山添村様「文書管理改善_維持管理アカデミー」第5講を実施しました。

第5講の内容

  • 第4講の課題の振り返り
  • 可動式書庫の運用改善(書類とモノのゾーニング管理、作業の進め方等)
  • リテンション、書庫管理について(執務室に書類が溜まらないための具体的な方法等)
  • マニュアル作成の進め方
  • 講義(まとめ)

庁舎内に存在する可動式書庫については所属ごとにスペースが配分され管理が任されている現状から、全体的にみると多数改善点がある状況です。これについて「図面など庁内にある大判サイズを集中的に管理してはどうか」、「所属別ではなく、書類とモノをスペースとして分けて一元的に管理してはどうか」などの意見がありました。特に「普段自部署のモノのスペースしか見ていなかったが、アカデミーの時間の中で、他部署の職員と現状を確認することで、他部署との利用のバランス、組織全体としてどう活用することが効率がいいか」を考えるきっかけになったとの意見がありました。

マニュアル作成では、弊社提供のひな型に総合政策課様が村としての基本運用ルールを追記したものを素案として、各課からの運用や要望を取り入れながら随時、継続にバージョンアップしていくことになりました。また作業手順用のマニュアルとするのかオペレーションマニュアルとするのかなど、最適な文書マニュアルの位置づけから話し合われ、共通認識を整えていきました。最適な文書管理に向けて、これから全所属で意見を出し合い、改善を進めていきます。

▶第6講:添村様「文書管理改善_維持管理アカデミー」

▶まとめ:山添村様「文書管理改善_維持管理アカデミー」第1~6講

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