サイズ以外にもこんなに？添付ファイル送信時の注意ポイント

2017.07.232022.11.24

昔、10メガ越えの添付ファイルを受信するたび、凹んでました。一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師長野ゆかです。

以下のページがとても人気なのですが、添付ファイルのマナーって、サイズだけじゃないんです。
添付ファイルサイズは何MBまでOK?ビジネスメールのマナー2017年

なので、添付ファイル送信時に「サイズ以外で」注意したい項目について、5つピックアップしてみました。送信前にざっとご確認ください。

1、拡張子、ソフトのバージョンについて確認する

その添付ファイル、相手が「絶対」あけられるか考えてみてくださいね。PowerPointやイラストレーター、CADや一太郎で作ったデータ相手は開けられる環境でしょうか。Word、Excelでも、そもそもofficeが入ってないパソコンがあることも想定しておきましょう。officeソフトを、BtoBでやりとりするなら問題ないですが、BtoCでいきなりエクセルを送りつけると、良くない印象を持つ方もいます。読んでもらうだけでよいなら、pdf化することも、検討してください。

2、添付ファイルの名前は分かりやすく端的に

「見積書・報告書・回答・契約書・広告デザイン・昨日の件・打ち合わせ」なんの見積もりだ、なんの報告書だ、何の回答だと、突っ込みたくなりますよね。中味がある程度分かるようにファイル名をつける。何度もやり取りしているファイルなら、バージョンや日付を入れ、ファイル名だけで経過が分かるようにして送ってあげてください。
また相手の方が、同じ名前のファイルを色んな人から受け取っていそうなら、自分は名前を入れてあげてください「見積書_〇〇〇〇」「履歴書_〇〇大学△△△」こんな感じです。

3、複数ファイルは、１つのフォルダにまとめてから送る

添付ファイルの数だけ「右クリック、ダウンロード」しないと保存できないメールソフトがあるんです。めっちゃめんどくさ（利用経験あり）。また「一括圧縮保存機能」があっても、保存するときに添付ファイル名が文字化けを起こすというのも、わりとよくある話。なので、解凍時のひと手間も考えてると、３つ4つ以上あるなら1フォルダに圧縮してから送ってあげたほうが、相手に手間かけずに親切でしょう。

4、大容量のファイルサービスを使う時も、相手の環境を確認する

大容量のファイルを送る時の「大容量ファイル送信サービス」。利用時は自分の職場のルールと、相手の職場の利用ルールにも配慮してください。実は、これらのストレージ系のサイトへのアクセスは、システム管理者側で閲覧禁止されているケースが多々あります。相手方に「このサービスで送っていいですか？見れますか？」と、事前に確認してから送ってください。
あと自分は〇〇サービスを使うけど、隣の席のAさんは△△サービスを使っている、なんてことにならないように、せめて社内でどのサービス使うかの統一くらいはルール化しておきましょう。

5、本文中に添付ファイルがあることを書く

添付ファイルをご覧ください、という一言、大事です。これがないと、添付ファイルがあることに気づかず、本文の意味が分からないことも。これ、かなり相手を不快にさせます。「添付ファイル忘れ」対策としては、下みたいに書いておけば複数ファイルがある時の、ヌケ・モレ対策にもなりますし、相手の方も一目瞭然です

■：添付ファイル
20170701_●●ソフトのお見積
20170701_●●のご質問に対する回答書

これができる人は上級者。こういう方とのメールは、とてもやりとりしやすいです。書いているというノウハウではなく、きっと、相手にわかりやすくするために、ファイル名を書くという面倒なひと手間をかけることを、してくださる方だからかなと思っています。でもファイル名はコピペできるし、せいぜいかかるプラスの時間は、10秒くらい。ぜひ書く側は、習慣にしてください。

その他　「相手に余計な気を使わせない、相手の時間を奪わない」が共通キーワード

６、パスワードのかけ方　ーファイルにかけるか、フォルダにかけるかー
７、パスワードの伝え方、送り方　ー2通目のメールで送ると意味がないー
８、ファイルの容量について　添付ファイルサイズは何MBまでOK?ビジネスメールのマナー2017年
９、添付ファイルのつけ忘れ　ーありがちな失敗はお互いさまで許される？ー
１０、ファイル添付ミスの再送信時　ファイル添付ミス＋その後やってはいけない致命的なミス（再送信文例）
１１、そもそもその添付ファイル必要？ーメール本文よりも、ひと手間かかるー