「先日お送りしましたが、再送します」の文章、何が問題?(再up)

こんにちは、一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師長野ゆかです。これは私が実際に相談を受けたときの内容です。

友人から「私、何か悪いことしてしまったのかな?」と連絡が…

学生時代の親しい友人が、連絡してきました。

子どもがお世話になっている、ある事務局から「メール送ります」といわれて、待っていた。→ところが1日経ってもメールが来ない。
よく考えてみると、送信してくれたかどうか、わからない。→電話で「行き違いだったら申し訳ないけど、送ってほしい」と依頼。その後、やってきたメールがこの文章だったそうです。

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○○様

先日メールをお送りしましたが、届いていないということですので、再送します

△△
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色んな意味で突っ込みどころ満載です。

受け手によって、同じ文章でも印象が変わる

ビジネスメールの型がなっていない!それ送ってきた相手が悪い!と突っ込めるのはビジネスメールに慣れのある人たちであって、実は、彼女の中では、こう変換されてしまいました。

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「先日メール送りましたけど? 届いていないなんて、そちらのメールの環境の問題では?仕方ないから再送してあげますよ」
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と。

少し極端に書きましたが、でもこの文面では、こう解釈されてもムリはないんですよね。だから「こう解釈されないような工夫」が文面上必要です。心遣いを文字として表現していく必要があります。では、どんな風にかけばよいか。1例としてはこんな感じでしょうか

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ご連絡ありがとうございます。

先日のメールが届いていないとのこと、
到着の確認をしておらず、大変失礼いたしました。
再度メールをファイルお送りいたしますので、ご確認ください。

お手数をおかけいたし、申し訳ございません。
何かご不明な点がございましたら、
お気軽にご連絡ください。
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このメールなら、「仕方ないから再送してあげますよ」というキツイニュアンスでは、読み取れないですね。

たった1文で、威圧感まで与えてしまうことも

不安の尽きない彼女は、「電話ではやさしそうだったのに」「失礼なこと、したのかな」「受信がうまくできなかったから、怒ってはるんかな」と、あれやこれや思いを馳せていました。

たった1行で「相手が怒っている・自分に落ち度がある・威圧感」を感じ取って、すごく不安げでしたし、たった1行しかなかったからこそ、冷たく感じたというのもあるでしょう。

だからわざわざ私に連絡をしてきたんですよね。誰に聞いていいかわからず。結局彼女には「メールに慣れていない人なだけだから、電話の良い印象が正しい、きっと大丈夫」と説明。

メールはコミュニケーション手段

メールもコミュニケーション手段の1つであるため、どう伝えたかではなく「相手がどう受け取ったか・どう伝わったか」が重要です。だから「用件だけ伝われば、文章なんかどうでもいいんだ」と言い切ることは難しいでしょう。ましてや今回の場合、彼女は「怒らせていたら、どうしよう」と思い「どう返事したらいいか」と戸惑い、次の行動に出れなくなっています。お互いのやり取りにロスも生じていますし、これではお互いにとってのメリットもありません。
メール=コミュニケーションという意識があれば、相手の立場や気持ちになってメールを書くということを重視しようかと思えるはず。みなさんはこんなメールを送らないように注意をしてくださいね。

2014年の記事(2017年再up)

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