人事担当者からのアウト、内定者のメールマナーワースト３

こんにちは、一般社団法人日本ビジネスメール協会認定講師、オフィスミカサの長野ゆかです。企業の人事の方からよく聞く「内定者からのビジネスメールのマナーがちょっと。気になる書き方が多くて」ということ。「どういう点が気になりますか？」詳細を聞いて驚き。気になるなんてレベルじゃなかった。「メール問題あり」の内容をご紹介します。

内定者のメールマナーワースト３

1 宛名がない

「〇〇社　人事課　〇〇様」という冒頭の書き出しがない。これは電話をかけたときに「●●様ですか？」と、お聞きするのと同じ。これがないと「このメール本当に自分宛て？」内容によっては「これ、間違えて送ってきたのでは…」と、相手を不安にさせることになります。メールの1行目から「お世話になっております。」と、書き始めないようにしましょう。

2 署名がない

これもビジネスメールとして、ありえない。しかも差出人の表記設定次第では「誰からのメールかわからない」なんてことにも。また署名には「文章はここまでです」という意味もあるので、必ず最後に署名を書きましょう。「名前・電話番号・メールアドレス・住所」内定者の方でしたら、この4つが入っていればよいでしょう。

3 件名がない

携帯メールやLINEに慣れている方、携帯メールからビジネスメールを返信する方にもありがち。受信者のPCから見たら、何の件なのか全くわからない。用紙がわかるように件名はきちんと書きましょう。もし先方から来たメールへの回答なら、返信機能を使って「Re:」で返信すればOkです。

基本的な失敗は、致命的

ビジネスメールを利用している方からすれば、ありえない上記の内容。ネットで検索しても当然すぎて、さらっとしか説明がありません。人事の方は私に対して言葉を選び「気になる」とおっしゃったんだと思います。気になるどころか致命的です。名乗らずに、先方の名前も確認せずに、要件も言わずに、電話かけるようなものです。

就活前後で、学んでおくのが一番いい

こうならないために就職前に、ビジネスメールの書き方の基礎を、学んでいただきたい・知っていただきたいところです。

最近ではビジネスメールの講座を大学で採用くださっていることもあります。採用前後の影響・ビジネスマナーの基本スキルとして、学ぶ場を設定される。マナーは相手の方への配慮なので、そこを重視されるのは、素晴らしいと思います。たった1時間でも、絶対有意義な勉強になるはず。知っていると知らないとでは雲泥の差だからです。

ビジネスマナーの一部としての認知度アップが必須

そもそもビジネスメールに「一定の書き方ルール」があることだけでも知っていれば、送る前に「書き方を調べる」くらいのことはします。そうすれば、上記のような基本の失敗が相次ぐことは防げます。学生さんへ直接、私からのアプローチは難しいです。ですが、挨拶やお辞儀名刺交換とともに、「ビジネスメール」も重要なマナーだ！と思っていただけるように、認知度を上げていくことが、できることだと考えています。

もし大学でも高校でも。学生さんへのアプローチとしてのビジネスメールに、興味をお持ちでしたら、ぜひお声がけください。完全初心者向けの完結型にカスタマイズし、開催は可能です。時間も内容も、臨機応変に対応可能です。

ビジネスメールの書き方について、指導している人事担当者の方からの声で、拙著「この1冊で安心！！新人公務員のメールの書き方」の本がとても役に立っているというのがありました。実はこの本「そのメールマナーが存在する理由」というのを意識して書きました。そのため、指導の際にも「理由も合わせて説明ができる」ようになっています。意図通りに使っていただけていて、とても嬉しい感想でした。

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