースのゆとりが随分と違います。

そうやって全体の書類の量が減ったことや、ルールが明確になったことで、必要な書類を探しやすくなりました。これからも紙での保管は必要なものだけになるようにして、データ化も進めて時間をかけてもっと整理していきたいですね。

書類を探す時間・手間が減り、またデータ化・共有化で保管場所へ取りに行く移動時間がなくなって、事務作業の効率はすごく上がりました。書類を属人化していたために起こりがちだった情報更新のズレも、データ化・共有化で発生を抑えることができます。 データの共有化については、紙の書類と同様に明確なルールを適用しながら、閲覧や編集の権限に注意して整理していく必要があります。データの整理については、またオフィスミカサさんのサポートを受けながらさらに進めていく予定です。

オフィスミカサさんのサポートがなければ、できなかった

正直、オフィスミカサさんの手を借りなければ、ここまでできていないと思います。 きちんとスケジュールを決めてちょうどいいタイミングで「どうですか?」と進捗うかがいをしてもらえるので、つい日常業務に追われて先延ばしにしがちなところを、期限を区切って進めてもらえて助かりました。 いい意味でお尻を叩いてもらえたこと、辛抱強くお付き合いいただいたことに感謝しています。

事務所のリフォームにあたって書類以外も移動させていたのですが、書類サポートで訪問されたオフィスミカサのスタッフさんが通りがかりに事務用品の配置や小物の置き方などについてアドバイスをくださるなど、スタッフの皆さんお1人お1人が整理のプロだなぁと感じました。

オフィスミカサさんのサポートで、明確なルールも定まり見た目もスッキリした事務所になったので、この状態を維持しながらデータ化も進めて、さらに効率化を目指していきます。

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