オフィスミカサって何をしている会社ですか

2024.03.252024.04.19

文書管理って、倉庫管理やお掃除とは違うんです

弊社は、文書管理・ファイリングコンサルティングの専門企業です。その先に環境改善や業務効率アップがあり、こちらのニーズからも様々なサポートを行っています。

しかし「文書管理」とお伝えすると
・紙処分、倉庫管理、文書や図面のシステム開発販売ですか？
と聞かれてしまう。イメージがそちらなんですよね。

そこで「モノも書類も含めた会社の片づけです」とお伝えすると
・産業廃棄物等の処理や、オフィスのクリーニングですか？
とイメージされてしまう。

文書管理という業務が、なかなか知られていないんですよね。そこで弊社こんなことしています！とご紹介いたします。

文書管理の仕組みを構築し、情報の資産管理を実施／ゴールイメージは図書館

会社にあるすべての文書情報のデータベースの作成する仕事をしています。「紙一枚でも企業の情報資産」「原則私物化ＮＧ」として徹底管理、共有していきます。
図書館の本のように、書類が並ぶとイメージしてみてください。社内の情報がわかりやすく並んでいて、社員はその原本を共有して日々利用する。使い終わったら元の場所に戻す。すると、いつでも誰でも情報にアクセスできます。個人で書類を持たないので、机周辺には書類ゼロ。すっきりしたオフィスはもちろん、フリーアドレス導入作業も容易。導入後も「個人のロッカーの中や営業車内には、行き場を失った書類が山積み」といった、各社で起こっている問題は発生しません。

文書管理＝ファイリングという専門スキル

「書類整理」と「文書管理」は別ものです。書類をモノと見立てて「減らす片づける書類整理」と、情報資産として管理し、情報活用を目的とした文書管理は似て非なるもの。文書管理部門、文書管理担当者、文書管理規定、文書管理システム…と呼びますよね。決して書類整理部門、担当者、規定、ましてや書類整理システムとは呼びません。

弊社では、自治体の文書管理のサポートを実施しているため、公文書管理（将来の国民へ説明責任を果たすための文書情報リスト）支援を行う専門のスキルと経験を持ち、この文書管理手法を各社様へ提供しています。

デジタルもアナログも文書　／　紙の問題と、デジタルの活用は表裏一体

「紙とデータ」両方を文書と定義付け、アナログとデジタルどちらであっても管理の対象としています。媒体が違うからといって、情報資産としての価値は変わりません。
紙ＮＧ、データ〇なのは、共有やどこからでもアクセスできること。「書類が物量として減る」ことだけを目的とするデジタル化ならある意味成功ですが、「文書情報管理の仕組み」に問題は抱えたままになるため、そのままデジタル化を進めると結局「ファイルサーバーが混とんとする、容量があふれて費用が掛かる」の問題は後になるほど課題として重くのしかかります。
また紙が1枚でも残るなら、紙文書管理業務は発生します。そのためアナログ・デジタルどちらが良い悪いではなく、情報の価値を見定めたうえで各社様に合わせた費用対効果の高い管理手法を提案しています。紙管理が整うころには、ファイルサーバ内の体系も整うため、両方に一度に決着がつくというのが弊社コンサルティングの特徴です。

「だけどいまから紙管理はちょっと…」と、デジタル化に絞って課題の解決を目指す企業様には「ペーパーレス」ではなく徹底的に紙ゼロにする「ノンペーパー」を推奨。紙の管理をしないのに、一部紙が残る前提のシステム運用で進めると、結局双方うまく使いこなせず改善が必要な非効率な状態が、この先ずっと残り続けてしまうからです。

2～5割という高い書類削減率が叶う理由

文書管理を進める中で、大きくスペースが改善され、ペーパーレス、電子化や情報共有度の向上、倉庫の書類量削減を各社様で達成しています。実際の研修でも、ペーパーレスを目的とすると2割程度の廃棄が進みますが、文書管理の実践では平均5割の廃棄が進みます。その理由を「処分を目的とするから書類削減ができない」と考えており、「情報管理、経営資源管理の管理活用、効率化アップの結果書類削減が叶う」を実践するコンサルティングを行い、結果として環境の改善がなされています。

書類整理もやらないよりはやったほうが絶対に良い。だけど見た目がすっきりしても、必要な時に必要な情報がすぐ出てこなければ、書類整理の意味はないと考えています。

サービスとしては大きく４つ

１，「文書管理」（ファイリングシステム）の仕組み構築を提供／コンサルティング

　・社内にある全ての紙文書を一覧にした、データベース（情報資産管理表）を作成
　・データベース利用し30秒以内で、担当外の書類も所属内全員がとりだせるという弊社の定義する「共有」を可能に
　・全情報に保管保存期限を設けることで、誰が担当になっても不要な書類は廃棄できる文書のサイクルを確定

経営者にとっては棚や倉庫にある過去分から、今日社員が個人管理している分まで全て可視化されるため経営戦略、事業承継等に必須、社員にとっては、日々書類やデータを探す時間の効率化、また業務の属人化や私物化を防ぐことで引継ぎが容易になり、机の上はゼロで帰宅できるオフィス環境を提供します

数か月～数年にわたって、1社丸ごとコンサルティング。
原則エクセルで管理を行いますので（従業員2000名でも対応実績あり）、高額なシステムの導入・構築などの費用は不要です。

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２，整理収納サポート業務／請負

弊社コンサルタントとアシスタントが訪問し、社内の各部屋の整理収納サポートを実施。
書類だけではなく、モノの配置レイアウトを効率化の観点からサポート。
事務机のまわりから、印刷室、倉庫、給湯室、社長室、ビルの一室から自宅兼オフィスまでどこでも対応可。
10人以上で訪問し、1社まるごとお任せコースから、お一人の社員様の片づけを隣でサポートするコースまでご要望にあわせ提供しています。

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３，ファイルサーバ、共有フォルダの改善／コンサルティング・研修

共有のファイルサーバのフォルダ体系を整えるサービスです。社員個人が様々な分類体系で、違うタイトルをつけて管理しているため使いたいファイルが探せないという課題を解決します。
紙文書コンサルティングの中で、全員が探せる分類体系を作り上げるノウハウがあります。管理部門への手法の提供、研修方式でリーダーや全社員へ手法の提供、コンサルティングとして改善終了まで作業サポートを行うなど、幅広くご提供しています。
もちろんその過程でデスクトップにアイコンがずらっと並び「自分のパソコンの中なのに探せない」という社員個人様の問題も解決します。

４，研修業務

「まずは職場の改善が必要」という社内のスタートアップ意識付け研修から、モノ、文書（紙・データ）の整理収納、実践方法、維持管理まで、幅広くご提供しています。研修内の事例では、ご依頼いただいた企業様内部の写真や現在の課題を組み込んだワークの提供や、実際に書類やPCを持参いただいてその場で改善実施を行う研修等、幅広く行っています。