【神戸市立学校事務職員会様】帰宅時、机の上は書類ゼロ文書管理研修（学校事務）

受講者感想（参加者アンケートより一部抜粋）

【とてもよかった、おもしろかった】

• 片づけることで生み出すことができる効果は、学校づくりの重要な基盤となり、職員関係や教育効果に波及するものと改めて確信できました。まずは、「個人」での取組ですが、「組織」で取り組むことができる仕組みづくりができるようにしたいと思いました。

• 文書管理、苦手な分野であるために永遠の課題であると思っておりましたが研修を受けて前向きにとらえていくことができました。特に実例を挙げていただくことで保管方法の改善や表示方法の見直しは、特に自校でも取り入れていこうと思っております。

• お話の上手な講習の方だなぁ〜と思いました。文書管理とデジタル情報管理の整理が進めることができると感じました。研修をきっかけに置き方から変えてみて少しずつ元の机の姿に戻していこうと思いました。内容については「なるほど」と思わせるものが多くて、大変参考になりました。家庭でも応用できそうです。

• 凄くお話も面白く、気がつけばあっという間の2時間。書類やデータもモノ同様、考え方は同じだということにハッとし、まずは取りかかってみようと思いました。また、「タイトルのコツ」や「3層」「書類や物の整理＝災害対策」など、凄く勉強になるお話盛り沢山でした。まずは身の回りから整えて行こうと思います。

• 「整理を業務のひとつと位置付ける」というのが印象深かったです。机上整理ができない理由、デメリットを分かりやすく教えていただき、整理というとすぐ棚やファイルを購入しがちだった自分に気づくことができました。

• 視点の違う見方や考え方を聞けたので、自分の意識が変わる。新しい気づきがあり有意義な研修だった。問題は人ではなくコト、書類ではなく情報ということ、お互い気持ちよく働くためにも職場がすっきりしていたら本当に良いと思った。

• 書類、文書管理は自分も苦手意識があり、具体的にどうしたらということがわかりませんでした。今回の研修で整理方法やタイトルの付け方までとこ細かに学ぶことができたのに加え、多くの学校が課題を感じているであろう、情報共有についても踏み込んで考える事ができ非常に実りのある内容だったと思います。

• 学校での日々の多くの仕事を、流れがうまくいくように進めてゆくことを、大切に心がけていつも仕事に取り組んでおりますが、書類の整理がその次になり、何とかして全てがうまくいくようにと思っていた矢先に、このような素敵な研修を受けさせていただきました。大切な手がかりとして、学校での日々に取り組んでゆきたいと思います。

• コスト意識を持ちながら環境整備することの大事さがわかった。一つ一つの業務の手間を極力減らすにはどうしたらいいか、身の回りを見直してみようと思いました。今年度のファイリングフォルダの整理から始めたいと思います。

• 明るく元気な講師の先生でしたので、こちらも自然と笑顔になれるような良い時間でした。講演はとても聞き取りやすく、分かりやすく、すぐに取りかかれる内容で大変勉強になりました。整理は、単なる見た目の問題や趣味ではなく業務の一環である、とおっしゃったことが一番印象に残っています。

• 「書類を整えることは業務」の言葉がとても印象的でした！思いっきり書類整理しようと思います。書類を整えることで時間が生み出され、仕事にいい影響が出てくる→業務の一環ということを聞き、積み上げている書類をなんとかしなければと思った。どのフォルダに綴じるか悩んだり、間違って取り出したりすることに対して意識を向けていませんでした。研修を受講し、改善することで効率化につながることを意識できました。
  また、片付けピラミッドを拝見し、自分は仕事のみならず「収納」から入っていることが多いことを実感しました。判断力・決断力をもとにまずは「整理」を行ったうえで、常日頃から文書管理および物の管理を心がけていきたいと思います。

• 講師の人の人柄か、楽しく学習出来た。今年の全事研大会の全体会で、研究会等に参加して学び続ける意識を醸成出来るとの報告があった。学び続ける為には、一人一人が意識を持たないといけないと思った。目から鱗なことが多く楽しく役に立つ研修でした。

• 研修を受けて、私がまずやらなくてはならないことは『整理』の部分だということが分かりました。学校全体というより、まずは私の書類を整理することからはじめて、収納→整頓→片付けまで辿り着きたいと思います。

• 色んな自治体の片づけ話がおもしろかった。これまでなんとなくしていたことを言語化してもらい頭の整理ができた。

• 書類を整理するのも仕事の１つであるという言葉にハッとしました。なかなか時間が取れなくて片づけを後回しにしてしまっていたが、優先順位を高く設定して早めに取り掛かろうと思いました。

【組織改善視点の感想】

• とてもよい研修テーマだった。学校全体で取り組む必要があると思った。異動の際にも分りやすく、すぐに取り組もうと思います。ファイル名のタイトル力に関しては、通知文を発出する事務局にもこの研修をぜひ受けていただきたいなと思いました。（コンサルを入れてもらえる自治体が羨ましい。）
• 研修テーマからまさか日頃使っている個別フォルダに関係があるとは想像していませんでした。机上整理にも個別フォルダが活用できる可能性を感じました。まずは自分の書類で取り入れたいと思うと同時に、この内容はぜひ管理職や一般教員向けの研修にも入れてほしいなと思いました。
• 神戸ではファイリングシステムで書類を管理していることが、理にかなっていて、どこの学校でもやっていることは、改めてすばらしいことだと感じました。いまの事務室はファイリングシステムがしっかりしているため、理にかなったことを実施できていると感じられました。
• 書類の適切な整理、管理が業務改善につながると思うので、学校全体、市全体で取り組めたらよいと思う。自治体での取り組み例などを知れて、組織として誰が探しても見つけられる、業務を引き継げるということはとても大事なことだと改めて分かった。

【すぐに活かしていきたい、実践したい】

• 職員室の文書の維持管理は、ルールや年度替わりのメンバーがかわった時の伝え方が難しいと思っていましたが、今回の研修でヒントやコツをいただいたので、実践してみようと思いました。早速現場で活かせることを始めます。まずは自分の机上から、少しずつ職員室にも広げていけたらと思います。工夫しだいで仕事の効率が上るなと思いました。
• 仕事をしていると探し物の時間がとても多いことがストレスでしたが、無駄な時間を省けるというお話を聞き、実践してみたいと思いました。数年ごとに異動がある職種なので、後任の方に迷惑をかけないようにしたいと思いました。
• ファイリングシステムはキャビネット内の整理方法だと思い込んでいましたが、机上の書類を個別フォルダで整理すると机上がスッキリするということに目から鱗が落ちる思いでした。早速取り入れていきたいと思います。

【自分からやっていきたい】

• 必要な書類が、言われてからすぐに取り出すことができるよう、まずは自分の周りのものから意識して整理していきたいです。個人の文書管理に苦手意識がありましたが、まずはやってみて変更していったら良いのだという気持ちになれました。
• 「まずは自分のために、自分の机まわりから片づける」という言葉が印象的でした。いつも後回しにしていた机上の片付けの優先順位を上げようと思いました。文書に関しては、昨年度から足踏みしていたので（捨てる、置いておく、のどちらの判断もできずにいました）お聞きしたことを意識して今週から取り掛かろうと思います。
• データも整理していこうと思います。すぐに実践したいと思うことがいくつも頭に浮かび、業務にすぐに生かせるとても勉強になる研修でした。

【収納の考え方】

• 普段から使用している個別フォルダが、いかに使いやすい物なのか知ることができました。フラットファイル等に入れているものを個別フォルダへ入れ替えてみようと思いました。整理収納の理論を意識して、引き出し式から個別フォルダ（縦置き）に変更していこうと思いました。
• 当たり前のように使っている個別フォルダはすばらしいものだったのだと感じた。教えていただいたアイデアをプラスしてもっと使いやすくできたらと思う。
• 自分の机上の「収納」に関しては、教えていただいた具体的なコツで整えていきたいと思います（今は全くできていません・・・）。誠意をもって仕事をしたい人は「片付け」の重要度は必ず上がる。という言葉がグサッときました。まずは机周りの整理から始めます。
• 終わったものを保管していくためのものというイメージだったので、現在処理を行っているものも管理するというやり方は、新鮮でした。研修中、自分の机を思い浮かべ何度も反省しました。具体的な収納グッズも教えていただけ、すぐに生かせる研修でとてもいい研修でした。

【データ整理】

• パソコン内に保管しているデータのタイトルも、ご指摘いただいた「あまりよくないタイトル」をつけているものが多いので、見直していこうと思います。常に処理途中の資料整理やPC内データ整理を迷っていたので、大切なヒントをいただきました。これをもとに考えて整理しようと思います。
• 少しの工夫でストレスや作業の効率化がはかられ、しいては防災や災害対策にも繋がる事に驚いた。整理の奥深さに気付かされた。今年異動し、過去の文書やデータを探すことが多く、その時間がもったいないと常々思っていたので、今回の研修は非常にありがたかった。全員で共有するということを意識して文書管理を行うと、担当でない職員でもすぐ書類を探せるし、異動者も困らないと思うので、工夫していきたい。
• 紙の書類だけではなく、データ管理も多くなりすぐに情報を取りだせる大切さを実感しています。机の上もパソコンの中もすっきりきれいな状態にしようと思いました。探す時間はなくてもいい時間なので。
• 文書、データに絞った形で研修のテーマ、特にあとで使う相手のことも考えた視点や長さが大切なのが、目からウロコ。参加できて本当によかった。文書の整理とデータの整理を一緒に進めることが大切だと感じました。整理収納について自校でも紹介していただいた内容を取り入れようと思いました。特に、フォルダを検索するときの事例がとても納得しました。まずは時間を省くことを意識して取り入れたいと思います。
• 問題がかなり解決すると実感。冬期休業前に改めて先生方に紹介し、いつでも見られるところにデータを置こうと思います。