舟橋村様：「誰の文書でも30秒で検索」を目指して文書管理をモデル導入

富山県中新川郡舟橋村様にて2024年5月30日の「机周りの書類整理研修」からスタートした、文書管理改善のプロジェクトの続報です。

▶【舟橋村様】研修「まずは自分から。机周りの書類整理研修」＋現状確認他

渡辺村長もご参加いただいた研修の後、担当者として2名の方が選出され、1係分／担当者様1名分の文書からモデル導入。業務の属人化脱却（文書の私物化からの脱却）・デジタル化に対応し、舟橋村様が文書管理で目指すゴール「誰の文書でも30秒で検索」を実現するため、ファイル基準表のブラッシュアップや個別フォルダに入れ替えていくためのアドバイス等をおこないました。

実地検証として、モデル導入分の他者検索（担当外の人による文書検索）を実施しました。

越中舟橋駅前の風景

舟橋村役場庁舎

職員間で共有する情報資産の一覧であるファイル基準表を、職員様と一緒にブラッシュアップ

複数年度にまたがる書類など、運用の難しい書類の保管方法などをアドバイス

他者検索：担当外の書類を24秒で検索達成！

モデル実践した書類の保管状態