【富山県舟橋村様】紙文書30秒共有改善→文書管理システムリプレース・電子決裁導入視察（視察先：三宅町様）

住民サービス向上のため、業務効率化の一環として「他者検索（担当外の人による文書検索）30秒以内」を目標に文書管理プロジェクトを推進中の舟橋村様。その舟橋村の渡辺村長・職員様が、他者検索30秒以内を実現させている奈良県三宅町様を視察に訪れました。両自治体様の文書管理をサポートした弊社代表・長野が、視察に同行させていただきました。

取り組みのきっかけは、職員の皆さんからの声

「職員の皆さんからデジタル化の要望があり、それにはまず文書管理からだと」と話すのは、三宅町の森田浩司町長。文書管理への取り組みが長いだけあって、町長をはじめ職員の皆さまの理解度が深いとあらためて感じました。

取り組み前のアンケートにあった職員様の回答「みんなが来てくれる執務室にしたい」という希望が、きちんと実現・維持されています。そして、目標であったデジタル化については職員の方から「もう紙の文書管理がちゃんとできているから、文書管理システムへのリプレースは置き換えただけでした」との感想をいただきました。
総務省の⾃治体DX推進参考事例集に取り上げられるだけあって「紙の書類もデータも他者検索30秒もかからずにできています」とのことでした。

この取り組みが、三宅町から全国の自治体へ広がってほしい

文書管理をスタートさせた当初から、森田町長は「これが三宅町から広がってくれたら」と繰り返しおっしゃっていました。そして、三宅町様をきっかけに同じ奈良県内の山添村様へ、今年は富山の舟橋村様へ。
森田町長のお言葉が、現実のものとなっています。

視察で訪問した三宅町様・山添村様で共通して
「最初の導入は、それは大変。そして全庁展開は、もっと大変。でも書類とともに業務負担も減り、やってよかったと思う。長期的視点で見て、効果やメリットは計り知れない。」
というお声が聞かれました。

舟橋村様での庁内展開・実践はこれからですが、百聞は一見にしかずという言葉のとおり実際の現場を見て体験談を聞くことで、よりスムーズに進められます。
舟橋村の村長と職員様からは「とても実りのある視察になった。職員同士繋がれたことも、とても良かった。」と言っていただけました。

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