署名は右寄せ？字下げは不要？よくあるビジネスメールの勘違い

【署名右寄せ、スペース字下げ】意外とよくあるビジネスメールの勘違い

ビジネス文書を扱う業種でよく見かける、字下げ・署名の右寄せ。これ、メールではしなくていいのに、わざわざスペースいれている方、多いですね。この無駄なルール撲滅させたい！ということで、記事にします。

【×の例】

レイアウトを整えるために、本文全体にスペースが入っている事例

これに加えて、内容が変わった時に、さらに1字下げる方も

• 毎回スペースを入れる手間
• 文章を打ち変えると、スペースをまた増やしたり不要なスペースを削除したりの手間

何もメリットがありません。

【○の例】

文頭のスペースは不要。わざわざ入れないだけ。

シンプルにするために、社内同士のメールと仮定してみましたが、もちろん社外も同じです。
ご不安な場合は、普段あまり「接点のない企業様」や、他の方のメールを、ご覧になってみてくださいね。
・１字下げ不要の理由

字下げをして、相手の名前が1番左に来るように、すべての文章を下げる。これはビジネス文書の型に近しいです。メール上は不要。また、話の内容が変われば一段下げて書き始めるというルールを適応されていらっしゃる方もいます。しかし、メールは、話が変われば、改行（1行開けること）ができるので、こちらも下げる必要性はありません。

ＯＳやメールソフトによって、文字間の設定が違うこともあり、相手の環境によって大きく表示方法が異なります。特にスマホのような小さな画面でご覧になった場合、レイアウトが思いっきり崩れていることも。html形式で入れた場合、相手側では空白がムシされていることもあります。メールは読みやすさ優先！何度も言いますが「１字下げ不要です」

・署名左寄せの理由

これもあえて、右側に寄せる必要はありません。
右に寄せようとすると、空白をその数だけ入れる必要がありますが、単純に手間です。さらにこれも、字下げと同じで、自分の画面では右の方に署名が来るようにレイアウトを整えたつもりでも、相手の閲覧画面サイズや受信環境では、真ん中に来ている、ということも少なくありません。

署名は、左寄せでＯＫ。これなら１００人に送っても全員が、同じように閲覧できるでしょう。特に内線だけが掲載されているときや、名前だけの署名を送る人（そもそも情報が足りないという問題はあるのですが）このようにされる場合が多いようです。もちろん、外部の署名であっても、内部向けでも、左寄せでＯＫです。

ビジネス文書とビジネスメールは、型も違います。

「ビジネス文書をよく扱う業種の人」なんですよね。だから自治体関係者だったり、大手の企業にお勤めの方、総務・管理部門の方、その人たちとやりとりが多い団体や協会関係の方に多いクセです。中には「拝啓」や「前略」といった書き出しから始まり、「敬具」や「草々」をメールで、右寄せして、しめる方もいますね。ビジネスメールの型とビジネス文書の型は全く別物です。

もし、この点があいまいであれば「ビジネスメールの基本・ルールマナー」を参考になさってください。

ルールがないなら、作ることから必要。

以前、自治体関係者の方に「ビジネスメールに字下げは不要・署名も左寄せでいい」とお答えした時に「何に基づいているのか」と、言われたことがあります。

その方の組織は、ビジネス文書の書き方などは、新規採用の方でも完璧に書けるよう「字下げする・ここはこう書く」と、きっちりがっちり完全なマニュアル化されているそうで「それに沿ってメールを書いているのに」という意味でした。

回答としては「ビジネス文書とは、そもそも違うものである」というところから、基づくルールすらない現状、ビジネスメール社内マニュアル・ルールを作るところから必要だという話で盛り上がりました。

これは一般企業様も同じです。署名の統一化、大容量ファイルの送り方、添付ファイルにパスワードをかけるときの書類の種類。こんなわかりやすいものでも、…社内で統一されていない、メールのルールがない企業様がほとんどです。もちろん社内ルール、作るヒントもサポートします。ご必要でしたらお問い合わせください。

ちなみに著書「この1冊で安心！！新人公務員のメールの書き方」では、第1章の2に「ビジネス文書とビジネスメールの違い」として、ご紹介しています。参考に、ご覧いただければ嬉しく思います。