山添村様「文書管理改善・維持管理アカデミー」第2講を実施しました。

2024.08.262024.08.27

第２講の内容
・第１講の内容や課題、前回１カ月間の振り返り
・講義（ファイリングシステムの基本と組織としてのゴール）
・現在の課題の洗い出し、決定事項ミーティング
・講義（まとめ）

講義後の意見交換

昨年度導入した文書管理（ファイリングシステム）の維持管理が山添村職員として重要である理由や感想を皆さまから頂戴しました。（以下、抜粋）

◆文書削減・スペースセービング

ファイリングシステムの導入により、今まで文書管理規程はあるものの曖昧であった文書管理が統一化されつつあります。ファイリングシステムの導入に際して必要か、不必要かの判断を行い、たくさんの文書が廃棄され、容量を目いっぱい使用していたロッカーはかなりのゆとりが生まれました。導入によるこれらの結果、従来の特に理由や必要性はないものの残す風習を終わらし、残した方がよいのか捨てた方がよいのか迷っていた部分が明確に判断できるようになったのではないかと感じています。これらは行政職員として的確、適正に文書を判断・管理する必要不可欠な重要な部分であると思います。

◆書類を探す時間の削減・住民サービスの向上

当課で所有している文書の全体が把握することができた。またファイル基準表により必要な文書を検索する際も、従来よりも時短となり、業務の効率化に繋がっています。そして一番大きなメリットとしては今まで担当者しか把握していなかった文書の保管場所が担当者以外でも容易に見つけることが出来るようになったことです。これができるようになったことで担当者が不在時の来客対応もイレギュラーな場面を除き可能となりました。

◆時短効果・業務効率化

書類を探す時間が短縮できたことで、他の業務をすることが可能になったり、労力が大きい業務に今まで以上に時間を掛けられるようになるため、「ゆとり」を持つことができ、人的ミスを減らすことや、突発的な事象や業務に対応しやすくなることに繋がりました。

◆検索性の向上

従来のハードタイプの綴りへの文書保管では、保存箇所が一目で分かるように細分化されていなかったため、例えば会計検査の対応時に、内容の調査や確認を行う前に、各書類（国庫補助申請書、報告書、事業内容等）を探し、必要な書類を抜き出す作業が発生していた。導入しているファイリングシステムは、各書類の保存箇所が明確になっており、種類ごとに細分化されているため、不測の事態や会検等に対応しやすくなっている。また、細分化した保管を行う際に、書類の要不要の判断が付けやすく、書類の削減にもつながっていると考えます。

◆業務量の見える化・業務の把握と整理

ファイル基準表にはすべての業務のファイルが記載されているため、その課の業務内容・業務量を目に見える形で把握することができ、業務の整理にも繋がります。フォルダについても作成してから１年を通し使わなかったものがあれば、その業務自体、整理の検討の余地があることが可視化できます。

ファイル基準表を見ればどの部署がなんの業務をどのくらい行っているか。誰でも確認ができ、業務を管理する立場としても有用であると考えられます。業務量や内容を把握する際、文書の量、種類をみればおおよそその個人が抱えている業務量を確認することができ、文書を基準表に則り整理することで管理職が業務を管理することができるようになります。

◆デジタル化への準備効果

書類管理のルールを統一することは今後のデジタル化に繋げることができる。デジタルでの書類は目に見えないため書類を探すことが紙以上に複雑になると考える。そのため保管のルールを作り、徹底して守ることはこの先のデジタル社会で業務を行う上で必要なものと考える。

■弊社担当者より

文書管理がなぜ重要なのかを組織の一員として考え、言語化して伝え合う過程で、上記のような意見等が出ました。理念や業務姿勢に沿った内容、導入後に改善された現在の状況を踏まえた新たな気付きや具体的な必要性、組織課題まで、各部署担当者様が様々な角度から自由にご自身の考えをシェアいただきました。

導入の取りまとめである総合政策課様からは「こんなに真剣に取り組んでくれているという熱量が、普段はなかなか見えなかった。それが伝わってきたことが嬉しかった」というご感想がありました。研修終了後も「所属内の協力を得ていくためにこの活動のゴールや目的をより明確にできるか」といった意見交換が個別でなされたり、チャットでは「せっかくの改善のチャンス、自分ももっと関わっていこうと思った」という声もありました。
これを受けて、総合政策課長からもメンバーに対して、ご自身が業務上大事にされているモットー等がシェアされるなど、各々の仕事に対する思いや理解が少しずつ深まっているように感じました。今後も、自発的・積極的な関りを重視するアカデミー形式で進めていけたらと思っています。