【尼崎市役所 人事管理部及び文化・人権担当部（部）様】共有フォルダ整理テクニック養成講座ー開く前に判断できる共有フォルダの整理設計ー

 

受講感想

ダイバーシティ推進課　岡野 様

一言でいえばやる気が出ました。ファイルサーバーの整理は、もともとDX推進員を中心に進めていましたが、係員のメンバーと話し合う機会が少なく、担当者が決めて進めていく形になりそうだと感じていました。今回の研修では、各係から1名ずつ参加したことで、課内の職員が同じ方向を向いて進められそうだと感じられたことが、一番の収穫でした。

第2部の実践時間では、所属内での方針をその場で話し合い、決めることができました。
同じ部内で一緒に参加していた文化振興課とも、できるだけ同じルールで進めていこうという話になり、スタート時期についても具体的に見通しが立ちました。

各係で仕組みをつくりつつ、機構改革や人事異動など、毎年4月以降を見据えて実務的に考えられたことは大きな成果だと感じています。
タイトルの付け方や【】の使い方、並び順を数字や日付でそろえるなど、細かな点にも共通ルールを設けていこうという意識が持てました。

研修中に「新人がいきなり作業するのは大変」という話がありましたが、私も今年異動してきたところで1年目では判断や提案ができず、どう整えればよいのか分からない場面も多いと感じます。一方で2年目だったら慣れてしまって難しかったと思います。
だからこそ、一定の基準を部内で統一していく必要性を改めて実感しました。

人事課　武富 様

正直、ファイルサーバーは各係で独自の管理が進んでしまっていて、「何から手を付けたらいいのか分からない」状態でした。でも今回アドバイスをもらって、これなら進められそうだなと感じました。

特に印象に残っているのは、先生が言ってくださった「とりあえず一回やってみてください」「トライアンドエラーでいいんですよ」「いきなり100点を出すものじゃないです」
という言葉です。

職場では、何か画期的な方法や特別なテクニックがあるんじゃないか、それを自分がやらないといけないような雰囲気があって、勝手にプレッシャーを感じていました。
でも、そうじゃないんだと分かって、一番安心しました。

「捨てることが目的じゃない」「きれいに見せることより、みんなが使いやすいことが大事」という話も、とても腑に落ちました。みんな真面目だから、全部きっちり残そうとしてきた結果が、今の状態につながっているんだなと感じました。

一人で背負わなくていいこと、「とりあえず一度やってみていい」という考え方に、大きな安心感がありました。
最初から完璧を求めなくていいと思えたことで、無理なく進められそうだと感じています。

また、これまで混乱していたのは、個人の感覚の違いが原因だったんだと分かりました。誰かが悪いわけではない、ということが理解できたのも大きかったです。

カードワークも、始める前から「たぶんバラバラだろうな」とは思っていましたが、実際に並べてみて、本当に全員違うことを目の当たりにして、改めて「誰か一人が悪いわけじゃない」と体感できました。

感覚や並び順、時系列など、人によってクセや考え方のパターンがあることが分かり、それを知ったことで話し合いの幅が広がったと感じています。
古いファイルについても、「どれが最終版か分からない」という悩みがありましたが、ファイル名で過程を追えるようにしておかないと、結果だけが残ってしまうんだなと理解しました。

異動してきた人でも使いやすいように、過程を重視する所属もあれば、最終版が重要な所属もある。残し方が違うということが、今回の研修を通してよく分かりました。

人材育成担当　杉山 様

DX推進員の中で一度案は作っていたんですが、正直それが良いのかどうか、自分たちでもよく分からない状態でした。今回の研修を受けて、一つの方向性が見えたのが大きかったです。

人材育成担当では係長も一緒に参加していたので、「どのタイミングから実施するか」といった話も、研修の内容を踏まえながらその場で進めることができました。
今回は所属内で何名か一緒に参加して、相談しながら進められたのも良かったと思っています。

ワークや雑談を通して、人によって考え方や意見がいろいろ違うということが改めて分かって、だからこそ継続していくのが難しいんだなと実感しました。

維持管理がどれだけ難しいかを理解した上で、使いやすいルールに最適化していくことが大事なんだと感じましたし、それを定期的に見直したり、リセットしたりできる
研修という仕組みそのものが、維持管理につながっているということも分かりました。

その他参加者アンケート

1. 「方向性が見えた」「安心して進められるようになった」

• 正解を一つ決める研修ではなく、「まずやってみて、改善していけばよい」という考え方に安心した
• これまで手探りだった共有フォルダ整理について、一定の判断軸・方向性が持てた
• 「できていない＝能力不足ではない」と感じられたことが大きかった

2. 実務に即した内容で、合意形成につながった

• 各係から参加者が集まったことで、共通認識・同じ方向を向くきっかけになった
• ルールを一方的に決めるのではなく、話し合いながら整理していく必要性を実感した
• DX推進や文書管理を、担当内だけでなく複数人で検討する土台ができた

3. 「分類・タイトル・配列」の重要性への気づき

• 「その他」「関係」など曖昧な名称を多用していたことに気づいた
• フォルダやファイル名を強くすることで、クリック数・探す時間を減らせると理解した
• 並び順（時系列／業務順など）を言語化することの大切さを実感した

4.整理単位・引き継ぎの視点が明確になった

• ファイリングシステムに沿った大きな軸で、誰が見ても分かる構成になると納得した
• 「残すものを決める」「古いものをどう扱うか」を意識的に考えるきっかけになった
• フォルダ整理は「引き継ぎ」であり、将来の職員のための業務改善だと理解できた

5. 実際の画面を見ながらの助言が分かりやすかった

• 自分たちの共有サーバーを題材にしたため、作業イメージが具体的だった
• 現場の事情を踏まえた説明で、「実務に合わない理想論ではない」と感じた
• 使いやすさ重視で、無理のない進め方だと評価された
• 今改善を独自で進めていたが寄り実務に沿った無理のない案や、今力をかけるべきは分類ではないということがわかり目からうろこだった