【奈良市社会福祉協議会様】「ファイル共有サーバ／フォルダ分類、階層、管理改善（デジタリング®）研修」

2025.01.23

お客様	奈良市社会福祉協議会様
タイトル	ファイル共有サーバ　フォルダ分類、階層、管理改善（デジタリング®）研修
対象者	奈良市社会福祉協議会職員様
主な研修プログラム	はじめに／誰でも検索できるデジタル3階層管理、情報資産リスト概要（現状、メリット）・ファイル共有サーバの現在の状態タイトル、分類、配列の考え方／ワークこれからの取り組み、改善方法のご提案等研修（120分）の後、その場で担当所属様ごとのファイルサーバーの構成を画面に表示し、その場で改善コンサルティング（60分）
日時	2024/12/13（金）
開催場所	奈良市社会福祉協議会　東地域福祉課事務所内

主催者様からのご感想等

「自分なりに分かりやすくを心掛けているが、ほかの職員がどう考えてタイトルや分類を考えているかを知るきっかけがほしかった、まさに希望通りだった。」
「細かなルールも決めて行けたし、これからどういうルールを作っていけばいいか、具体的に課題が見えてきたので、ゴールの日時を決めて取り組んでいけると思った。」
「今年度別の部署から異動してきて、ファイル整理の難しさに気付きました。今回の研修で今まで自分が受け身だったことを知るきっかけになりましたし、皆が使いやすいように配慮すること、チーム間でコミュニケーションを図りつづけることが大事だなぁと感じました。」
「どうして今までやらなかったのか、今すぐ取り組んですぐに仕事がはかどるようにしたいし、自分たちの仕事がはかどることが、地域の皆様のお役に立てると思ったらやる気が出た。」
「書類と同じ考え方、自分がそこが苦手だから、うまく管理ができていないということに気が付いた。得意な人たちに何をお願いするのか、その時にまかせっきりではなく、自分自身はどこまで何を伝えるべきかという点も大事であり、そこで誰もが使いやすくすることが大事だと思った。」

研修・コンサルティングの様子

３時間の実施で、そのうち１時間は実際の共有サーバ構成を見ながら、質疑応答・アドバイスをおこなうコンサルティング形式。最近、このような「その場での改善アドバイスや同日作業」をおこなうことで、具体的な改善や効果の手応えをすぐに感じていただくことがことができます。

今回、研修中の話題や実際に共有サーバーを研修参加者全員で見ていく中で

デスクトップがアイコンだらけ
ショートカット集フォルダが作られている
重要なファイルやフォルダ名に「★」「★★」︎などのマークを付けているが、統一ルールがなく、後で見返してもわからない
退職した人の名前のフォルダがある
「あったはず…」と言いながら、探しても出てこない
深い何階層にあるフォルダを開けたら、忘れ去られたようなファイルが２～３つあるだけ

などの【ファイル共有サーバあるある】が出てきて笑いが起きるなど、なごやかな雰囲気の中で、また【そう、本当に現場はそこを改善したいと思っているんです、今のこのきっかけが変わる大チャンスですですね】という感想をいただくなど、参加者全員が課題解決の必要性を感じることができた研修でした。

弊社では、こうした『ファイル共有サーバの問題』を、多額の費用をかけた管理システム導入ではなく、日々サーバーを使う職員・従業員のスキルアップと意識改革によって使いやすいものに変えていく手法を提案しています。
ファイル共有サーバー効率化は、弊社が長年取り組んできた紙文書管理と同様のノウハウで達成できるものであり、弊社ではこれをデジタリング®と称して普及に努めています。