松村工業株式会社様(長期コンサル)(インタビューその2)

現場視点で見たオフィスファイリング―導入ご担当者 松尾様・鄭様のご感想

ファイリングシステム導入の担当者に任命されて

ファイリングシステム導入:お客様の声「松村工業株式会社様」その2

松尾様:
社員各々が自分なりに整理している状態だったので、明確な決まりが欲しいなと思っていました。
実際にやってみた感想は、思っていたよりもずっと綿密で「想像と違っていないが、想像より難しかった」というところでしょうか。
難しそうと思っていたリストづくりは、ミカサさんの指示が明確だったので、そのとおりに進めるだけで完成させることができました。

鄭様:
書類のファイリングが先行して始まっていたので、モノ担当としてどんな風に進めるのかはだいたい理解していましたが、モノは種類も量も多く、どこから手を付ければいいのか最初はわからない状態でした。
進めていく中でそうした大変さを感じた時は、正直、私が担当じゃなくてもよかったのにと思うこともあったほどです。
今は、長野さん(オフィスミカサ代表)の著書を読んでモノが多いことで探し物が大変になることもわかり、自宅でも整理をしてモノをかなり減らしました。

オフィスミカサのサポートや進め方について感じたこと

鄭様:
報告しなければと思いつつ、日常業務もあってできていないなぁというタイミングでミカサさんから連絡がくるんです。
こちらの進捗を、よく把握しているなと思いました。今日はもう無理、明日でいいやと思うと連絡がきて(笑)

松尾様:
そうなんです。本当にちょうどいいタイミングで連絡がくる(笑)
何をするにも期限を決めてもらって、期限よりも前に進捗度合いや困っていることを聞くために連絡をくださるので、中だるみすることなく背中を押されて進めていくことができました。

先日は、プライバシーマーク更新のためにPマークのコンサルタントの方がお見えになったのですが、ミカサさんの指示に従って保管書類を整理しておいたところ「こんなにきっちりできている会社は見たことがない」と言ってもらえました。
Pマークのルールよりもオフィスミカサの書類管理のルールの方が厳しいぐらいなので、Pマークの更新はまったく問題ありませんでした。

オフィスファイリングの担当者になってからの自分自身の気づきや変化

松尾様:
最初は、ここまで厳密にやる必要があるのかなと思いました。それまでは「わかればいい」というレベルが普通だったので。
それがファイリングを進めていくうちに、単に「わかればいい」ではなく、よりわかりやすくしたい・もっとわかりやすくするにはどうすれば……と思うようになり、細かいところにまで考えを巡らせるようになりました。

鄭様:
私が担当者に任命されたのは、まだ入社して間もない頃でした。なので、誰がどんな人なのかほとんど知らない状態。
それが、モノの整理・片づけの担当者としていろいろな人と関わるうちに、社員の方々の人柄を知ることができました。

松尾様:
私も、この役割をきっかけに必然的に様々な部署と関わって、これまで知ることのなかった他部署の仕事についても、どんな書類があるのかを知っていくことで会社全体の仕事の流れが見えて、視野が広がりました。
自分が担当している仕事は、全体の中でどんな役割をしていて、どんな必要性があるのか。それに気づけて、自分の仕事に対して納得感が生まれました。

オフィスファイリングを通じて発見した、無駄なモノ・こと・時間

松尾様:
同じ書類を、複数の人たちがそれぞれ持っているのは無駄だなぁと思いました。

鄭様:
以前は、隠しているわけでもないのに目的のモノが見当たらず「ない」と言われて、探していました。それは、もったいない時間だったのだなと気が付きました。

松尾様:
そうなんです。例えば、電池を購入してくれと言われるけど、見てみるとちゃんとある。
社員それぞれが、何がどこにあるかを把握していないために、見当たらず探す・ないと思って購入するという時間や労力の無駄が起きやすい環境でした。

オフィスファイリング導入の担当者になってよかったと思うこと

松尾様:
繰り返しになりますが、会社の中で自分以外の人の仕事を知る機会があまりなかったのが、担当になったことで知ることができたことですね。

鄭様:
私も、先ほど言ったように社内に溶け込めたのが一番。
また、書類やモノを探したい時に、以前だとそれが存在しているのかどうかがまずわからない、そしてあるとしたらどこなのかがわからなくて、探し物は気が重いものでした。でも今では、ある・ないもはっきりしているし、どこにあるのかもわかっていてすぐに出せるので、心が軽くなりました。

松尾様:
感覚的な話なのですが、今の状態の方が気持ちがいいです。
前までは、誰がどんな何を持っているのか雲をつかむようでしたが、今は書類もモノも所在が明確。明らかに状況がシンプルでわかりやすくなりました。
この状態まで進めてこられたのは、社員の皆さんそれぞれの頑張りと、私たちだけでは至らないところを社長がサポートしてくれたおかげです。
これから私たちが担当でなくなっても継続していけるように、会社の習慣になることがゴールです。社内であたりまえのこととして定着するまで、続けていきたいと思います。

スタッフの皆さん

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