事例から見る公文書管理セミナー(対象:自治体職員様)

事例から見る公文書管理セミナー(対象:自治体職員様)

【内容】

1.職場環境と文書管理  
  ペーパーレス、執務環境整備、フリーアドレス、公文書管理法-文書管理の目的は
2.文書管理と書類整理の違い、公文書の範囲、データ整理とデジタリング
  文書管理と書類の片づけ モノの片づけとデータ改善の関係性
3.ファイリングとファイリングシステム 
  目の前で日々利用する書類の管理と、組織的管理
4.各種法への対応、文書管理の重要性、職員の責務
5.組織全体で取組む価値、組織をやる気にさせる、各部署職員へのアプローチ方法
6.アナログからの管理改善実例

【開催終了】

【登壇にあたって】

都道府県、市町村職員様、教職員の方、そして沖縄県公文書館の職員様まで広くご参加いただきました。今回の参加者様からは「文書管理に関して、組織をやる気にするにはどうしたらいいかを知りたい」と多数ご相談をいただいたので、研修講師として、またキャリアコンサルタントとして「研修の裏側/動機付け」についてご紹介したところ、たくさん感想をいただきました。ありがとうございました。

【受講者感想】

参加理由を教えてください 

・アーカイブズ側にいる身として、文書管理の意義を県職員にどう伝えたらいいのか、伝え方のポイントを知りたかったから。
・知り合いからの紹介で、内容としても興味があったため。
・年度が変わる時期なので勤務先職員の引継ぎがスムーズにいくよう考えていて、そのひとつとして文書管理について有益な知見が得られるのではと考えたため。
・書類の共有化して個人持ちの書類を減らしたいから
・公務員としてファイリングセミナーへの参加をLINEで相談した際、当講座開催について教えていただいたため。
・文書管理についてもっと学び、学んだことを職場で広めていきたいと思ったため
・職場の文書管理を改善したいと思ったから

感想をお聞かせください

・文書管理条例制定の準備段階、しかも文書管理システムのリプレイスの時期に、耳の痛い話でした。もう少し早い時期に聞きたかった、文書管理主管課にも聞かせたかった。でも、まだ何かやれることがあるのではないかとも思います。可能なサポートをしていきたいと思います。

・私の自治体でも文書管理システムは導入されているものの形骸化しつつあり、研修の中でも言われていた「ラベルを出すだけのシステム」となりつつあり、自分事のように感じました。

・個人によって能力にバラつきがあり、書類の引き継ぎもうまくいっていないので、まさに言われていた”文書管理”が急務に感じ、自分から少し取り組んでみようという気持ちです。大変参考になるご講義をありがとうございました。

・すぐに行動に移してみたくなりました。一番印象に残ったのは、未来への責任のお話と、長野さんの仕事のやりがいとおっしゃっていたお話です。
・①自分自身の働きやすさ改善、②次期担当者の引継負担軽減の2つの視点から、文書管理の改善を図ります。また、来年度、事務主任や教務主任をまず巻き込み、学校全体の管理運営改善にも取り組みます。

・紹介者の方から「とにかくすごい先生だから!こんな機会ないよ!」と言うので、参加したのですが、今の自分の問題意識の解決にとても有益な内容で、参加してよかったと強く思いました。
先生のお人柄やお仕事にかける情熱も、短い時間かつ画面越しでしたが、ひしひしと伝わってきました。「未来に、というロマン」「だからこの仕事が好き」というあのお話、胸をうたれました。大変学びになる貴重なお話を伺える機会を、ありがとうございました。

・お話を聞きながらメモしました。1つずつ行動に移していきたいと思います。”職場で早く書類整理したい~!と感じました。

・部署異動一年目で大量の未整理書類の山に対峙し、要不要の判断がつきにくい中で困り果てたことを思い出しました。過年度分と現年度分の2年分を一人で一気に整理し、こんな不毛な思いを次の人にさせたくない…と事務マニュアルも併せて作りました。公務職場は異動も多く、内示から異動まで1週間程度、引継ぎを行う時間もありません。前担当に聞かなくても書類を見るだけで仕事を進めていけるしくみが必要。日頃の書類整理が住民サービスに直結することもあり、まずは自分の書類整理からしていきたいと感じました。

・長年未整理のままキャビネットに放置されている大量の共有書類に所属長や課員と相談しながらメスを入れたいなと感じました。長野先生のセミナーは、実例や具体的な体験からくる本質的な話が多くて、受講するたびに面白くて気持ちが高揚します。セミナー受講後に自分の中でできた課題を実践、また実践する中で出てきた疑問点をLINEを通じて質問できたり、新たにセミナーを受けることで毎回ブラシュアップされているように感じます。

・セミナーを受けて満足=おしまい ではなくて、セミナー後に受講者が次に続く&自発的に動きたくなるような講座作りを意識的に作られているのだと感じることがあります。お忙しい中、一人ひとりの切実な悩みと実践に寄り添ってくださる姿勢と人徳にいつも感謝と尊敬の念が絶えません。

・公文書管理の基本を改めて学ぶことができました。自分のため、職場のみんなに広めていくために学びは継続していきたいです。そのためには「楽しく」がポイントに思いました。また未来の人々のためにも公文書管理が大切という話も印象に残りました。我々のこともご紹介いただき、ありがとうございました。

・他の自治体の取組が聞けたの良かったです。皆、同じ悩みを抱えているのだと思いました。でも、実践するのとそのままでいることには雲泥の差があります。この実践の一歩を踏み出せるわが県でありたいなと思いました。適切な文書管理によって色々な角度のイシューを解決することができるのだと理解しました。

・「同じことを8パターンで説明する」これは、響きました。「伝えた=伝わった」ではないですね。伝えたいことをいろんな角度から説明することで、より深い理解に繋がるのだと思いました。

・個人での実践で十分に効果を実感していますが、やはり組織での文書共有化ができてこそのファイリングシステムだと思うので、一人でも多くの職員に取り入れて欲しいと思います。

 

【開催時のご案内】

これまで弊社では、国・自治体の職員様へご自身の手持ち担当書類、机の周りの業務効率アップを中心とした「業務改善」の具体的手法として、文書管理研修を開催してきました。その後研修を受講された、複数職員様から「引き続き学びたい、組織としての文書管理の在り方について興味がある」と個別にご連絡いただき、開催することとなりました。

「行政文書管理ガイドライン」を現場の実態や実務に沿って実践できること。また自治体職員として文書管理業務を、より身近によりやりがいをもって取り組みたいと感じていただけるよう、身近な事例を中心としたプログラム構成となっております。

【受講後の効果】

・書類の片づけと文書管理の違いがわかり、自組織が何からスタートするべきかがわかる
・文書管理業務に関して職員としてのモチベーションが上がる
・文書管理がうまくいかない理由がわかり、対策ができる
・ペーパーレスが進まない理由がわかり、対策ができる
・組織全体、職員一人一人への動機づけの方法やヒントが得られる
・事例から具体的な改善範囲や手法をイメージすることができる

【対象者】

・文書管理部門の担当者の方
・職員全体の文書管理への意識を上げたい方
・組織的な文書管理の在り方を知りたい方
・デジタル化が進みきらないことに、本質的な課題を感じている方
・公文書管理法等を学んできたが、実務イメージに結びつかない方

※ご自身の机の上の書類整理の内容は含まれていません。
オフィスファイリング初級中級セミナーをご受講ください

日時・会場

日程:2024年2月23日(金・祝)
時間:10:00~12:00  セミナー120分
参加条件:現在自治体職員としてお勤めの方
会場:オンライン開催
講師:㈱オフィスミカサ 長野ゆか
受講費:5,500円(税込)(税抜き価格5,000円)/無料:オフィスミカサLINE公式アカウントご登録の方
LINE公式アカウントご登録(割引適用)はこちらから
LINE公式アカウント登録後、「自治体ファイリング参加/名前/お勤めの自治体名」とメッセージを送ってください。
用品:実用品サンプル・テキストなし

LINE登録割引なしでお申込みの方:お申し込みフォームこちら
※お問い合わせ「その他」から本研修参加の旨、ご記入ください

参考「実践! オフィスの効率化ファイリング

【文書管理  所管職員様へ】

文書が庁舎に溢れないための年単位での管理方法、文書管理システム・電子決裁システムとの関連性、共有フォルダの保存体系、情報公開・個人情報保護への対応、セキュリティ対策、テレワーク推進、ペーパーレス化などどの自治体も面する課題はすべて文書管理につながります。

本来、公の機関が文書を管理する場合、住民自治のための情報資産として、総務、法制、法務等の文書管理担当部署が組織全体としての運用を考えなければなりません。しかし「大事なことはわかっているが、どうしていいか誰にきいていいのかわからない」と他の業務に追われる中で大変にお困りのご様子の方をたくさん見てきました。
また、デジタル化により、実際の業務の9割以上はパソコンに向かうにも関わらず、執務室の中は書類であふれ、必要な時にデータも書類も探すことに時間がかかっていることに疑問を抱き、そんな組織の現状をなんとか打破したいと考えている担当者様にお越しいただければとお思います。

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