山添村様「文書管理改善_維持管理アカデミー」第4講を実施しました。

◆第４講の内容

• 第３講の課題の振り返り
• 運用マニュアル作成に向けて（素案への感想、追加項目・削除項目、意見交換）
• 可動式書庫について（現状の使用状況、意見交換、感想のシェア）
• 講義（まとめ）

講義の様子

可動式書庫の状況確認

可動式書庫には、各課のモノと書類が管理されていますが、雑然とし、自課の分も今回初めて見たという感想もありました。最適な保存方法、活用方法について、これから全所属で意見を出し合って考えていきます。

◆経過

令和5年度に始まった文書管理改善、次は「簿冊」から「個別フォルダ」への収納用品の入替えがスタートしました。
簿冊と比べた個別フォルダのメリットは

• 情報量の最適化による検索性の向上
• 細かな保存年限設定による圧迫する書庫のスペースセービング
• 同じ書類量でも簿冊と違い無駄な背幅を占有しないので大幅なスペースセービング
• 簿冊と比べて購入コスト削減、廃棄時の環境配慮　など　

大幅なスペースセービング効果

個別フォルダ化の過程で発生した廃棄量（前半5所属分）